Come mantenere un tono professionale nei messaggi e nelle videochiamate da remoto

1. Utilizza i punti esclamativi con prudenza

I punti esclamativi sono usati per mostrare sensazioni forti verso qualcosa o per indicare un’urgenza. Anche se possono essere utili a sottolineare messaggi positivi, molte persone inseriscono nelle e-mail molti punti esclamativi per cercare di sembrare entusiaste ed evitare di apparire come fredde.

Purtroppo, questo approccio può comportare l’effetto opposto rispetto a quello auspicato. L’utilizzo di un numero eccessivo di punti esclamativi potrebbe sembrare infantile, poco professionale o (nel peggiore dei casi) passivo-aggressivo, soprattutto quando si risponde a una richiesta o a un feedback negativo. Pertanto, rimuovi i punti esclamativi e pensa invece a scrivere frasi che siano amichevoli e professionali, piuttosto che cercare di rimediare con la punteggiatura.

2. Evita emoji ed emoticon

Al pari dei punti esclamativi, le emoji sono le prossime da eliminare dal vocabolario delle tue e-mail. Le emoji non sono coerenti tra i vari dispositivi, il che può portare a una comunicazione errata o determinare un tono indesiderato. Il dispositivo del destinatario potrebbe visualizzare una emoji dall’aspetto diverso rispetto a quello da te selezionato, e quest’ultimo potrebbe non suggerire l’esatto significato che speravi di trasmettere. Pertanto, dovresti invece concentrarti sulla chiarezza e sulla concisione delle tue frasi.

3. Controlla gli allegati

Se hai scritto nella tua e-mail «Trasmetto in allegato» è bene verificare di aver effettivamente allegato il documento. Fortunatamente, alcuni importanti servizi di posta elettronica, come Outlook e Gmail, invitano gli utenti a inserire l’allegato se si cerca di inviare l’e-mail senza averne inserito uno. Tuttavia, non lasciare che sia il computer a controllare. Assicurarsi che il documento sia allegato e in ordine ti aiuterà a mantenere un livello di professionalità elevato nelle tue comunicazioni di lavoro.

4. Indossa qualcosa di semplice ma elegante

Nonostante il lavoro in modalità ibrida o da remoto, le videochiamate con i colleghi o i clienti dovrebbero comunque essere professionali. Questo non significa che dovrai indossare un completo a casa, ma dovresti evitare per esempio di indossare magliette inappropriate o dal significato esplicito. Tuttavia, probabilmente puoi evitare di mettere le scarpe.

5. La qualità audio è importante

Una buona qualità dell’audio è fondamentale per garantire la professionalità nelle video-riunioni. I colleghi riusciranno a sopportare un’immagine video scadente, o anche che il tuo video sia completamente spento. Tuttavia, un audio di cattiva qualità è imperdonabile, in quanto ti impedirà di partecipare in modo efficace.

La preparazione è pertanto importante. Assicurati di lavorare quel giorno da un luogo con una connessione internet stabile o usa un telefono per effettuare la chiamata. In alternativa, se lavori in un ambiente rumoroso, fai in modo che il tuo datore di lavoro ti fornisca una cuffia da usare per ridurre il feedback e l’eco del microfono. Avere una voce chiara e udibile è il modo migliore per dimostrare la tua professionalità in qualsiasi riunione.

6. Sfoca il tuo sfondo

Spesso le persone effettuano le videochiamate davanti a una libreria che distrae, a una stanza disordinata o a un ufficio affollato. Puoi facilmente presentare un’immagine più professionale partecipando alla videochiamata con lo sfondo sfocato. Questo riporterà l’attenzione della chiamata su di te e sul tuo messaggio, invece di lasciare che l’interlocutore si chieda quali libri hai sullo scaffale o chi si muove dietro di te.

In generale, sta a te usare un certo grado di discrezionalità. È possibile fare uno strappo a molte di queste regole considerando la persona con cui stai parlando. Anche se è meglio cercare di essere sempre professionali, siamo tutti umani, quindi non preoccuparti se le cose non vanno sempre secondo i piani!

Ti interessano altri consigli per aiutarti ad avere successo nella tua carriera? Consulta il nostro articolo sulle competenze trasversali che favoriranno il tuo sviluppo professionale.

 

Link correlati

Queste competenze trasversali favoriranno il tuo sviluppo professionale

 

Per saperne di più

Giornate europee del lavoro

Trova consulenti EURES

Vita e lavoro nei paesi EURES

Banca dati EURES delle offerte di impiego

Servizi EURES per i datori di lavoro

Calendario degli eventi EURES

Prossimi eventi online

EURES su Facebook

EURES su Twitter

EURES su LinkedIn