Sådan holder du en professionel tone i beskeder og videoopkald

1. Vær forsigtig med at bruge udråbstegn

Udråbstegn bruges til at vise en stærk følelse over for noget eller til at markere, at det haster. Selvom de kan være nyttige til at understrege positive budskaber, er der mange mennesker, der sætter mange udråbstegn i deres e-mails for at virke entusiastiske og undgå at lyde kolde.

Men det kan desværre også have den modsatte virkning. At skrive med for mange udråbstegn kan virke barnligt, uprofessionelt eller (i værste fald) passiv-aggressivt, især når man svarer på en forespørgsel eller negativ feedback. Så lad være med at sætte udråbstegn, og fokuser i stedet på at skrive dine sætninger, så de er venlige og professionelle, i stedet for at forsøge at gøre det med tegnsætningen.

2. Undgå emojis og emotikoner

Som med udråbstegn er emojis de næste, der skal fjernes fra dit e-mail-ordforråd. Emojis er ikke de samme på alle enheder, hvilket kan føre til fejlkommunikation eller skabe en utilsigtet tone. Din modtagers enhed viser måske en emoji, der ser anderledes ud end den, du har valgt, og den har måske ikke præcis den betydning, du ønskede at udtrykke. Derfor bør du i stedet fokusere på at gøre dine sætninger klare og kortfattede.

3. Tjek de vedhæftede filer

Hvis du har skrevet "se vedhæftede" i din e-mail, kan det være en god idé at tjekke, om du rent faktisk har vedhæftet dokumentet. Heldigvis beder nogle af de store e-mailtjenester som Outlook og Gmail dig om at vedhæfte en fil, hvis du forsøger at sende e-mailen uden. Men overlad det ikke til computeren at tjekke. Hvis du sørger for, at dokumentet er vedhæftet og i orden, hjælper det dig med at opretholde et højt niveau af professionalisme i din arbejdskommunikation.

4. Tag noget smart på

På trods af hybridarbejde eller hjemmearbejde bør alle videoopkald med kolleger eller kunder fortsat være professionelle. Det betyder ikke, at du skal have jakkesæt på derhjemme, men du bør f.eks. undgå at have upassende eller eksplicitte T-shirts på. Derimod kan du nok godt springe over de pæne sko.

5. Lydkvaliteten er vigtig

God lydkvalitet er nøglen til professionalisme ved videomøder. Kollegerne vil kunne bære over med et dårligt videobillede, eller endda hvis du slukker helt for dit kamera. Men dårlig lyd er utilgivelig, da det vil forhindre dig i at deltage effektivt.

Det er derfor vigtigt, at du forbereder dig. Arbejd fra et sted med en stabil internetforbindelse på selve dagen, eller brug en telefon til opkaldet. Alternativt, hvis du arbejder i et støjende miljø, kan du få et headset på din arbejdsplads, så du kan reducere feedback og ekko fra mikrofonen. Den bedste måde at vise din professionalisme på ved ethvert møde er at have en klar og hørbar stemme.

6. Slør din baggrund

Ofte foretager folk videoopkald med en distraherende bogreol, et rodet værelse eller et travlt kontor i baggrunden. Du kan let fremstå mere professionel, hvis du bruger en sløret baggrund under opkaldet. Det vil få opkaldets fokus over på dig og dit budskab i stedet for, at personen i den anden ende sidder og undersøger, hvilke bøger du har på hylden, eller hvem der bevæger sig rundt i baggrunden.

Alt i alt er det op til dig at bruge din dømmekraft. Mange af disse regler kan bøjes en smule, når man tager højde for, hvem man taler med. Selvom det er bedst altid at forsøge at være professionel, er vi alle mennesker, så fortvivl ikke, hvis tingene ikke altid går efter planen!

Er du interesseret i andre tips, der kan hjælpe dig frem i din karriere? Se vores artikel om de bløde færdigheder, der vil booste din faglige udvikling.

 

Relevante links:

Disse bløde færdigheder vil booste din faglige udvikling

 

Læs mere:

Europæiske jobdage

Find Euresvejledere

Leve- og arbejdsvilkår i Eureslandene

Eures' jobdatabase

Eures' tjenester for arbejdsgivere

Eures' kalender over arrangementer

Kommende onlinearrangementer

Eures på Facebook

Eures på Twitter

Eures på LinkedIn