Ammattimaisen sävyn säilyttäminen etäviestinnässä ja videopuheluissa

1. Käytä huutomerkkejä harkiten

Huutomerkkejä käytetään osoittamaan voimakasta tunnetta tai kiireellisyyttä. Huutomerkit voivat kyllä joskus olla paikallaan korostamaan esimerkiksi viestin positiivisuutta. Usein niitä kuitenkin näkee viljeltävän turhan runsaasti, ilmeisesti tarkoituksena vaikuttaa innostuneelta ja välttää kuulostamasta tylyltä.

Valitettavasti tällä voi olla päinvastainen vaikutus. Liiallinen huutomerkkien käyttäminen voi vaikuttaa lapselliselta, epäammattimaiselta tai (pahimmillaan) passiivis-aggressiiviselta, varsinkin vastatessa pyyntöön tai kielteiseen palautteeseen. Huutomerkit kannattaakin jättää pois ja keskittyä kirjoittamaan viestit ystävälliseen ja ammattimaiseen sävyyn eikä yrittää korvata sitä välimerkeillä.

2. Vältä emojeja ja hymiöitä

Huutomerkkien tapaan emojit kannattaa karsia sähköpostisanastosta. Emojit näyttävät vähän erilaisilta eri laitteissa, mikä voi johtaa väärinymmärrykseen tai antaa viestille väärän sävyn. Valitsemasi emoji saattaa näyttää vastaanottajan laitteessa erilaiselta, eikä siitä välttämättä käy ilmi täsmälleen sama merkitys, jonka halusit välittää. Emojien käytön sijaan kannattaakin keskittyä muotoilemaan selkeitä ja ytimekkäitä viestejä.

3. Tarkista liitteet

Kannattaa tarkistaa, oletko todella liittänyt asiakirjan liitteeksi, jos mainitset sen sähköpostiviestissäsi. Onneksi suurimmissa sähköpostipalveluissa, kuten Outlookissa ja Gmailissa, pyydetään liittämään liitetiedosto, jos viestiä yritetään lähettää ilman siinä mainittua liitetiedostoa. Tätä ei kuitenkaan kannata jättää tietokoneen tarkastettavaksi. Voit säilyttää ammattimaisuuden viestinnässäsi työssä varmistamalla, että tarvittavat asiakirjat ovat liitteenä.

4. Pukeudu fiksusti

Kollegoiden tai asiakkaiden kanssa käytävien videopuheluiden on oltava ammattimaisia myös hybridityössä tai etätyössä. Tämä ei tarkoita sitä, että kotona on pukeuduttava pukuun. Vältä kuitenkin epäasiallisten tai liian rohkeiden yläosien käyttämistä. Mukavuutta voi hakea jättämällä kengät pois.

5. Äänen laatu on tärkeää

Ammattimaisissa videokokouksissa hyvä äänenlaatu on avainasemassa. Huonolaatuista videokuvaa pystyy ehkä katsomaan tai kameran voi kytkeä kokonaan pois päältä. Huono äänentoisto sitä vastoin on anteeksiantamatonta, sillä se estää sinua osallistumasta tehokkaasti.

Siksi videokokoukseen valmistautuminen on tärkeää. Varmista, että työskentelet paikassa, jossa on vakaa internetyhteys, tai ota yhteys puhelimen kautta. Jos työskentelet meluisassa ympäristössä, pyydä työpaikaltasi kuulokkeita mikrofonin akustisen kierron ja kaiun vähentämiseksi. Puhumalla kokouksissa selkeästi ja kuuluvasti osoitat ammattimaisuutesi.

6. Häivytä tausta

Usein videopuheluissa näkee häiritsevästi ihmisten kirjahyllyjä, sotkuisia huoneita tai kiireisiä toimistoja. Voit helposti antaa ammattimaisemman kuvan sumentamalla videokokousten taustan. Näin muut osallistujat voivat keskittyä sinuun ja viestiisi ilman, että he jäävät pohtimaan, mitä kirjoja sinulla on hyllyssäsi tai kuka liikkuu takanasi.

Viime kädessä päätät tietenkin itse, mitä näistä vinkeistä käytät ja miten mukautat niitä keskustelukumppanin mukaan. Ammattimaisuuteen kannattaa aina pyrkiä. Olemme kuitenkin kaikki ihmisiä, joten älä huoli, jos asiat eivät aina mene suunnitelmien mukaan!

Haluatko lisää vinkkejä, joiden avulla voit menestyä urallasi? Tutustu artikkeliimme pehmeistä taidoista, joilla edistät ammatillista kehittymistäsi.

 

Aiheeseen liittyviä linkkejä:

Näillä pehmeillä taidoilla edistät ammatillista kehittymistäsi

 

Lisätietoja:

Euroopan työpaikkapäivät

Etsi EURES-neuvojaa

Eläminen ja työskentely EURES-maissa

EURESin työpaikkatietokanta

EURES-palvelut työnantajille

EURESin tapahtumakalenteri

Tulevat online-tapahtumat

EURES Facebookissa

EURES Twitterissä

EURES LinkedInissä