Så håller du en professionell stil i textmeddelanden och videosamtal

1. Var försiktig med att använda utropstecken

Utropstecken används för att visa en stark känsla för något, eller för att markera brådska. Utropstecken kan vara bra för att betona positiva budskap, men det är många som flitigt använder dem i e-postmeddelanden för att visa entusiasm och inte framstå som kyliga.

Tyvärr kan det få motsatt effekt. Att överanvända utropstecken kan verka barnsligt, oprofessionellt eller (i värsta fall) passiv-aggressivt, särskilt när du svarar på en förfrågan eller negativ återkoppling. Hoppa därför över utropstecken och fokusera i stället på att formulera dig på ett vänligt och professionellt sätt snarare än att försöka kompensera för det med skiljetecken.

2. Undvik emojier och humörsymboler

Efter utropstecken är emojier något som du bör stryka ur din e-postvokabulär. Emojier fungerar inte likadant på alla typer av elektronisk utrustning, vilket kan leda till missförstånd eller ge ett annat intryck än vad som var meningen. Mottagarens utrustning kan visa en emoji som ser annorlunda ut än den du har valt, och som kanske inte har exakt den innebörd som du ville förmedla. Därför bör du i stället fokusera på att formulera dig tydligt och kortfattat.

3. Kontrollera vad du har bifogat

Om du hänvisar till ett bifogat dokument i ditt e-postmeddelande kan det vara en god idé att kontrollera om du verkligen har bifogat dokumentet. Som tur är uppmanar vissa större e-posttjänster som Outlook och Gmail dig att inkludera en bilaga om du försöker skicka meddelandet utan en sådan. Du bör dock inte förlita dig på att datorn kontrollerar det. Att se till att dokumentet är bifogat och i ordning hjälper dig att upprätthålla en hög nivå av professionalism i din arbetskommunikation.

4. Klä dig smart

Trots hybrid- eller hemarbete bör alla videosamtal med kollegor eller kunder fortfarande vara professionella. Det innebär inte att du måste bära kostym hemma, men du bör till exempel undvika att ha på dig t-tröjor som är olämpliga eller alltför framträdande. Däremot behöver du troligen inte bry dig om skor.

5. Ljudkvalitet är viktigt

God ljudkvalitet är viktigt för att vara professionell vid videomöten. Kollegorna kan stå ut med en dålig videobild, eller till och med att du stänger av videon helt och hållet. Men dåligt ljud är oacceptabelt eftersom det hindrar dig från att delta på ett effektivt sätt.

Det är därför viktigt att förbereda sig. Du bör arbeta från en plats med stabil internetuppkoppling på dagen för samtalet, eller använda en telefon. Om du arbetar i en högljudd miljö kan du också be att jobbet ger dig hörlurar med mikrofon som du kan använda för att minska rundgång och eko från mikrofonen. Att tala tydligt och hörbart är det bästa sättet att visa din professionalism vid alla möten.

6. Sudda ut din bakgrund

Det är vanligt att ha videosamtal framför en distraherande bokhylla eller från ett stökigt rum eller ett hektiskt kontor. Du kan enkelt ge ett mer professionellt intryck genom att ta ditt samtal mot en utsuddad bakgrund. På så sätt fokuserar du på dig själv och ditt budskap, och den som du samtalar med behöver inte fundera över vilka böcker du har i hyllan eller vem som rör sig bakom dig.

På det hela taget är det upp till dig att använda ditt omdöme. Du behöver inte alltid följa dessa regler strikt, beroende på vem du talar med. Även om det är bäst att alltid försöka vara professionell är vi alla mänskliga, så oroa dig inte om det inte alltid går som planerat!

Är du intresserad av andra tips som kan hjälpa dig att lyckas i din karriär? Läs vår artikel om mjuka färdigheter som sätter fart på din yrkesmässiga utveckling.

 

Länkar:

Mjuka färdigheter som sätter fart på din yrkesmässiga utveckling

 

Läs mer:

Europeiska jobbdagar

Hitta Euresrådgivare

Leva och arbeta i Euresländer

Eures jobbdatabas

Eures tjänster för arbetsgivare

Eures evenemangskalender

Kommande evenemang på nätet

Eures på Facebook

Eures på Twitter

Eures på LinkedIn