Slik holder du en profesjonell tone i meldinger og videosamtaler

1. Bruk utropstegn med omhu

Utropstegn brukes for å uttrykke en sterk mening om noe, eller for å understreke at noe haster. Selv om de kan være nyttige til å understreke positive meldinger, bruker mange utropstegn i e-poster for å vise entusiasme og unngå å virke kalde.

Dette kan dessverre ha motsatt effekt. Bruk av utropstegn kan virke barnslig, uprofesjonelt eller (i verste fall) passivt-aggressivt, spesielt som svar på en forespørsel eller ved negative tilbakemeldinger. Derfor bør du kutte ut utropstegn og fokusere på å skrive setningene dine på en vennlig og profesjonell måte, i stedet for å prøve å kompensere med tegnsetting.

2. Unngå emojier og emotikoner

Emojier bør fjernes fra e-postvokabularet sammen med utropstegn. Emojier er ikke enhetlige på tvers av enheter, noe som kan føre til misforståelser eller en utilsiktet tone. Mottakerens enhet kan vise en annen emoji enn den du har valgt, og det kan hende at den ikke formidler meningen du ønsket å formidle. Derfor bør du heller fokusere på å gjøre setningene dine tydelige og korte.

3. Sjekk vedleggene dine

Hvis du har skrevet “se vedlegget” i e-posten, bør du også sjekke at du faktisk har lagt ved dokumentet. Heldigvis vil flere populære e-posttjenester som Outlook og Gmail varsle deg om å inkludere et vedlegg hvis du prøver å sende en e-post uten dette. Men det er best å ikke gi datamaskinen ansvaret med å sjekke dette. Når du sørger for at dokumentet er vedlagt og i orden, bidrar dette til å sikre høy profesjonalitet i jobbkommunikasjonen din.

4. Kle deg smart

Hybrid- og hjemmekontor er utbredt, men videosamtaler med kolleger eller klienter bør likevel være profesjonelle. Dette betyr ikke at du må bruke dress i hemmet, men du bør for eksempel unngå å bruke upassende tøy eller t-skjorter med upassende budskap. Du kan imidlertid sannsynligvis droppe dresskoene.

5. Lydkvaliteten er viktig

God lydkvalitet er viktig for profesjonelle videomøter. Kolleger kan tolerere dårlig bildekvalitet eller til og med at du slår bildet helt av. Men dårlig lyd kan ikke unnskyldes, siden dette forhindrer din effektive deltakelse.

Derfor er det viktig å forberede seg. Jobb fra et sted med en stabil Internett-tilkobling, eller bruk en telefon under anropet. Hvis du jobber i et støyende miljø, kan du be jobben om et hodesett som du kan bruke til å redusere mikrofonstøy og ekko. Profesjonalitet kan best formidles med en klar og hørbar stemme.

6. Gjør bakgrunnen uskarp

Folk deltar ofte i videosamtaler med en distraherende bokhylle, et uryddig rom eller et travelt kontor i bakgrunnen. Du kan enkelt sørge for et mer profesjonelt inntrykk ved å ta imot anrop med en uskarp bakgrunn. På denne måten fokuserer du samtalen rundt deg og budskapet ditt, i stedet for at de andre deltakerne lurer på hvilke bøker du har i bokhyllen eller hvem det er som beveger seg bak deg.

Bruk ditt eget skjønn. Mange av disse reglene kan tøyes litt avhengig av hvem du snakker med. Selv om det er best å alltid prøve å være profesjonell, er vi alle mennesker, så det er ingen grunn til bekymring hvis noe ikke fungerer som planlagt.

Lyst på andre tips som kan hjelpe deg med karrieren? Ta en titt på artikkelen vår om de myke ferdighetene som vil styrke både fremgang og utvikling.

 

Relevante lenker:

Disse myke ferdighetene vil styrke både fremgang og utvikling

 

Les mer:

Europeiske jobbdager

Finn EURES-rådgivere

Bo- og arbeidsforhold i EURES-land

EURES' jobbdatabase

EURES' tjenester for arbeidsgivere

EURES' aktivitetskalender

Kommende arrangementer på nett

EURES på Facebook

EURES på Twitter

EURES på LinkedIn