Jak si udržet profesionální styl v e-mailech a při videohovorech

1. Šetřete s vykřičníky

Vykřičníky se používají k vyjádření silného pocitu ohledně něčeho nebo ke zdůraznění naléhavosti. Přestože vykřičníky mohou být užitečné k vyzdvižení pozitivních sdělení, řada lidí jich ve svých e-mailech hojně používá, protože chce vypadat zapáleně nebo neznít neosobně.

Může to však mít opačný účinek, než zamýšleli. Pokud v e-mailu použijete příliš mnoho vykřičníků, může to vypadat dětinsky, neprofesionálně nebo (což je nejhorší) pasivně agresivně, zejména pokud odpovídáte na nějakou žádost nebo negativní zpětnou vazbu. Vykřičníky proto omezte a raději se zaměřte na to, aby vaše věty byly přátelské a profesionální. Nesnažte se svůj styl vylepšit interpunkcí.

2. Vyhýbejte se emoji a emotikonům

Stejně jako vykřičníky by z vašeho e-mailového slovníku měla zmizet i emoji. Emoji se v různých zařízeních zobrazují různě, což může vést k nedorozumění nebo k nechtěnému tónu. Zařízení příjemce může zobrazit emoji, které vypadá jinak než to, které jste zvolili, a které nemusí evokovat to, co jste chtěli. Měli byste se tedy místo toho zaměřit na to, aby vaše věty byly jasné a stručné.

3. Zkontrolujte přílohy

Pokud v e-mailu použijete spojení „v příloze naleznete“, zkontrolujte, zda jste daný dokument skutečně přiložili. Naštěstí vás v případě, že se pokusíte odeslat e-mail bez přílohy, některé nejrozšířenější e-mailové služby, jako je Outlook a Gmail, upozorní, že ji máte přiložit. Nenechávejte to ale na počítači. Pokud se ujistíte, že jste přiložili správný dokument, pomůže vám to udržet ve vaší pracovní komunikaci vysokou úroveň profesionality.

4. Oblečte se elegantně

Navzdory hybridní práci nebo práci z domova by vaše videohovory s kolegy nebo zákazníky měly být stále profesionální. To neznamená, že musíte doma chodit v obleku, měli byste se ale například vyhnout nevhodnému oblečení, například tričkům s nápisy. Polobotky však zřejmě vypustit můžete.

5. Důležitá je kvalita zvuku

Dobrá kvalita zvuku je pro profesionalitu v rámci videokonferencí zásadní. Kolegové budou schopni tolerovat špatnou kvalitu videa, nebo dokonce to, když ho úplně vypnete. Špatná kvalita zvuku je však neomluvitelná, jelikož vám brání v aktivní účasti.

Důležité je tedy se připravit. Daný den pracujte z místa, kde je stabilní internetové připojení, nebo k videohovoru použijte telefon. Případně, pokud pracujete v hlučném prostředí, domluvte se v práci, aby vám dali sluchátka, abyste omezili zpětnou vazbu a ozvěnu mikrofonu. Profesionalitu na jakékoli schůzce na dálku nejlépe prokážete, pokud zajistíte, že váš hlas bude jasně a dobře slyšet.

6. Nastavte rozmazané pozadí

Lidé se často účastní videohovorů před rozptylující poličkou s knihami, v neuklizeném pokoji nebo v rušné kanceláři. Profesionálnější dojem snadno vytvoříte, pokud hovor uskutečníte s rozmazaným pozadím. Hovor se tak zaměří na vás a na to, co chcete sdělit, místo toho, aby váš protějšek zkoumal, jaké knihy máte na poličce nebo kdo se to objevil za vámi.

Obecně je na vás, abyste použili svůj úsudek. Mnohá z uvedených pravidel můžete mírně přizpůsobit s ohledem na osobu, se kterou hovoříte. Přestože je nejlepší se vždy snažit o profesionalitu a být profesionální, všichni jsme lidé, tak si z toho nic nedělejte, pokud vše nepůjde podle plánu.

Zajímají vás další tipy, které vám pomohou v úspěšné kariéře? Přečtěte si náš článek o interpersonálních dovednostech, které podpoří váš profesní rozvoj.

 

Související odkazy:

Interpersonální dovednosti, které podpoří váš profesní rozvoj

 

Další informace:

Evropské dny pracovních příležitostí

Najděte si svého poradce EURES

Životní a pracovní podmínky v zemích sítě EURES

Databáze pracovních míst na portálu EURES

Služby sítě EURES pro zaměstnavatele

Kalendář akcí EURES

Připravované on-line akce

EURES na Facebooku

EURES na Twitteru

EURES na LinkedIn