Hogyan tartsuk meg a professzionális hangnemet az üzenetküldő szolgáltatásokban és a videohívások során?

1. Használja körültekintően a felkiáltójelet

A felkiáltójelet arra használjuk, hogy erős érzelmeket fejezzünk ki valamivel kapcsolatban, vagy jelezzük egy adott kérdés sürgősségét. Bár hasznosak lehetnek a pozitív üzenetek hangsúlyozásában, sokan azért írják tele felkiáltójelekkel az e-mailjeiket, hogy lelkesnek és elkötelezettnek tűnjenek.

Sajnos előfordulhat, hogy ez a szándékkal éppen ellenkező hatást vált ki. A felkiáltójelek túlzott használata gyerekesnek, szakszerűtlennek vagy (legrosszabb esetben) passzív-agresszívnek tűnhet, különösen akkor, ha az adott üzenet egy kérésre vagy negatív visszajelzésre válaszol. Ezért csökkentse minimálisra a felkiáltójelek használatát, és inkább arra összpontosítson, hogy a mondatait barátságos és professzionális hangnemben fogalmazza meg, ahelyett, hogy kizárólag írásjelekkel próbálná kifejezni az üzenetet.

2. Kerülje az emojik és a hangulatjelek használatát

A felkiáltójelekhez hasonlóan az emojikat is érdemes eltávolítania e-mailes eszköztárából. Az egyes eszközökön nem következetes módon állnak rendelkezésre az emojik, ami félreértéshez vezethet vagy nem kívánt hangnemet adhat üzenetének. Előfordulhat, hogy a címzett készüléke az Ön által kiválasztottól eltérő emojit jelenít meg, amely nem biztos, hogy pontosan az Ön által átadni kívánt jelentést sugallja. Ezért inkább összpontosítson arra, hogy a mondatait világosan és tömören fogalmazza meg.

3. Ellenőrizze a csatolmányokat

Ha az e-mailben megemlített egy csatolt dokumentumot, érdemes ellenőriznie, hogy tényleg csatolta-e azt. Szerencsére néhány nagyobb e-mail-szolgáltatás – mint például az Outlook és a Gmail – emlékezteti Önt a csatolmányra, ha anélkül próbálná üzenetét elküldeni. Ne bízza azonban a számítógépre az ellenőrzést. Ha mindig ellenőrzi, hogy a megfelelő dokumentumot csatolta-e, ezzel hozzájárulhat ahhoz, hogy a munkahelyi kommunikáció során mindig magas szintű szakmaiságról tegyen tanúbizonyságot.

4. Viseljen elegáns öltözéket

A kollégákkal vagy ügyfelekkel folytatott videohívásokat akkor is professzionálisan kell lebonyolítani, ha Ön hibrid módon vagy otthonról dolgozik. Ez nem jelenti azt, hogy otthon is öltönyt kellene viselnie, de érdemes elkerülni például a nem helyénvaló vagy szembetűnő feliratos pólók viselését. Elegáns cipőre azonban valószínűleg nem lesz szüksége.

5. Számít a hangminőség

A jó hangminőség kulcsfontosságú a videomegbeszélések professzionális módon történő lebonyolításához. A kollégáknak nem okoz problémát, ha a kép nem elég éles vagy akár teljesen ki is van kapcsolva. A rossz hangminőség azonban megbocsáthatatlan, mivel megakadályozza a hatékony részvételt.

Ezért igen fontos a megfelelő felkészülés. Az adott napon dolgozzon olyan helyről, ahol megbízható az internetkapcsolat, vagy használja a telefonját a megbeszéléshez. Alternatív megoldásként, ha hangos környezetben dolgozik, gondoskodjon róla, hogy a munkahelye biztosítson az Ön számára fejhallgatót, aminek a használatával csökkentheti a zörejeket és a visszhangot. A tiszta, jól hallható hang minden megbeszélésen professzionalizmust jelez.

6. Használjon elmosódott hátteret

Gyakran előfordul, hogy a videohívások során egy zavaró könyvespolc, egy rendetlen szoba vagy egy zsúfolt iroda látható a háttérben. Könnyen mutathat professzionálisabb képet, ha elmosódott hátteret használ a hívások alatt. Ez a megbeszélés fókuszát Önre és az üzenetére helyezi, ahelyett, hogy a hívó fél azon gondolkodna, milyen könyvek vannak a polcán, vagy ki az, aki az Ön háta mögött látható.

Összességében az Ön feladata, hogy mérlegelje az adott helyzetet. Ezeket a szabályokat rugalmasan tudja alkalmazni, attól függően, hogy ki a beszélgetőpartnere. Bár a legjobb megoldás az, ha megpróbálunk mindig profiként viselkedni, mindannyian emberek vagyunk – ezért ne aggódjon, ha a dolgok nem mindig a terv szerint alakulnak!

Szeretne további tippeket kapni ahhoz, hogy sikeres karriert tudhasson a magáénak? Olvassa el a szakmai fejlődését elősegítő humán készségekről szóló cikkünket.

 

Kapcsolódó linkek:

A puha készségek lendületet adhatnak a szakmai fejlődésnek

 

További információ:

Európai Foglalkoztatási Napok

Az Ön EURES-tanácsadója

Élet- és munkakörülmények az EURES-országokban

EURES állásadatbázis

Az EURES szolgáltatásai munkaadóknak

EURES rendezvénynaptár

Közelgő online események

Az EURES a Facebookon

Az EURES a Twitteren

Az EURES a LinkedInen