Jak zachować profesjonalny ton w komunikacji na odległość i rozmowach wideo?

1. Ostrożnie korzystaj z wykrzykników

Wykrzykników używa się, aby pokazać silne emocje w stosunku do czegoś lub zaznaczyć pilny charakter sprawy. Chociaż mogą one być przydatne do podkreślania pozytywnych komunikatów, niektórzy stosują w e-mailach liczne wykrzykniki, aby wyrazić entuzjazm i uniknąć przesadnie formalnego tonu.

Niestety, może to mieć efekt odwrotny do zamierzonego. Pisanie z nadmierną liczbą wykrzykników może wydawać się dziecinne, nieprofesjonalne lub (w najgorszym przypadku) pasywnie agresywne, zwłaszcza gdy odpowiadasz na prośbę lub negatywną opinię. W związku z tym zrezygnuj z wykrzykników i zamiast tego skup się na pisaniu zdań w sposób przyjazny i profesjonalny, zamiast próbować nadrobić to interpunkcją.

2. Unikaj emoji i emotikonów

Podobnie jak w przypadku wykrzykników, emoji to elementy, które należy usunąć ze swojego e-mailowego słownika. Emoji nie są spójne między urządzeniami, co może prowadzić do błędnej komunikacji lub nadawać wiadomości niezamierzony ton. Urządzenie odbiorcy może wyświetlać emoji wyglądające inaczej niż to, które wybrał nadawca, i może nie oddawać dokładnego znaczenia, które nadawca chciał przekazać. Zamiast tego należy skupić się na tym, by zdania były jasne i zwięzłe.

3. Przeczytaj swoje CV raz jeszcze

Jeśli w e-mailu pojawia się wyrażenie „w załączeniu przesyłam”, należy sprawdzić, czy faktycznie załączono dany dokument. Na szczęście niektóre główne usługi poczty e-mail, takie jak Outlook i Gmail, wyświetlają alert przypominający, jeśli próbujesz wysłać wiadomość bez załącznika. Nie pozostawiaj tego jednak komputerowi do sprawdzenia. Upewnienie się, że prawidłowy dokument jest załączony pomoże utrzymać wysoki poziom profesjonalizmu w komunikacji służbowej.

4. Ubierz się biurowo

Pomimo pracy hybrydowej lub w domu, wszelkie rozmowy wideo ze współpracownikami lub klientami powinny nadal mieć profesjonalny charakter. Nie oznacza to, że musisz nosić garnitur w domu, ale powinieneś unikać na przykład noszenia koszulek z nieodpowiednimi lub wulgarnymi nadrukami. Możesz jednak prawdopodobnie pominąć buty wyjściowe.

5. Kwestie związane z jakością dźwięku

Dobra jakość dźwięku jest kluczem do profesjonalizmu podczas wideokonferencji. Współpracownicy będą w stanie znieść złą jakość obrazu, a nawet całkowite wyłączenie wideo. Słaba jakość dźwięku jest jednak nie do przyjęcia, ponieważ uniemożliwia skuteczne uczestnictwo w spotkaniu.

W związku z tym istotne jest przygotowanie. Pracuj tego dnia z miejsca o stabilnym połączeniu internetowym lub skorzystaj z telefonu, aby wykonać rozmowę. Natomiast jeśli pracujesz w głośnym środowisku, poproś pracodawcę o zapewnienie słuchawek, z których możesz skorzystać, aby ograniczyć sprzężenie zwrotne z mikrofonu i echa. Wyraźny, słyszalny głos to najlepszy sposób na pokazanie profesjonalizmu podczas każdego spotkania.

6. Rozmycie tła

Często ludzie prowadzą wideorozmowy na tle rozpraszającej półki z książkami, nieuporządkowanego pokoju lub biura, w którym się dużo dzieje. Możesz łatwo pokazać bardziej profesjonalny wizerunek, rozmawiając z rozmytym tłem. Pozwoli to na ponowne skupienie rozmowy na tobie i twoim przekazie zamiast rozpraszania uwagi rozmówcy książkami na półce lub osobami poruszającymi się w tle.

Ostatecznie to do ciebie należy decyzja. Wiele z tych zasad można nieco nagiąć, biorąc pod uwagę osobę, z którą rozmawiasz. Chociaż najlepiej zawsze starać się być profesjonalnym, wszyscy jesteśmy ludźmi, więc nie martw się, jeśli sprawy nie zawsze idą zgodnie z planem.

Interesują cię inne wskazówki, które pomogą ci odnieść zawodowy sukces? Zapoznaj się z naszym artykułem na temat umiejętności miękkich, które przyspieszą rozwój zawodowy.

 

Powiązane linki:

Oto umiejętności miękkie, które przyspieszą rozwój zawodowy

 

Więcej informacji:

Europejskie Dni Pracy

Znajdź doradców EURES

Warunki życia i pracy w państwach EURES

Baza ofert pracy EURES

Usługi EURES adresowane do pracodawców

Kalendarz wydarzeń EURES

Nadchodzące wydarzenia online

EURES na Facebooku

EURES na Twitterze

EURES na LinkedIn