Hvernig á að viðhalda faglegum tón í fjarskilaboðum og myndsímtölum

1. Gæta skal varúðar við notkun upphrópunarmerki

Upphrópunarmerki eru notuð til að sýna sterka tilfinningu fyrir einhverju eða til að merkja að það sé brýnt. Þrátt fyrir að þau geti verið gagnleg til að leggja áherslu á jákvæð skilaboð, er margir sem fylla tölvupósta með upphrópunarmerkjum til að reyna að virðast áhugasamir.

Því miður getur þetta haft þveröfug áhrif en ætlað er. Að skrifa með óhóflegum upphrópunarmerkjum kann að virðast barnalegt, ófagmannlegt eða (í versta falli) óvirkt árásargjarnt, sérstaklega þegar svarað er beiðni eða neikvæðum viðbrögðum. Taktu því upphrópunarmerki út og einbeittu þér frekar að því að skrifa setningarnar þínar til að vera vingjarnlegar og faglegar frekar en að reyna að bæta upp það með greinarmerkjum.

2. Forðastu myndtákn og broskarla

Eftir upphrópunarmerkin skaltu næst fjarlægja myndtákn úr orðaforða tölvupósts þíns. Myndtákn koma ekki alltaf eins út milli tækja, sem getur leitt til misskipta eða gefið tón sem ekki var ætlaður. Tækið viðtakandans gæti birt myndtáknið með öðruvísi útliti en það sem þú hefur valið, og það gefur kannski ekki til kynna nákvæmlega merkingu sem þú varst að vonast til að senda. Þú ættir í staðinn að einbeita þér að því að gera setningar þínar skýrar og hnitmiðaðar.

3. Athugaðu viðhengin þín

Ef þú hefur skrifað „vinsamlegast skoðaðu viðhengi“ í tölvupóstinum þínum ættirðu að athuga hvort þú hafir raunverulega hengt skjalið við. Sem betur fer hvetja sumar helstu tölvupóstþjónustur eins og Outlook og Gmail þig til að láta viðhengi fylgja með ef þú reynir að senda án þess. Hins vegar skaltu ekki láta tölvuna sjá um að athuga það. Að tryggja að skjalið sé meðfylgjandi og í lagi mun hjálpa þér að viðhalda mikilli fagmennsku í vinnusamskiptum þínum.

4. Klæddu þig fagmanlega

Þrátt fyrir blendingsvinnu eða heimavinnu ættu öll myndsímtöl við samstarfsmenn eða viðskiptavini samt að vera fagleg. Þetta þýðir ekki að þú þurfir að vera í jakkafötum heima, en þú ættir til dæmis að forðast að klæðast óviðeigandi fatnaði eða opnum stuttermabolum. Hins vegar getur þú sennilega sleppt því að klæðast spariskóm.

5. Hljóðgæði skipta máli

Góð hljóðgæði eru lykillinn að fagmennsku á myndbandsfundum. Samstarfsmenn munu geta sætt sig við slæm myndgæði, og þú getur meira að segja slökkt á myndinni. Hins vegar er slæmt hljóð óafsakanlegt, þar sem það kemur í veg fyrir að þú takir þátt á áhrifaríkan hátt.

Undirbúningur er því mikilvægur. Komdu þér fyrir á stað með stöðuga nettengingu þann daginn, eða notaðu síma til að hringja. Ef þú vinnur í háværu umhverfi, skaltu sjá til þess að að vinnan þín útvegi þér heyrnartól til að nota til að draga úr endurgjöf hljóðnema og bergmáli. Að hafa skýra, skiljanlega rödd er besta leiðin til að sýna fagmennsku þína á hverjum fundi.

6. Þokaðu bakgrunninn þinn

Oft tekur fólk myndsímtöl fyrir framan truflandi bókahillu, sóðalegt herbergi eða annasama skrifstofu. Þú getur auðveldlega sett fram fagmannlegri mynd með því að svara símtalinu þínu með óskýrum bakgrunni. Þetta mun beina símtalinu aftur að þér og skilaboðunum þínum, frekar en að láta þann sem hringir að velta því fyrir sér hvaða bækur þú ert með á hillunni þinni eða hver er að hreyfa sig bak við þig.

Á heildina litið er það undir þér komið að stjórna þessu. Margar af þessum reglum er hægt að beygja örlítið eftir því hvaða manneskju þú ert að tala við. Þó að það sé best að reyna alltaf að vera fagmannlegur, þá erum við öll mannleg, svo ekki hafa áhyggjur ef hlutirnir fara ekki alltaf samkvæmt áætlun!

Hefur þú áhuga á öðrum ábendingum til að hjálpa þér að ná árangri í starfi þínu? Skoðaðu greinina okkar um mjúka færni sem mun auka faglega þróun þína.

 

Tengdir hlekkir:

Þessi mjúka færni mun efla faglega þróun þína

 

Nánari upplýsingar:

Evrópskir atvinnudagar

Finna Eures ráðgjafa

Atvinnu- og búsetuskilyrði í Eures-löndum

Vinnugagnagrunnur EURES

Þjónusta EURES fyrir vinnuveitendur

Viðburðadagatal EURES

Næstu viðburðir á Netinu

EURES á Facebook

EURES á Twitter

Eures á LinkedIn