Как да поддържате професионален тон в дистанционни съобщения и видео обаждания

1. Използвайте внимателно възклицателните знаци

Възклицателните знаци се използват за изразяване на силно чувство към нещо или за отбелязване на спешност. Въпреки че те могат да бъдат полезни за подчертаване на положителни послания, много хора използват множество възклицателни знаци в своите електронни съобщения, за да изглеждат ентусиазирани и да не звучат студено.

За съжаление, това може да има обратен на желания ефект. Писането с прекалено много възклицателни знаци може да изглежда детински, непрофесионално или (в най-лошия случай) пасивно агресивно, особено когато отговаряте на запитване или отрицателна обратна връзка. По-добре е да премахнете удивителните знаци и да се съсредоточите върху формулиране на изречения, които звучат приятелски и професионално, без да се опитвате да замените това с чрез пунктуацията.

2. Избягвайте емоджита и емотикони

Подобно на възклицателните знаци, емоджитата са следващите, които трябва да премахнете от използваната в електронни съобщения лексика. Емоджитата не са съвместими с различните устройства, което може да доведе до неразбирателство или да зададе непреднамерен тон. Възможно е на устройството на получателя емотиконите да изглеждат различно, не като избраните от вас, и така да не изразяват точно смисъла, който сте искали да вложите. Вместо това трябва да се съсредоточите върху съставяне на ясни и кратки изречения.

3. Проверете прикачените файлове

Ако в електронното си писмо сте написали „приложено изпращам“, можете да проверите дали действително сте приложили документа. За щастие, някои от големите софтуерни системи за електронна поща, като Outlook и Gmail, ви подсещат да включите прикачен файл, ако сте забравили да направите това при изпращане на съобщението. Не оставяйте обаче компютърът да направи необходимите проверки. Ако проверявате дали документът е прикачен и не е повреден, това ще ви помогне да поддържате високо ниво на професионализъм в работните си комуникации.

4. Носете нещо елегантно

Въпреки хибридната или дистанционната работа всички видео разговори с колеги или клиенти следва да продължат да бъдат професионални. Това не означава, че трябва да носите костюм вкъщи, но трябва да избягвате неподходящи или обикновени тениски например. Можете все пак да не сте с официални обувки.

5. Въпроси, свързани с качеството на звука

Доброто качество на звука е ключово за професионализма при видео срещи. Колегите ви ще могат да приемат лошо видеоизображение или дори ако напълно изключите видеото си. Лошият звук обаче е недопустим, тъй като ще ви попречи да участвате ефективно.

Ето защо подготовката е важна. Работете от място със стабилна интернет връзка през този ден или използвайте телефон за разговора. Ако пък работите в шумна среда, уговорете се с работодателя си да ви предостави слушалки, за да намалите обратната връзка и ехото от микрофона. Ясният звуков сигнал е най-добрият начин да покажете професионализма си на всяка среща.

6. Замъгляване на фона

Често, когато някои хора провеждат видеоразговори, на заден план се виждат рафтове с книги, разхвърляна стая или претъпкан офис, което разсейва вниманието. Лесно можете да осигурите по-професионален изглед, като замъглите фона зад вас. Това ще насочи разговора към вас и вашето послание, вместо да оставя обаждащия се да се чуди кои са книгите на рафта ви или кой се движи зад вас.

Общо взето, това зависи от собствената ви преценка. Много от тези правила могат да претърпят лека промяна предвид човека, с когото ще говорите. Въпреки че е най-добре винаги да се опитваме да бъдем професионални, всички сме хора, така че не се тревожете, ако нещата не винаги вървят по план!

Интересувате ли се от други съвети, които да ви помогнат да успеете в кариерата си? Вижте нашата статия за социалните умения, които ще допринесат за професионалното ви развитие.

 

Връзки по темата:

Тези социални умения ще допринесат за професионалното ви развитие

 

Допълнителна информация:

Европейски дни на труда

Намерете съветници на EURES

Условия на живот и труд в страните от EURES

База данни с работни места на EURES

Услуги на EURES за работодателите

Календар на събитията на EURES

Предстоящи онлайн събития

EURES във Facebook

EURES в Twitter

EURES в LinkedIn