Štrnásť základných pravidiel emailovej etikety pre odborníkov

Používajte pracovnú e-mailovú adresu

Pracovná e-mailová zvyčajne obsahuje len vaše meno. Nepoužívajte neprofesionálne prezývky, slang, čísla ani nadbytočné slová. Vaša e-mailová adresa je často prvou vecou, ktorú si noví klienti alebo kolegovia všimnú, takže si dávajte pozor, aby ste nezanechali zlý dojem.

Predmet emailu má byť jednoduchý a jasný

Dbajte na to, aby bol predmet krátky a výstižný, a aby určite vyjadroval hlavný účel e-mailu. Nejasný alebo zavádzajúci predmet môže príjemcu odradiť od toho, aby si e-mail prečítal, alebo môže spôsobiť, že ho bude považovať za nevyžiadanú poštu (spam).

Kedy odpovedať všetkým

Kliknutie na tlačidlo „Odpovedať všetkým“ si vždy dobre premyslite. Je nevyhnutné, aby email určený len jednej osobe dostali všetci príjemcovia? Nikto nechce dostávať nevyžiadané emaily. Preto sa uistite, že vaša správa je adresovaná správnej osobe.

Neformálne a formálne oslovenie

Ak je príjemcom nový kolega alebo klient, alebo niekto, koho až tak dobre nepoznáte, uistite sa, že svoj e-mail začnete neutrálnym oslovením (napr. „Vážený (Vážená)...“). Nepoužívajte „Ahoj“ alebo „Čau“ a ani nikoho neoslovujte krstným menom. V závislosti od príjemcu môžete po niekoľkých výmenách emailov začať používať neformálnejšie oslovenia.

Držte sa jednoduchých a klasických typov písma

Držte sa štandardného typu a veľkosti písma vášho emailového klienta. Používanie viacerých typov a farieb písma zhoršuje čitateľnosť emailu a skutoční odborníci sa mu vo všeobecnosti vyhýbajú.

Rozdeľte text na odseky

Ak chcete vo svojom e-maile pokryť viacero tém, rozdeľte ich do odsekov. Ku každému môžete pridať aj malé podnadpisy. E-mail tak bude podstatne čitateľnejší a zrozumiteľnejší.

Nepoužívajte emoji

V pracovných emailoch by ste nemali používať emoji, najmä ak je príjemcom klient alebo niekto, koho až tak dobre nepoznáte.

Nepoužívajte výkričníky

Výkričníky sa majú v pracovných emailoch používať len veľmi zriedkavo. Často vyjadrujú silné emócie, ktoré nemajú miesto v profesionálnej korešpondencii. Vety končiace výkričníkmi je možné nesprávne vnímať aj ako agresívne, preto ich radšej nepoužívajte.

S humorom len opatrne

Používanie humoru v pracovných emailoch nie je samo osebe zlé, avšak koľko ľudí, toľko chutí. Platí to najmä vtedy, keď komunikujete s kolegami alebo klientmi z inej kultúry. To, čo je pre vás zábavné, môže byť pre druhú osobu urážlivé. Humor je najlepšie používať len vtedy, ak príjemcu poznáte veľmi dobre.

Používajte profesionálny podpis

Dobrý emailový podpis je peknou bodkou za každým emailom. Váš podpis musí byť jednoduchý, nepoužívajte priveľa log a uistite sa, že sú uvedené potrebné údaje, napríklad pracovná pozícia, oddelenie, telefón a adresa spoločnosti.

Pred odoslaním email skontrolujte

Bežnou chybou je, že ľudia si emaily pozorne prečítajú až po ich odoslaní. Pred odoslaním si email aspoň raz prečítajte a skontrolujte, či neobsahuje pravopisné a gramatické chyby. Preklepy, nesprávne čísla a iné jazykové chyby môžu zanechať zlý dojem alebo dokonca pripraviť váš podnik o peniaze.

Overenie adresy príjemcu

Ďalšou vecou, na ktorú by ste pred odoslaním emailu nemali nikdy zabudnúť, je skontrolovať emailovú adresu príjemcu. Uistite sa, že email nepošlete nesprávnej osobe.

Pokúste sa odpovedať na email do jedného pracovného dňa

Niekedy môže byť práca náročná, ale vo všeobecnosti sa snažte odpovedať na emaily v priebehu jedného pracovného dňa. Ak nemôžete poskytnúť úplnú odpoveď, pošlite odkaz s vysvetlením, kedy sa príjemcovi ozvete.

Ak ste mimo pracoviska, nastavte si správu Mimo pracoviska (Out of Office, OOO)

Ak niekoľko dní odchádzate z práce, pripravte si správu Mimo pracoviska. To znamená, že ak vám niekto pošle email, dostane automatickú odpoveď s informáciou, že nie ste v práci. Správu Mimo pracoviska môžete prispôsobiť tak, že pridáte dátum vášho návratu alebo dokonca náhradnú kontaktnú osobu.

Ako požiadať zamestnávateľa o zvýšenie mzdy Niekoľko tipov, ako predložiť zamestnávateľovi požiadavky .

 

Súvisiace odkazy:

Ako požiadať zamestnávateľa o zvýšenie mzdy

 

Ďalšie informácie:

Európske dni pracovných príležitostí

Vyhľadať poradcov siete EURES

Pracovné a životné podmienky v krajinách siete EURES

Databáza pracovných miest siete EURES

Služby portálu EURES pre zamestnávateľov

Kalendár podujatí siete EURES

Nadchádzajúce online podujatia

EURES na Facebooku

EURES na Twitteri

EURES na LinkedIn