Erbatax-il regola essenzjali ta’ etikett tal-emails għall-professjonisti

Uża indirizz tal-email professjonali

Indirizz tal-email professjonali normalment jinkludi biss l-isem tiegħek. Evita l-użu ta’ laqmijiet, lingwa informali, numri, jew lingwa li tiġbed l-attenzjoni mhux professjonali. L-indirizz tal-email tiegħek ta’ spiss ikun l-ewwel ħaġa li klijenti jew kollegi ġodda jinnutaw dwarek, għalhekk kun ċert(a) li ma tħallix impressjoni ħażina.

Ikteb linja ta’ suġġett sempliċi u ċara

Żomm il-linja ta’ suġġett tiegħek qasira u diretta, u kun ċert(a) li din tiżvela l-iskop tal-email tiegħek. Linja ta’ suġġett vaga jew qarrieqa tista’ tiskoraġġixxi lir-riċevitur milli jiftaħ l-email tiegħek jew twasslu biex jaħseb li l-messaġġ tiegħek huwa spam.

Kun af meta għandek twieġeb lil kulħadd

Dejjem aħsibha darbtejn qabel ma tagħfas il-buttuna “Reply all”. Ir-riċevituri kollha għandhom bżonn li jirċievu l-email tiegħek jew hija indirizzata lil persuna waħda biss? Ħadd ma jieħu pjaċir jirċievi emails irrilevanti, allura kun ċert(a) li l-messaġġi tiegħek jintbagħtu lill-persuni t-tajba.

Tislimiet familjari vs professjonali

Jekk ir-riċevitur ikun kollega jew klijent ġdid, jew xi ħadd li ma tafux sew, kun ċert(a) li tibda l-email tiegħek b’tislima newtrali (eż. “Għażiż(a)...”). Evita l-użu ta’ “Hi”, “Hiya” jew li tindirizza l-persuna bl-ewwel isem tagħha. Skont min ikun ir-riċevitur, wara ftit skambji, tista’ tibda tuża tislimiet aktar familjari.

Uża fonts sempliċi u klassiċi

Uża l-font standard u d-daqs tal-font tal-klijent li tkun qed tikkomunika miegħu. L-użu ta’ fonts multipli u ta’ kuluri ta’ fonts jista’ jagħmel l-email tiegħek diffiċli biex tinqara u b’mod ġenerali jiġi evitat minn professjonisti serji.

Aqsam it-test f’paragrafi

Jekk tixtieq tkopri diversi suġġetti fl-email tiegħek, aqsamhom f’paragrafi. Inti tista’ wkoll iżżid subintestaturi żgħar għal kull paragrafu. Dan se jagħmel l-email tiegħek aktar faċli biex tinqara u tinftiehem.

Evita l-emojis

L-emojis għandhom jiġu evitati fl-emails tax-xogħol, speċjalment jekk ir-riċevitur tiegħek ikun klijent jew xi ħadd li ma tafux daqshekk sew.

Evita l-punti esklamattivi

Il-marki esklamattivi ftit li xejn għandhom jintużaw f’emails tax-xogħol. Ta’ spiss iwasslu emozzjonijiet qawwija, li mhumiex adegwati għal korrispondenza professjonali. Sentenzi b’punti esklamattivi jistgħu wkoll jiġu interpretati bħala aggressivi, allura jkun aħjar jekk ma tużahomx.

Oqgħod attent(a) kif tuża l-umoriżmu

L-użu tal-umoriżmu fl-emails tax-xogħol mhuwiex ħażin fih innifsu, iżda persuni differenti jsibu affarijiet differenti tad-daħk. Dan huwa partikolarment veru meta tkun qed tikkomunika ma’ kollegi jew ma’ klijenti minn kultura differenti. Dak li għalik hu tad-daħk jaf ikun offensiv għall-persuna l-oħra. L-aħjar li tuża l-umoriżmu biss jekk tkun taf sew lir-riċevitur.

Uża firma professjonali

Firma tajba tal-email hija mod tajjeb biex tirfina l-għeluq ta’ kull email. Żomm il-firma tiegħek sempliċi, evita li tuża wisq logos, u kun ċert(a) li d-dettalji tiegħek, bħar-rwol ta’ impjieg, id-dipartiment, u t-telefon u l-indirizz tal-kumpanija jkunu inklużi.

Agħmel qari tal-provi qabel ma tibgħat email

Żball komuni huwa li dak li jkun jaqra l-emails tiegħu b’attenzjoni biss wara li jkun diġà bagħathom. Aqra l-email tiegħek mill-inqas darba qabel ma tibgħatha biex tiċċekkja għal żbalji fl-ortografija u fil-grammatika. Żbalji ortografiċi, numri ħżiena u żbalji lingwistiċi oħra jistgħu jħallu impressjoni ħażina jew saħansitra jiswew il-flus lill-kumpanija tiegħek.

Erġa’ ċċekkja l-indirizz tar-riċevitur

Ħaġa oħra li dejjem għandek tagħmel qabel ma tagħfas il-buttuna “Send” hija li tiċċekkja l-indirizz tal-email tar-riċevitur. Kun ċert(a) li ma tibgħatx l-email tiegħek lill-persuna l-ħażina.

Ipprova wieġeb fi żmien ġurnata tax-xogħol waħda

Xi drabi jaf ikun hemm wisq xogħol, iżda b’mod ġenerali pprova wieġeb l-emails fi żmien ġurnata tax-xogħol waħda. Jekk ma tistax tipprovdi tweġiba sħiħa, ibgħat messaġġ proviżorju, fejn tispjega meta r-riċevitur se jisma’ mingħandek.

Issettja Out of Office (OOO - Barra mill-Uffiċċju) meta ma tkunx ix-xogħol

Jekk inti se tieħu xi ftit ġranet liv mix-xogħol, issettja messaġġ OOO. B’dan il-mod, jekk xi ħadd jibgħatlek email meta ma tkunx hemm, jirċievi risposta awtomatika li tinfurmah li m’intix xogħol. Tista’ tippersonalizza l-messaġġ OOO tiegħek biex iżżid id-data tar-ritorn tiegħek jew saħansitra persuna ta’ kuntatt alternattiva.

Wasal iż-żmien li titlob lill-impjegatur tiegħek għal żieda fil-paga Uża dawn is-suġġerimenti biex tippreżenta l-każ tiegħek lill-impjegatur tiegħek.

 

Links relatati:

Kif titlob lill-impjegatur tiegħek għal żieda fil-paga

 

Aqra aktar:

Il-Jiem tal-Impjiegi Ewropej

Sib Konsulenti tal-EURES

Kundizzjonijiet tal-ħajja u x-xogħol fil-pajjiżi tal-EURES

Bażi tad-data tal-Impjiegi tal-EURES

Is-servizzi tal-EURES għall-impjegaturi

Il-Kalendarju tal-Avvenimenti tal-EURES

Avvenimenti Online li ġejjin

L-EURES fuq Facebook

L-EURES fuq Twitter

L-EURES fuq LinkedIn