Hoe kunt u een professionele toon aanhouden in berichten op afstand en videogesprekken?

1. Gebruik uitroeptekens met mate

Uitroeptekens worden gebruikt om sterke emoties over iets uit te drukken of om urgentie aan te geven. Hoewel uitroeptekens nuttig kunnen zijn om positieve boodschappen te benadrukken, maken veel mensen veelvuldig gebruik van uitroeptekens om te proberen enthousiast en niet kil over te komen.

Helaas kan dit het tegenovergestelde effect hebben. Een bericht met te veel uitroeptekens kan kinderlijk, onprofessioneel of (in het ergste geval) passief agressief overkomen, vooral als u reageert op een verzoek of negatieve feedback. Schrap daarom uitroeptekens en concentreer u in plaats daarvan op het schrijven van vriendelijke en professionele zinnen in plaats van interpunctie als stoplap te gebruiken.

2. Vermijd emoji’s en emoticons

Schrap naast uitroeptekens ook emoji’s uit uw e-mailvocabulaire. Emoji’s zien er niet op alle apparaten hetzelfde uit, wat kan leiden tot miscommunicatie of een onbedoelde toon kan zetten. De emoji die u hebt geselecteerd kan er op het apparaat van de ontvanger anders uitzien dan bij u, waardoor hij misschien niet precies de betekenis weergeeft die u wilde overbrengen. Het is daarom belangrijk om in plaats daarvan uw zinnen duidelijk en beknopt te maken.

3. Controleer uw bijlagen

Als u in uw e-mail hebt geschreven ‘zie bijlage’, controleer dan of u het document ook echt hebt bijgevoegd. Gelukkig vragen sommige veelgebruikte e-maildiensten zoals Outlook en Gmail u om een bijlage toe te voegen als u probeert te verzenden zonder bijlage. Laat deze controle echter niet aan de computer over. Als u ervoor zorgt dat het document is bijgevoegd en in orde is, zal dit bijdragen aan een hoog niveau van professionaliteit in uw werkcommunicatie.

4. Draag nette kleding

Ook bij hybride of thuiswerken moeten videogesprekken met collega’s of klanten nog steeds professioneel zijn. Dit betekent niet dat u thuis een pak moet dragen, maar zorg er wel voor dat u geen ongepaste of expliciete t-shirts draagt. Al kunt u die nette schoenen gerust weglaten.

5. Audiokwaliteit is belangrijk

Goede audiokwaliteit is essentieel voor professionaliteit in videovergaderingen. Collega’s kunnen vast wel leven met een slechte beeldkwaliteit of zelfs een uitgeschakelde camera. Maar slecht geluid is uit den boze, omdat u dan niet effectief kunt meevergaderen.

Voorbereiding is daarom belangrijk. Werk op de vergaderdag op een plek met een stabiele internetverbinding of gebruik een telefoon om in te bellen. Als u in een lawaaiige omgeving werkt, zorg er dan voor dat u van uw werk een headset krijgt om feedback en echo van de microfoon te beperken. Duidelijk en hoorbaar spreken is de beste manier om tijdens een vergadering blijk te geven van uw professionaliteit.

6. Vervaag uw achtergrond

Vaak zitten mensen bij videogesprekken voor een afleidende boekenplank of in een rommelige kamer of druk kantoor. U kunt eenvoudig een professioneler beeld neerzetten door uw gesprek te voeren met een onscherpe achtergrond. Zo wordt het gesprek weer op u en uw boodschap gericht in plaats van dat de beller zich afvraagt welke boeken u op de plank hebt of wie achter u rondloopt.

Ga af op uw eigen oordeel. Vaak is het wel mogelijk om enigszins van deze regels af te wijken, afhankelijk van de persoon met wie u praat. Hoewel het het beste is om altijd te proberen professioneel te zijn, zijn we allemaal mensen, dus maakt u zich geen zorgen als dingen niet altijd volgens plan gaan.

Geïnteresseerd in andere tips voor een succesvolle carrière? Zie ook ons artikel over de zachte vaardigheden die uw professionele ontwikkeling een boost zullen geven.

 

Links:

Deze zachte vaardigheden zullen uw professionele ontwikkeling een boost geven

 

Meer informatie:

Europese banendagen

Zoek een EURES-adviseur

Leven en werken in EURES-landen

EURES-vacaturebank

EURES-diensten voor werkgevers

EURES-evenementenkalender

Komende online-evenementen

EURES op Facebook

EURES op Twitter

EURES op LinkedIn