Четиринадесет основни правила на етикета за изпращане на имейли, за професионалисти

Използвайте професионално изглеждащ имейл адрес

Професионално изглеждащият имейл адрес обикновено съдържа само името ви. Избягвайте употребата на непрофесионални прякори, жаргон, цифри или закачлив език. Имейл адресът често е първото, което новите клиенти или колеги забелязват относно вас, така че не оставяйте лошо впечатление.

Напишете проста и ясна тема на съобщението

Старайте се темата да е кратка и съдържателна и да разкрива целта на имейла. Неясна или подвеждаща тема би могла да откаже получателя да отвори имейла или да го накара да помисли, че съобщението ви е спам.

Преценявайте кога да отговорите на всички

Винаги обмисляйте внимателно, преди да натиснете бутона „Отговор до всички“. Трябва ли всички получатели да получат имейла, или той е адресиран само до едно лице? Никой не обича да получава неуместни имейли, затова се уверете, че съобщенията ви се изпращат до подходящите хора.

Неофициален или официален поздрав?

Ако получателят е нов колега или клиент или човек, когото не познавате добре, започнете електронното си съобщение с неутрален поздрав (напр. „Уважаеми/Уважаема...“). Избягвайте да използвате „Здрасти“ или да се обръщате към човека на „ти“ или на собствено име. В зависимост от получателя след няколко разменени писма можете да започнете да използвате по-непринудени поздрави.

Придържайте се към прости и класически шрифтове

Придържайте се към шрифт и размер на шрифта, които са стандартни за вашата програма за електронна поща. Използването на множество шрифтове и цветове може да затрудни прочитането на имейла ви и обикновено се избягва от сериозните професионалисти.

Разделяйте текста на абзаци

Ако искате да разгледате няколко теми в имейла, разделете ги в отделни абзаци. Можете дори да добавяте малки подзаглавия за всяка. Така имейлът ви ще се чете и разбира значително по-лесно.

Избягвайте емоджита

Емоджитата трябва да се избягват в имейлите по работа, особено ако получателят е клиент или човек, когото не познавате добре.

Избягвайте удивителни знаци

Удивителните знаци трябва да се използват много пестеливо в служебните имейли. Те често изразяват силни емоции, които нямат място в професионалната кореспонденция. Изреченията с удивителни знаци също може да се тълкуват погрешно като агресивни, така че е най-добре да не се употребяват.

Внимавайте с хумора

Използването на хумор в служебната електронна кореспонденция не е лошо само по себе си, но за различните хора са смешни различни неща. Това важи с особено голяма сила, когато общувате с колеги или клиенти от друга култура. Забавното за вас може да е обидно за другия човек. Най-добре е да използвате хумор само ако много добре познавате получателя.

Използвайте професионален подпис

Удачният подпис е приятен завършващ щрих за всеки имейл. Използвайте изчистен подпис, избягвайте твърде много логотипи и не забравяйте да включите информация за себе си, като длъжност, отдел, телефон и адрес на фирмата.

Изчитайте за корекция преди изпращането

Честа грешка е хората да четат внимателно своите имейли едва след като са ги изпратили. Прочетете имейла си поне веднъж, преди да го изпратите, за да проверите за правописни и граматически грешки. Печатните грешки, сгрешените числа и други езикови грешки могат да оставят лошо впечатление или дори да струват пари на фирмата ви.

Проверявайте още веднъж адреса на получателя

Друго, което трябва винаги да правите, преди да натиснете бутона „Изпращане“, е да проверите имейл адреса на получателя. Уверете се, че не изпращате имейла си на друг човек.

Опитайте се да отговаряте в рамките на един работен ден

Понякога може да имате твърде много работа, но като цяло се опитвайте да отговаряте на имейлите в рамките на един работен ден. Ако не можете да предоставите пълен отговор, изпратете съобщение за изчакване, с което обяснявате кога ще се свържете с получателя.

Задайте съобщение „Извън офиса“, когато не сте на работа

Ако ще отсъствате от работа няколко дни, задайте съобщение „Извън офиса“. По този начин, ако някой ви изпрати имейл, докато ви няма, ще получи автоматичен отговор, че не сте на работа. Можете да персонализирате съобщението „Извън офиса“, за да добавите датата на връщане или дори резервно лице за връзка.

Време е да поискате от работодателя си увеличение на заплащането? Използвайте тези съвети, за да се обосновете пред работодателя си.

 

Връзки по темата:

Как да поискате от работодателя си увеличение на заплащането

 

Допълнителна информация:

Европейски дни на труда

Намерете съветници на EURES

Условия на живот и труд в страните от EURES

База с данни за работни места на EURES

Услуги на EURES за работодателите

Календар на събитията на EURES

Предстоящи онлайн събития

EURES във Facebook

EURES в Twitter

EURES в LinkedIn