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EURES (EURopean Employment Services)
Presseartikel16. August 2023Europäische Arbeitsbehörde, Generaldirektion Beschäftigung, Soziales und Integration

Wie man in Remote-Nachrichten und bei Videotelefonaten einen professionellen Ton pflegt

Am Arbeitsplatz wird Professionalität erwartet. Es kann sich allerdings als schwierig erweisen, in E-Mails oder bei Videokonferenzen durchgängig einen angemessenen Umgangston zu pflegen. Wenn Sie Ihre geschäftliche Kommunikation professioneller gestalten wollen, sollten Sie diese sechs Regeln beachten.

How to maintain a professional tone in remote messages and video calls

1. Setzen Sie Ausrufezeichen mit Bedacht ein

Ausrufezeichen werden verwendet, um zum Ausdruck zu bringen, dass man für etwas Bestimmtes starke Gefühle hat, oder um auf die Dringlichkeit einer Angelegenheit zu verweisen. Sie sind sicherlich nützlich, um positive Botschaften hervorzuheben, doch viele Menschen versehen ihre E-Mails mit reichlich Ausrufezeichen, weil sie den Eindruck vermitteln wollen, begeistert zu sein, und nicht kalt klingen möchten.

Leider können sie jedoch genau das Gegenteil bewirken. Wer seine schriftliche Kommunikation mit allzu vielen Ausrufezeichen versieht, wirkt möglicherweise kindisch, unprofessionell oder (im schlimmsten Fall) passiv-aggressiv, insbesondere bei der Beantwortung einer Anfrage oder einem negativen Feedback. Streichen Sie daher Ihre Ausrufezeichen und achten Sie vielmehr darauf, Ihre Sätze in einem freundlichen und professionellen Stil abzufassen.

2. Vermeiden Sie Emojis und Emoticons

Ebenso wie Ausrufezeichen sollten Sie auch Emojis aus Ihrem E-Mail-Vokabular streichen. Emojis werden auf verschiedenen Geräten nicht einheitlich dargestellt, was zu Missverständnissen oder zu einem nicht beabsichtigten Unterton führen könnte. Das Gerät Ihres Empfängers zeigt möglicherweise ein Emoji an, das anders aussieht als das, das Sie ausgewählt haben, und vielleicht vermittelt das Emoji nicht die von Ihnen gewünschte Bedeutung. Daher sollten Sie Ihr Augenmerk vielmehr auf eine klare und prägnante Formulierung Ihrer Sätze legen.

3. Überprüfen Sie Ihre Anhänge

Wenn Sie in Ihrer E-Mail „Im Anhang finden Sie“ geschrieben haben, sollten Sie besser überprüfen, ob Sie das Dokument tatsächlich angehängt haben. Glücklicherweise fordern einige große E-Mail-Dienste wie Outlook und Gmail Sie auf, einen Anhang beizufügen, wenn Sie versuchen, die E-Mail ohne Anhang zu senden. Überlassen Sie die Überprüfung jedoch nicht dem Computer. Wenn Sie sicherstellen, dass das Dokument angehängt und in Ordnung ist, können Sie ein hohes Maß an Professionalität in Ihrer geschäftlichen Kommunikation an den Tag legen.

4. Kleiden Sie sich angemessen

Auch wenn Sie hybrid oder von zu Hause aus arbeiten, sollten Videogespräche mit Kollegen oder Kunden dennoch professionell geführt werden. Das bedeutet nicht, dass Sie zu Hause einen Anzug tragen müssen, aber Sie sollten es beispielsweise vermeiden, unangemessene T-Shirts oder solche mit explizitem Logo zu tragen. Ihre eleganten Schuhe können Sie jedoch vermutlich getrost im Schrank lassen.

5. Audioqualität ist wichtig

Eine gute Audioqualität ist für Professionalität bei Videokonferenzen von entscheidender Bedeutung. Die Kollegen können ein schlechtes Videobild in Kauf nehmen oder sogar, wenn sie Ihre Kamera ganz abschalten müssen. Eine schlechte Tonqualität jedoch ist unentschuldbar, denn sie hindert Sie daran, erfolgreich an der Konferenz teilzunehmen.

Eine gute Vorbereitung ist daher wichtig. Arbeiten Sie an besagtem Tag von einem Ort mit einer stabilen Internetverbindung aus, oder tätigen Sie den Anruf mit einem Telefon. Wenn Sie in einer lauten Umgebung arbeiten, sorgen Sie dafür, dass Ihnen an Ihrem Arbeitsplatz ein Headset zur Verfügung gestellt wird, um durch das Mikrofon verursachte Rückkopplungen und Hall zu reduzieren. Eine klare, gut hörbare Stimme ist die beste Möglichkeit, Ihre Professionalität bei jeder Konferenz unter Beweis zu stellen.

6. Machen Sie den Hintergrund unscharf

Oft nehmen Menschen Videoanrufe vor einem Bücherregal, das ablenkt, in einem nicht aufgeräumten Zimmer oder einem geschäftigen Büro entgegen. Sie können mit einfachen Mitteln ein professionelleres Bild vermitteln, indem Sie Ihren Anruf vor einem verschwommenen Hintergrund tätigen. Damit rücken Sie sich und Ihre Botschaft erneut in den Mittelpunkt des Gesprächs, und der Anrufer muss sich nicht fragen, welche Bücher Sie in Ihrem Regal stehen haben oder wer gerade hinter Ihnen durchs Bild läuft.

Alles in allem liegt es also an Ihnen, die Situation selbst einzuschätzen und nach eigenem Ermessen zu handeln. Viele dieser Regeln können ein wenig großzügiger ausgelegt werden, wenn Sie sich auf Ihren Gesprächspartner einlassen. Auch wenn es immer am besten ist, möglichst professionell aufzutreten, sind wir doch alle nur Menschen. Machen Sie sich also keine Sorgen, wenn die Dinge nicht immer nach Plan laufen!

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