Štirinajst osnovnih pravil o e-poštnem bontonu v službenem okolju

Uporabljajte službeni e-poštni naslov

Službeni e-poštni naslov običajno vsebuje samo vaše ime. Izogibajte se uporabi vzdevkov, slenga, številk ali zavajajočega jezika. Vaš elektronski naslov je pogosto prva stvar, ki jo opazijo nove stranke ali sodelavci, zato poskrbite, da ne boste pustili slabega vtisa.

V naslovno vrstico vpišite preprosto in jasno zadevo

Naslov vašega sporočila naj bo kratek in jasen ter naj nakazuje namen vašega e-poštnega sporočila. Nejasen ali zavajajoč opis zadeve bi lahko prejemnika odvrnil od tega, da bi odprl vašo e-pošto, ali ga napeljal k temu, da bi jo obravnaval kot neželeno.

Vedite, kdaj odgovoriti vsem

Vedno razmislite dvakrat, preden pritisnete gumb „Odgovori vsem“. Ali morajo vsi prejemniki prejeti vaše elektronsko sporočilo ali je naslovljeno samo na eno osebo? Nihče ne želi prejemati nepomembnih elektronskih sporočil, zato je nujno paziti, da jih pošljete res samo zadevnim osebam.

Neuradni ali uradni pozdrav

Če je prejemnik nov sodelavec ali stranka ali oseba, ki je ne poznate dobro, začnite elektronsko sporočilo z nevtralnim pozdravom (npr. „Spoštovani...“). Ne uporabljajte „Živjo“ niti ne naslavljajte osebe po imenu. Po nekaj izmenjavah morda lahko začnete uporabljati manj formalen način pisanja, vendar je to odvisno od prejemnika.

Uporabljajte preproste in klasične pisave

V dopisovanju prek e-pošte uporabljajte isto pisavo in velikost pisave kot pošiljatelj. Uporaba več pisav ali barv lahko oteži branje vašega elektronskega sporočila, in se načeloma ne uporablja v resnem poslovnem okolju.

Razdelite besedilo v odstavke

Če želite v svojem elektronskem sporočilu obravnavati več tem, jih razdelite v odstavke. Vsakemu od njih lahko morda dodate tudi manjše podnaslove. Tako bo vaše elektronsko sporočilo precej lažje brati in razumeti.

Izogibajte se uporabi emotikonov

V službenih sporočilih se je dobro izogibati emotikonom, zlasti če je vaš prejemnik stranka ali nekdo, ki ga ne poznate dobro.

Izogibajte se klicajem

Klicaj naj bi se v službenih sporočilih pojavljal le redko. Pogosto izraža močna čustva, ki nimajo prostora v poslovni korespondenci. Stavek, ki se konča s klicajem, se lahko napačno razlaga kot agresiven, zato se mu je bolje izogibati.

Humor uporabljajte previdno

Uporaba humorja v službenih e-poštnih sporočilih sama po sebi ni slaba, vendar so različnim ljudem smešne različne stvari. To še zlasti velja, kadar ste v stiku s sodelavci ali strankami iz druge kulture. Kar je smešno vam, je morda žaljivo za drugo osebo. Najbolje je uporabiti humor samo v primeru, ko zelo dobro poznate prejemnika.

Službeni podpis

Dober elektronski podpis je lep zaključek vsakega e-poštnega sporočila. Izberite preprost podpis, brez nepotrebnih logotipov in preverite, ali so vključeni vaši podatki, kot so delovno mesto, oddelek, telefon in naslov podjetja.

Ponovno branje pred pošiljanjem

Ljudje svoja elektronska sporočila pogosto skrbno preberejo šele po tem, ko so jih poslali, kar se lahko izkaže kot velika napaka. Preberite sporočilo vsaj enkrat, preden ga pošljete, in odpravite pravopisne in slovnične napake. Tipkarske napake, napačne številke in druge jezikovne pomankljivosti pustijo slab vtis ali imajo lahko celo finančne posledice za vaše podjetje.

Naslov prejemnika dvakrat preverite

Vedno preverite prejemnikov e-poštni naslov, preden pritisnete gumb „Pošlji“. Prepričajte se, da elektronskega sporočila ne pošiljate napačni osebi.

Poskusite odgovoriti v roku enega delovnega dne

Včasih je dela veliko, a vendar poskusite odgovoriti na e-pošto v enem delovnem dnevu. Če ne morete dati popolnega odgovora, pošljite vsaj sporočilo o tem, kdaj lahko pošiljatelj pričakuje vaš odgovor.

Nastavite samodejno sporočilo o odsotnosti

Kadar ste nekaj dni odsotni z dela, nastavite samodejno sporočilo o odsotnosti. Če vam bo v tem času kdo poslal elektronsko sporočilo, bo prejel samodejni odgovor z obvestilom, da niste na delovnem mestu. V svoje sporočilo o odsotnosti lahko na primer dodate datum vrnitve ali celo nadomestno kontaktno osebo.

Je čas, da svojega delodajalca zaprosite za povišanje plače? S temi nasveti predstavite svoj primer svojemu delodajalcu.

 

Sorodne povezave:

Kako zaprositi svojega delodajalca za povišanje plače

 

Več o tem:

Evropski dnevi zaposlovanja

Poišči Euresove svetovalce

Življenjske in delovne razmere v državah Euresa

Euresova zbirka podatkov o prostih delovnih mestih

Euresove storitve za delodajalce

Euresov koledar prireditev

Prihodnji spletni dogodki

EURES na Facebooku

EURES na Twitterju

EURES na LinkedInu