Cómo mantener un tono profesional en las videollamadas y mensajes a distancia

1. Utilice con moderación los signos de exclamación

Los signos de exclamación se utilizan para mostrar un sentimiento fuerte hacia algo, o para remarcar la urgencia. Aunque pueden ser útiles para enfatizar mensajes positivos, muchas personas colocan numerosos signos de exclamación en sus mensajes electrónicos para mostrar entusiasmo y que no suenen fríos.

Sin embargo, el efecto producido puede ser contrario al previsto. Escribir con excesivos signos de exclamación puede resultar infantil, poco profesional o (en el peor de los casos) pasivo-agresivo, sobre todo cuando se responde a una petición o a un comentario negativo. Por lo tanto, reduzca los signos de exclamación y, en su lugar, concéntrese en lograr que las frases resulten amables y profesionales, en lugar de tratar de compensarlas con signos de puntuación.

2. Evite emojis y emoticonos

Al igual que ocurre con los signos de exclamación, los emojis son lo siguiente que debe eliminar del vocabulario de su correo electrónico. Los emojis no se corresponden en todos los dispositivos, lo que puede dar lugar a errores de comunicación o a un tono no deseado. Es posible que el dispositivo del destinatario muestre un emoji diferente al que ha elegido y que no sugiera el significado exacto que esperaba transmitir. Por lo tanto, céntrese mejor en redactar frases claras y concisas.

3. Compruebe si ha adjuntado archivos

Si ha escrito «envío adjunto» en su correo electrónico, compruebe si realmente ha adjuntado el documento. Afortunadamente, algunos de los principales gestores de correo electrónico, como Outlook y Gmail, le preguntan si desea enviar un archivo cuando intenta enviar su mensaje sin haberlo adjuntado. Sin embargo, no confíe la comprobación al ordenador. Asegurarse de que ha adjuntado el documento y de que este es correcto contribuirá a mantener un alto nivel de profesionalidad en sus comunicaciones de trabajo.

4. Vístase con corrección

Aunque teletrabaje, cualquier videoconferencia que mantenga con compañeros o clientes debe seguir siendo profesional. Esto no significa que tenga que ponerse un traje para trabajar desde casa, pero debe evitar llevar camisetas inapropiadas o explícitas, por ejemplo. A pesar de ello, probablemente pueda olvidarse del calzado de vestir.

5. La calidad del audio es importante

Una buena calidad de audio es esencial para mantener la profesionalidad en las reuniones por videoconferencia. Los compañeros podrán soportar que la imagen de vídeo sea mala, o incluso que desconecte la cámara. Sin embargo, un mal audio no se puede tolerar, ya que le impedirá participar de forma eficaz.

Por todo ello, es importante prepararse. Trabaje desde algún lugar con una conexión estable a Internet, o utilice un teléfono para hacer la llamada. Como alternativa, si trabaja en un entorno con ruido, asegúrese de que se le proporcione un auricular para reducir la retroalimentación y el eco del micrófono. Tener una voz clara y audible es la mejor manera de demostrar su profesionalidad en cualquier reunión.

6. Difumine el fondo

A menudo se realizan videollamadas delante de una estantería, una habitación desordenada o una oficina ajetreada, que distraen la atención. Puede presentar fácilmente una imagen más profesional realizando la llamada con un fondo difuminado. De este modo logrará que la llamada se centre en usted y en el mensaje, y evitará que la persona con la que se reúne virtualmente se distraiga con los libros tiene en la estantería o con las personas que se estén moviendo por detrás.

En general, usted decide el grado de discreción conveniente. Muchas de estas reglas pueden flexibilizarse ligeramente en función de la persona con la que se esté hablando. Aunque lo mejor es intentar resultar siempre profesional, todos somos humanos, así que no se preocupe si las cosas no salen según lo previsto.

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