14 töötajatele olulist e-kirjavahetuse reeglit

Kasuta töökoha e-posti aadressi

Töökoha e-posti aadressis on tavaliselt inimese tegelik nimi. Väldi ebaprofessionaalsete hüüdnimede, slängi, numbrite või keelevigurite kasutamist. E-posti aadress on sageli esimene, mida uued kliendid või kolleegid märkavad, seega ära jäta halba muljet.

Teemarida olgu lihtne ja selge

Teemarida peab olema lühike ja asjalik ning ütlema, millest e-kiri räägib. Kui e-kirja saaja näeb ebamäärast või eksitavat teemarida, võib ta e-kirja üldse mitte avada või pidada seda rämpspostiks.

Mõtle kaks korda, enne kui vastad kõigile

Enne kui klõpsad nuppu „Vasta kõigile“, mõtle alati järele. Kas kõik adressaadid peavad saama sinu e-kirja või on see ainult ühele isikule? Keegi ei soovi saada asjatuid e-kirju, seega saada oma kirjad ainult vajalikele saajatele.

Mitteametlik või ametlik tervitus

Kui e-kirja saaja on uus kolleeg või klient või keegi, keda sa veel ei tunne hästi, alusta e-kirja neutraalse tervitusega (nt „Tere!“). Ära kasuta mitteametlikke tervitusi ega ainult eesnimega pöördumist. Olenevalt e-kirja saajast võid kirjavahetuse jätkudes hakata kasutama mitteametlikumaid tervitusi.

Kasuta lihtsat ja klassikalist kirjatüüpi

Kasuta oma meiliprogrammi tavalist kirjatüüpi ja kirja suurust. Mitme kirjatüübi ja -värvi kasutamine võib raskendada e-kirja lugemist ning ametlikus kirjavahetuses nii üldiselt ei tehta.

Liigenda tekst lõikudeks

Kui soovid käsitleda e-kirjas mitut teemat, liigenda see lõikudeks. Võid isegi panna igale lõigule alapealkirja. See lihtsustab e-kirja lugemist ja mõistmist oluliselt.

Väldi emojisid

Väldi töistes e-kirjades emojisid, eriti kui saaja on klient või keegi, keda sa väga hästi ei tunne.

Väldi hüüumärke

Kasuta hüüumärke töistes e-kirjades võimalikult vähe. Sageli väljendavad need tugevaid emotsioone, mis on töises kirjavahetuses kohatud. Samuti võidakse hüüumärgiga lauseid tõlgendada ründavatena, seega on parem neid üldse mitte kasutada.

Ole huumoriga ettevaatlik

Naljad töistes e-kirjades ei ole otseselt keelatud, kuid naljasoon oleneb inimesest. See kehtib eriti siis, kui suhtled kolleegide või klientidega, kes on pärit teisest kultuurist. See, mis tundub sulle naljakas, võib olla teisele solvav. Huumorit on kõige parem kasutada ainult siis, kui tunned saajat väga hästi.

Kasuta ametlikku signatuuri

Sisukas signatuur e-posti lõpus on hea tava, kuidas lõpetada e-kiri. See olgu lihtne – ära kasuta liiga palju logosid ja kindlasti märgi oma kontaktandmed (ametikoht, osakond, töökoha telefon ja aadress).

Loe e-kiri enne saatmist läbi

Sage viga on lugeda e-kiri hoolikalt läbi alles pärast saatmist. Loe e-kiri vähemalt üks kord läbi juba enne saatmist, kontrollides õigekirja- ja grammatikavigu. Näpuvead, valed arvud ja keelevead võivad jätta halva mulje või isegi raisata ettevõtte raha.

Kontrolli saaja aadressi kaks korda

Teine asi, mida tuleb alati teha enne saatmisnupu klõpsamist, on kontrollida saaja e-posti aadressi. Kontrolli, et e-kiri läheb õigele isikule.

Püüa vastata ühe tööpäeva jooksul

Mõnikord võib olla tööd palju, kuid üldiselt püüa vastata e-kirjadele ühe tööpäeva jooksul. Kui sa ei jõua saata täielikku vastust, saada kõigepealt lühiteade, millal vastad pikemalt.

Kui oled töölt ära, kasuta automaatvastust („Kontorist väljas“)

Kui oled mõne päeva töölt eemal, aktiveeri meiliprogrammis sõnum „Kontorist väljas“. Kui keegi saadab sinu äraoleku ajal e-kirja, saab ta sellest sõnumist teada, et sa ei ole tööl. Võid sõnumisse „Kontorist väljas“ märkida kuupäeva, millal oled tagasi, või isegi kontaktisiku, kes vastab su äraolekul.

Kas on aeg küsida suuremat palka? Siin on nõuanded, kuidas seda põhjendada tööandjale.

 

Seotud lingid

Kuidas küsida tööandjalt suuremat palka?

 

Lisateave

Euroopa tööhõivepäevad

EURESe nõustajad

Elamine ja töötamine EURESe riikides

EURESe töökohtade andmebaas

EURESe teenused tööandjatele

EURESe ürituste kalender

Eelseisvad veebiüritused

EURES Facebookis

EURES Twitteris

EURES LinkedInis