Kuidas säilitada ametlikkus kaugsõnumites ja videokõnedes

Mõtle, enne kui kasutad hüüumärki

Hüüumärgiga väljendatakse tugevat tunnet millegi vastu või millegi pakilisust. Kuigi hüüumärkidel on oma koht positiivsete sõnumite rõhutamisel, kasutavad paljud neid rohkesti e-kirjades, et mulje jääks entusiastlik ja mitte jahe.

Kahjuks võib see mõjuda oodatule vastupidi. Hüüumärkidega liialdamine võib näida lapselik, ebaprofessionaalne või (halvemal juhul) passiivselt agressiivne, eriti vastates taotlusele või negatiivsele tagasisidele. Seega väldi hüüumärke ja selle asemel keskendu teksti sõnastamisele nii, et see oleks sõbralik ja ametlik ka ilma liigsete kirjavahemärkideta.

Väldi emodzisid ja emotikone

Nagu hüüumärgid, on ka emotikonid järgmised, mille pead oma e-posti sõnavarast eemaldama. Emodzid ei ole seadmete vahel järjepidevad, mis võib tekitada arusaamatusi või jätta vale mulje. E-kirja saaja seade võib kuvada muu emodzi kui selle, mille valisid, ja see võib muuta tähendust. Seega pigem keskendu sellele, et laused oleksid selged ja lühidad.

Kontrolli manuseid

Kui viitad e-kirjas lisatud manusele, kontrolli, kas dokument on kirjale ka tegelikult lisatud. Õnneks küsib mõni suur e-posti teenus, näiteks Outlook ja Gmail, kas manus lisada, kui proovid saata e-kirja ilma manuseta. Ära siiski jäta kontrollimist arvuti ülesandeks. Kontrollimine, et dokument on lisatud ja õige, aitab säilitada töösuhtluses ametlikkust.

Kanna viisakaid rõivaid

Isegi hübriidtööl või kodunt töötades peaksid kõik videokõned töökaaslaste või klientidega olema endiselt ametlikud. See ei tähenda, et pead kodus kandma ülikonda, kuid näiteks ära kanna ebaviisaka või liigse sõnumiga T-särki. Pidulikke kingi ei ole siiski ilmselt vaja.

Helikvaliteet on tähtis

Hea helikvaliteet on videokohtumiste ametlikkuse võti. Töökaaslased suudavad leppida halva videopildiga või isegi sellega, kui lülitad oma video täielikult välja. Halb helikvaliteet on siiski andestamatu, sest see takistab sul tõhusalt osaleda.

Ettevalmistus on seega oluline. Tööta sel päeval kohas, kus on hea internetiühendus, või helista telefoniga. Kui töötad lärmakas keskkonnas, küsi töölt peakomplekti, mis vähendab mikrofoni tagasisidet ja kaja. Selge ja kuuldav hääl on parim viis näidata oma ametlikkust igal koosolekul.

Hägusta taust

Sageli võib videokõnedes näha taustal häirivat raamaturiiulit, segamini tuba või sagivat kontorit. Ametlikuma mulje saab jätta lihtsalt: hägusta videopildi taust. See keskendab tähelepanu teile ja videokõne sõnumile, mitte ei pane teisi mõtlema, mis raamatud on riiulil või kes liigub taustal.

Saad teha täpselt nii, nagu soovid. Neid reegleid saab veidi kohandada sõltuvalt sellest, kellega räägid. Kuigi on parim alati püüda olla ametlik, oleme kõik inimesed, nii et ära muretse, kui midagi läheb mõnikord viltu!

Kas oled huvitatud teistest nõuannetest, mis aitavad sul saavutada oma karjääris edu? Tutvu meie artikliga „Pehmed oskused toetavad kutsearengut“.

 

Seotud lingid

Pehmed oskused toetavad kutsearengut

 

Lisateave

Euroopa tööhõivepäevad

EURESe nõustajad

Elamine ja töötamine EURESe riikides

EURESe töökohtade andmebaas

EURESe teenused tööandjatele

EURESe ürituste kalender

Eelseisvad veebiüritused

EURES Facebookis

EURES Twitteris

EURES LinkedInis