Kako zadržati profesionalni ton u e-porukama i tijekom videopoziva

1. Oprezno s uskličnicima

Usklični znakovi upotrebljavaju se za iskazivanje snažnih osjećaja ili izražavanje hitnosti i mogu biti korisni kad želimo istaknuti pozitivne poruke. Međutim, mnogi ljudi prekomjerno upotrebljavaju uskličnike u svojim e-porukama kako bi stvorili dojam entuzijazma i izbjegli hladan ton.

Nažalost, to može imati upravo suprotan učinak od onog koji ste željeli. Prekomjerna upotreba uskličnika u pisanju može se činiti djetinjastim, neprofesionalnim ili (u najgorem slučaju) pasivno agresivnim ponašanjem, osobito ako je riječ o odgovoru na zahtjev ili o negativnoj povratnoj informaciji. Stoga izbjegavajte uskličnike i umjesto toga nastojte da ton vaših rečenica budu prijateljski i profesionalan, a nemojte to pokušavati nadoknaditi rečeničnim znakovima.

2. Izbjegavajte emojije i emotikone

Baš poput uskličnih znakova, emojije biste trebali izbjegavati u svojim e-porukama. Emojiji nisu jednaki na svim uređajima, što može prouzročiti pogrešku u komunikaciji odnosno vašoj poruci dati neželjen ton. Emoji koji ste odabrali možda će se drukčije prikazati na uređaju vašeg primatelja, pa vašu poruku neće prenijeti točno onako kako ste se nadali. Umjesto toga, potrudite se da vaše rečenice budu jasne i sažete.

3. Provjerite priloge

Ako ste u e-poruci napisali: „U prilogu dostavljam”, svakako provjerite jeste li dokument doista priložili. Srećom, neki važniji pružatelji usluga e-pošte kao što su Outlook i Gmail upozoravaju vas na to da dodate prilog ako poruku pokušate poslati bez njega. Međutim, nemojte tu provjeru prepuštati računalu. Uvijek provjerite jeste li priložili odgovarajući dokument. Na taj ćete način pokazati visoku razinu profesionalnosti u poslovnoj komunikaciji.

4. Pripazite na odijevanje

Unatoč hibridnom radu ili radu od kuće, svi videopozivi s kolegama ili klijentima i dalje trebaju biti na profesionalnoj razini. To ne znači da kod kuće trebate nositi odijelo, ali u takvim situacijama trebali biste izbjegavati nošenje neprimjerenih majica ili onih s eksplicitnim natpisima. Srećom, vjerojatno nećete trebati elegantne cipele.

5. Kvaliteta zvuka je važna

Dobra kvaliteta zvuka ključna je za profesionalni dojam tijekom videosastanaka. Vaši sugovornici vjerojatno će tolerirati lošu sliku, možete čak i u potpunosti isključiti videoprijenos. Međutim, loša kvaliteta zvuka je neoprostiva jer vam onemogućuje uspješno sudjelovanje.

Stoga je važna priprema. Mjesto na kojem toga dana radite treba imati stabilnu internetsku vezu, u protivnom možete se koristiti i mobitelom. Ako radite u glasnom okruženju, pobrinite se da na radnom mjestu dobijete slušalice kojima ćete smanjiti mikrofoniju i jeku. Jasan i čujan glas najbolji je način da pokažete svoju profesionalnost na svakom sastanku.

6. Zamutite pozadinu

Za vrijeme videopoziva ljudi se često smjeste ispred police za knjige, u neurednoj sobi ili u punom uredu, a to odvlači pozornost sugovornika. Lako ćete ostvariti profesionalniji dojam ako za potrebe videopoziva odaberete mutnu pozadinu. Na taj će se način pozornost preusmjeriti na vas i vašu poruku, a vaši sugovornici neće se pitati koje knjige imate na polici ili tko se kreće iza vas.

Općenito govoreći, trebali biste postupati prema vlastitoj prosudbi. Neka od tih pravila možete malo i prilagoditi okolnostima, uzimajući u obzir osobu s kojom razgovarate. Iako je najbolje uvijek nastojati biti profesionalan, svi mi imamo ljudske slabosti, stoga ne brinite ako stvari ne idu uvijek prema planu.

Zanimaju li vas i drugi savjeti koji će vam pomoći da budete uspješni na poslu? Pročitajte naš članak o mekim vještinama koje će potaknuti vaš profesionalni razvoj.

 

Korisne poveznice:

Meke vještine potaknut će vaš profesionalni razvoj

 

Pročitajte više:

Europski dani poslova

Pronađite savjetnike EURES-a

Životni i radni uvjeti u zemljama u kojima djeluje EURES

EURES-ova baza poslova

EURES-ove usluge za poslodavce

EURES-ov kalendar događanja

Uskoro na internetu

EURES na Facebooku

EURES na Twitteru

EURES na LinkedInu