Kako ohraniti strokovni ton v sporočilih na daljavo in videoklicih

1. Pri uporabi ločila klicaj bodite previdni

Klicaji se uporabljajo za izražanje močnega čustvenega odnosa do nečesa ali za označevanje nujnosti. Čeprav so lahko koristni za poudarjanje pozitivnih sporočil, mnogi ljudje v e-poštnih sporočilih uporabljajo veliko klicajev kot izraz navdušenja in da ne bi zveneli hladno.

Žal ima to lahko nasprotni učinek. Besedilo, ki vsebuje preveč klicajev, lahko deluje otročje, nestrokovno ali (v najslabšem primeru) pasivno agresivno, še zlasti kadar odgovarjamo na prošnjo ali na negativne povratne informacije. Zato klicaje izločite in se raje osredotočite na to, da bodo vaše povedi zvenele prijazno in strokovno, namesto da to skušate doseči z ločili.

2. Izogibajte se uporabi emojijev in emotikonov

Naslednje, kar morate za klicaji odstraniti iz besednjaka e-pošte, so emojiji. Emojiji se na različnih napravah ne prikazujejo enako, kar lahko pripelje do nesporazumov ali pa ustvari neželen ton. Na napravi prejemnika se lahko prikaže drugačen emoji od tistega, ki ste ga sami izbrali, in morda ne bo sporočal pomena, kot ste ga želeli posredovati. Namesto tega raje poskrbite za to, da bodo vaše povedi jasne in jedrnate.

3. Preverite priponke

Če ste v e-poštnem sporočilu zapisali „v priponki vam pošiljamo“, bi bilo morda dobro preveriti, ali ste dokument dejansko priložili. Na srečo vas nekatere najpogosteje uporabljane e-poštne storitve, kot sta Outlook in Gmail, pozovejo, da vključite priponko, če poskušati sporočilo poslati brez nje. Vendar raje sami preverite, ali ste priložili priponko, in tega ne prepuščajte računalniku. Če boste preverili, ali je dokument priložen in ustrezen, boste ohranili dovolj visoko raven strokovnosti v svoji komunikaciji na delovnem mestu.

4. Bodite lepo oblečeni

Kljub hibridnemu delu ali delu od doma bi morali v vseh videoklicih s sodelavci ali strankami še vedno delovati strokovno. To ne pomeni, da morate doma nositi obleko, izogibajte pa se na primer neprimernim majicam ali takšnim z izrazitim sporočilom. Verjetno pa vam ni treba nositi elegantnih čevljev.

5. Kakovost zvoka je pomembna

Dobra kakovost zvoka je ključna za strokovnost srečanj po videopovezavi. Sodelavci se bodo lahko sprijaznili s slabo kakovostjo slike ali celo, če boste sliko povsem izklopili. Za slab zvok pa ni opravičila, saj vam bo onemogočil, da bi učinkovito sodelovali.

Priprava je zato pomembna. Kadar imate takšna srečanja, delajte z lokacije, kjer je internetna povezava stabilna, ali pa za klic uporabite telefon. Če delate v hrupnem okolju, zagotovite, da vam bodo na delovnem mestu priskrbeli ustrezne slušalke, da zmanjšate akustično povratno zanko in odmev mikrofona. Jasen in razumljiv glas je najboljši način, da na katerem koli sestanku pokažete strokovnost.

6. Zameglite ozadje

Ljudje videoklice pogosto opravljajo z motečo knjižno polico v ozadju, v neurejeni sobi ali v pisarni, polni dogajanja. Zlahka lahko ustvarite bolj profesionalno podobo, tako da klic izvedete z zamegljenim ozadjem. S tem boste preusmerili pozornost na sebe in svoje sporočilo, namesto da bi se klicatelj spraševal, katere knjige imate na polici ali kdo se premika za vami.

V splošnem morate sami presoditi, kako boste ravnali. Mnoga od teh pravil lahko nekoliko prikrojite glede na osebo, s katero se pogovarjate. Čeprav se je najbolje vedno truditi biti strokoven, smo vsi samo ljudje, zato ne skrbite preveč, če ne gre vedno vse po načrtu.

Ali vas zanimajo še drugi nasveti, ki vam bodo pomagali k uspehu v karieri? Preberite naš članek o mehkih veščinah, ki bodo spodbudile vaš poklicni razvoj.

 

Sorodne povezave:

Te mehke veščine bodo pripomogle k vašemu poklicnemu razvoju

 

Več o tem:

Evropski dnevi zaposlovanja

Poišči Euresove svetovalce

Življenjske in delovne razmere v državah Euresa

Euresova zbirka podatkov o prostih delovnih mestih

Euresove storitve za delodajalce

Euresov koledar prireditev

Prihodnji spletni dogodki

EURES na Facebooku

EURES na Twitterju

EURES na LinkedInu