Comment garder un ton professionnel dans les messages à distance et lors des appels vidéo?

1. Utilisez les points d’exclamation avec prudence

Les points d’exclamation sont utilisés pour montrer une émotion intense, ou pour signaler une urgence. Bien que ces signes soient utiles pour mettre l’accent sur des messages positifs, il est courant que les gens ponctuent leurs courriels d’une multitude de points d’exclamation pour paraître enthousiastes et éviter un ton trop distant.

Malheureusement, cela peut avoir l’effet inverse. Employer trop de points d’exclamation en écrivant peut sembler enfantin, non professionnel ou, pire, donner l’impression d'un comportement «passif-agressif», en particulier lorsque vous répondez à une demande ou à un retour d’information négatif. Par conséquent, laissez de côté les points d’exclamation et efforcez-vous de rédiger vos phrases dans un style courtois et professionnel, au lieu de vouloir compenser par la ponctuation.

2. Éviter les émojis et les émoticônes

Après les points d’exclamation, les émojis sont les autres signes à bannir de votre «vocabulaire» dans les courriers électroniques. Les émojis ne sont pas toujours les mêmes selon les appareils, ce qui peut entraîner une mauvaise communication ou donner une tonalité non désirée. L’appareil de votre destinataire peut afficher un émoji dont l’apparence est différente de celui que vous avez sélectionné et qui peut ne pas véhiculer exactement le message que vous espériez faire passer. Vous devriez donc plutôt vous concentrer sur la clarté et la concision de vos phrases.

3. Vérifiez vos pièces jointes

Si vous avez écrit «veuillez trouver ci-joint» dans votre courriel, il peut être utile de vérifier que vous avez effectivement joint le document. Heureusement, les principaux services de messagerie, comme Outlook et Gmail, vous invitent à inclure une pièce jointe si vous essayez d’envoyer un message sans pièce jointe. Cependant, ne laissez pas à l’ordinateur le soin de vérifier. S’assurer que le document est correct et qu’il est bien joint au message permettra de maintenir un niveau élevé de professionnalisme dans vos communications de travail.

4. Portez une tenue élégante

Malgré le travail hybride ou le télétravail, les appels vidéo avec des collègues ou des clients doivent rester professionnels. Cela ne signifie pas que vous devez porter un costume chez vous, mais vous devrez par exemple éviter les t-shirts inappropriés ou explicites. Cependant, vous pourrez probablement faire l’impasse sur vos chaussures de ville.

5. La qualité du son est importante

Une bonne qualité audio est un élément clé du professionnalisme lors des vidéoconférences. Les collègues pourront tolérer une mauvaise qualité d’image, voire la désactivation totale de votre vidéo. Cependant, une mauvaise qualité audio est inexcusable, car elle vous empêchera de participer efficacement.

La préparation est donc importante. Travaillez ce jour-là depuis un endroit qui dispose d’une connexion internet stable, ou utilisez un téléphone pour passer l’appel. Par ailleurs, si vous travaillez dans un environnement bruyant, demandez à votre employeur de vous fournir un casque afin de réduire les effets de rétroaction et d’écho du microphone. Parler d’une voix claire et audible est le meilleur moyen de montrer votre professionnalisme lors de n’importe quelle réunion.

6. Flouter l’arrière-plan

Souvent, les gens passent des appels vidéo devant une bibliothèque, une pièce en désordre ou un bureau affairé, qui détourneront l’attention. Vous pouvez facilement présenter une image plus professionnelle en passant votre appel avec un fond flouté. Cela permettra de recentrer l’appel sur vous et sur votre message, plutôt que d’amener l’interlocuteur à se demander quels livres vous avez sur votre étagère ou qui se déplace derrière vous.

De manière générale, il vous appartient de faire preuve de discernement. Nombre de ces règles peuvent être légèrement modifiées en fonction de la personne à qui l’on s’adresse. Bien qu’il soit préférable de toujours s’efforcer d’être professionnel, nous sommes tous humains, alors ne vous inquiétez pas si tout ne se passe pas toujours comme prévu!

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