Ako zachovať profesionálny tón v správach na diaľku a videohovoroch

1. Výkričníky používajte s mierou

Výkričníky sa používajú na vyjadrenie silného pocitu voči niečomu alebo na označenie naliehavosti. Hoci môžu byť užitočné pri kladení dôrazu na pozitívne posolstvá, mnohí ľudia zaplnia e-maily mnohými výkričníkmi v snahe vyjadriť zanietenie a nevyzerať odmerane.

To, žiaľ, môže mať opačný účinok ako ten zamýšľaný. Používanie nadmerného množstva výkričníkov pri písaní môže vyznieť detinsky, neprofesionálne alebo (v najhoršom prípade) pasívne agresívne, najmä pri odpovedi na žiadosť alebo negatívnu spätnú väzbu. Výkričníky preto vynechajte a radšej sa sústreďte na napísanie viet v priateľskom a profesionálnom duchu, než aby ste sa to snažili dohnať interpunkciou.

2. Vyhýbajte sa emoji a emotikonom

Podobne ako výkričníky, aj emoji by ste mali odstrániť zo svojho e-mailového slovníka. Emoji nie sú konzistentné medzi zariadeniami, čo môže viesť k nesprávnej komunikácii alebo použitiu neúmyselného tónu. Zariadenie príjemcu môže zobraziť inak vyzerajúci emotikon ako ten, ktorý ste pôvodne vybrali, a nemusí to naznačovať presný význam, ktorý ste chceli vyjadriť. Preto by ste sa namiesto toho mali sústrediť na písanie jasných a stručných viet.

3. Skontrolujte prílohy

Ak ste v e-maile napísali „uvedené v prílohe“, možno by ste mali skontrolovať, či ste dokument skutočne priložili. Našťastie niektoré hlavné e-mailové služby, napríklad Outlook a Gmail, vás vyzvú, aby ste pripojili prílohu, ak sa pokúsite odoslať e-mail bez nej. Kontrolu však nenechávajte na počítač. Zabezpečenie toho, aby boli dokumenty v poriadku a správne priložené, vám pomôže zachovať vysokú úroveň profesionality v pracovnej komunikácii.

4. Oblečte si niečo elegantné

Napriek hybridnej práci alebo práci z domu by všetky videohovory s kolegami alebo klientmi mali byť aj naďalej profesionálne. Neznamená to, že by ste mali doma nosiť oblek, ale mali by ste sa napríklad vyhýbať noseniu tričiek s nevhodnými alebo otvorene hanlivými obrázkami či nápismi. Pravdepodobne však nemusíte riešiť primeranú obuv.

5. Otázky týkajúce sa kvality zvuku

Dobrá zvuková kvalita má zásadný význam pre vytvorenie dojmu profesionality na videokonferenciách. Kolegovia sa dokážu zmieriť so zlým obrazom videa, alebo aj keď video úplne vypnete. Zlý zvukový záznam je však neospravedlniteľný, pretože vám bráni v účinnej účasti.

Príprava je preto dôležitá. Pracujte odniekiaľ, kde je v ten deň stabilné internetové pripojenie, alebo uskutočnite hovor prostredníctvom telefónu. Ak pracujete v hlučnom prostredí, dohodnite sa, že vám v práci poskytnú slúchadlá, aby ste znížili spätnú väzbu a ozvenu mikrofónu. Jasný a počuteľný hlas je najlepším spôsobom preukázania profesionality na akejkoľvek schôdzi.

6. Rozmazanie pozadia

Ľudia často prijímajú videohovory pred rušivou policou s knihami, obklopení neporiadkom alebo v rušnej kancelárii. Profesionálnejší dojem ľahko vytvoríte, ak pri prijatí hovoru budete mať rozmazané pozadie. Stredobodom hovoru budete vy a vaše posolstvo, namiesto toho, aby volajúci rozmýšľal, aké knihy máte na poličke alebo kto sa pohybuje za vami.

Celkovo je na vás, aby ste konali podľa vlastného uváženia. Mnohé z týchto pravidiel sa dajú mierne ohýbať v závislosti od osoby, s ktorou hovoríte. Hoci je najlepšie snažiť sa byť vždy profesionálny, všetci sme len ľudia, takže žiaden strach, ak veci nepôjdu vždy podľa plánu!

Zaujímajú vás ďalšie tipy, ktoré vám pomôžu dosiahnuť úspech v kariére? Pozrite si náš článok o mäkkých zručnostiach, ktoré podporia váš profesionálny rozvoj.

 

Súvisiace odkazy:

Tieto mäkké zručnosti podporia váš profesionálny rozvoj

 

Ďalšie informácie:

Európske dni pracovných príležitostí

Vyhľadať poradcov siete EURES

Pracovné a životné podmienky v krajinách siete EURES

Databáza pracovných miest siete EURES

Služby portálu EURES pre zamestnávateľov

Kalendár podujatí siete EURES

Nadchádzajúce online podujatia

EURES na Facebooku

EURES na Twitteri

EURES na LinkedIn