Přejít na hlavní obsah
EURES (EURopean Employment Services)
Zpráva16. srpna 2023Evropský orgán pro pracovní záležitosti, Generální ředitelství pro zaměstnanost, sociální věci a sociální začleňování

Jak si udržet profesionální styl v e-mailech a při videohovorech

Na pracovišti se očekává profesionalita. Udržet si náležitý styl v e-mailech a při videokonferencích však může být obtížné. Řiďte se následujícími šesti pravidly a vaše pracovní komunikace bude profesionálnější.

How to maintain a professional tone in remote messages and video calls

1. Šetřete s vykřičníky

Vykřičníky se používají k vyjádření silného pocitu ohledně něčeho nebo ke zdůraznění naléhavosti. Přestože vykřičníky mohou být užitečné k vyzdvižení pozitivních sdělení, řada lidí jich ve svých e-mailech hojně používá, protože chce vypadat zapáleně nebo neznít neosobně.

Může to však mít opačný účinek, než zamýšleli. Pokud v e-mailu použijete příliš mnoho vykřičníků, může to vypadat dětinsky, neprofesionálně nebo (což je nejhorší) pasivně agresivně, zejména pokud odpovídáte na nějakou žádost nebo negativní zpětnou vazbu. Vykřičníky proto omezte a raději se zaměřte na to, aby vaše věty byly přátelské a profesionální. Nesnažte se svůj styl vylepšit interpunkcí.

2. Vyhýbejte se emoji a emotikonům

Stejně jako vykřičníky by z vašeho e-mailového slovníku měla zmizet i emoji. Emoji se v různých zařízeních zobrazují různě, což může vést k nedorozumění nebo k nechtěnému tónu. Zařízení příjemce může zobrazit emoji, které vypadá jinak než to, které jste zvolili, a které nemusí evokovat to, co jste chtěli. Měli byste se tedy místo toho zaměřit na to, aby vaše věty byly jasné a stručné.

3. Zkontrolujte přílohy

Pokud v e-mailu použijete spojení „v příloze naleznete“, zkontrolujte, zda jste daný dokument skutečně přiložili. Naštěstí vás v případě, že se pokusíte odeslat e-mail bez přílohy, některé nejrozšířenější e-mailové služby, jako je Outlook a Gmail, upozorní, že ji máte přiložit. Nenechávejte to ale na počítači. Pokud se ujistíte, že jste přiložili správný dokument, pomůže vám to udržet ve vaší pracovní komunikaci vysokou úroveň profesionality.

4. Oblečte se elegantně

Navzdory hybridní práci nebo práci z domova by vaše videohovory s kolegy nebo zákazníky měly být stále profesionální. To neznamená, že musíte doma chodit v obleku, měli byste se ale například vyhnout nevhodnému oblečení, například tričkům s nápisy. Polobotky však zřejmě vypustit můžete.

5. Důležitá je kvalita zvuku

Dobrá kvalita zvuku je pro profesionalitu v rámci videokonferencí zásadní. Kolegové budou schopni tolerovat špatnou kvalitu videa, nebo dokonce to, když ho úplně vypnete. Špatná kvalita zvuku je však neomluvitelná, jelikož vám brání v aktivní účasti.

Důležité je tedy se připravit. Daný den pracujte z místa, kde je stabilní internetové připojení, nebo k videohovoru použijte telefon. Případně, pokud pracujete v hlučném prostředí, domluvte se v práci, aby vám dali sluchátka, abyste omezili zpětnou vazbu a ozvěnu mikrofonu. Profesionalitu na jakékoli schůzce na dálku nejlépe prokážete, pokud zajistíte, že váš hlas bude jasně a dobře slyšet.

6. Nastavte rozmazané pozadí

Lidé se často účastní videohovorů před rozptylující poličkou s knihami, v neuklizeném pokoji nebo v rušné kanceláři. Profesionálnější dojem snadno vytvoříte, pokud hovor uskutečníte s rozmazaným pozadím. Hovor se tak zaměří na vás a na to, co chcete sdělit, místo toho, aby váš protějšek zkoumal, jaké knihy máte na poličce nebo kdo se to objevil za vámi.

Obecně je na vás, abyste použili svůj úsudek. Mnohá z uvedených pravidel můžete mírně přizpůsobit s ohledem na osobu, se kterou hovoříte. Přestože je nejlepší se vždy snažit o profesionalitu a být profesionální, všichni jsme lidé, tak si z toho nic nedělejte, pokud vše nepůjde podle plánu.

Zajímají vás další tipy, které vám pomohou v úspěšné kariéře? Přečtěte si náš článek o interpersonálních dovednostech, které podpoří váš profesní rozvoj.

 

Související odkazy:

Interpersonální dovednosti, které podpoří váš profesní rozvoj

 

Další informace:

Evropské dny pracovních příležitostí

Najděte si svého poradce EURES

Životní a pracovní podmínky v zemích sítě EURES

Databáze pracovních míst na portálu EURES

Služby sítě EURES pro zaměstnavatele

Kalendář akcí EURES

Připravované on-line akce

EURES na Facebooku

EURES na Twitteru

EURES na LinkedIn

Témata
Obchod / PodnikáníRady a tipyMládí
Související sekce
Pomoc a podporaRady a tipy
Sektor
Accomodation and food service activitiesActivities of extraterritorial organisations and bodiesActivities of households as employers, undifferentiated goods- and servicesAdministrative and support service activitiesAgriculture, forestry and fishingArts, entertainment and recreationConstructionEducationElectricity, gas, steam and air conditioning supplyFinancial and insurance activitiesHuman health and social work activitiesInformation and communicationManufacturingMining and quarryingOther service activitiesProfessional, scientific and technical activitiesPublic administration and defence; compulsory social securityReal estate activitiesTransportation and storageWater supply, sewerage, waste management and remediation activitiesWholesale and retail trade; repair of motor vehicles and motorcycles

Zřeknutí se odpovědnosti

Články mají uživatelům portálu EURES poskytnout informace o aktuálních tématech a trendech a podnítit diskusi a debatu. Jejich obsah nemusí nutně odrážet názor Evropského úřadu práce (ELA) nebo Evropské komise. EURES a ELA dále nepodporují výše uvedené webové stránky třetích stran.