Catorce reglas de etiqueta esenciales para el correo electrónico en el ámbito profesional

Utilice una dirección de correo electrónico profesional

Una dirección de correo electrónico profesional suele incluir solo el nombre. Evite usar apodos poco profesionales, jerga, números o lenguaje rebuscado. Su dirección de correo electrónico suele ser lo primero que los nuevos clientes o compañeros de trabajo advierten sobre usted, así que asegúrese de no causar una mala impresión.

Redacte un asunto sencillo y claro

El asunto debe ser breve y directo, y revelar el propósito del mensaje. Un asunto vago o confuso podría disuadir al destinatario de abrir el mensaje o hacerle pensar que es correo electrónico basura.

Sepa cuándo debe responder a todos

Piénselo dos veces antes de pulsar el botón «Responder a todos». ¿Todos los destinatarios tienen que recibir su correo electrónico, o va dirigido a una sola persona? A nadie le gusta recibir correos electrónicos irrelevantes, por lo que debe asegurarse de enviar sus mensajes a las personas adecuadas.

Saludos informales o profesionales

Si el destinatario es un nuevo compañero o cliente, o alguien que no conoce bien, asegúrese de iniciar su correo electrónico con un saludo neutro (p. ej., «Estimado…»). Evite utilizar «Hola» o «Buenas» o tutear a la otra persona. Dependiendo del destinatario, después de unos cuantos correos puede empezar a utilizar saludos más informales.

Utilice tipos de letra sencillos y clásicos

Utilice el mismo tipo y tamaño de letra estándar que utilice su cliente en el correo. El uso de múltiples tipos de letra y colores puede dificultar la lectura del mensaje, por lo que los profesionales serios suelen evitarlo.

Divida el texto en párrafos

Si desea incluir varios temas en su correo electrónico, divida el texto en párrafos. Incluso puede añadir pequeños subtítulos para cada uno de ellos. De este modo, el mensaje será mucho más fácil de leer y comprender.

Evite los emojis

Los emojis deben evitarse en los correos electrónicos de trabajo, especialmente si el destinatario es un cliente o alguien a quien no se conoce muy bien.

Evite los signos de exclamación

Los signos de exclamación deben utilizarse con mucha moderación en los correos electrónicos de trabajo. A menudo transmiten emociones fuertes, que no tienen cabida en la correspondencia profesional. Las frases con signos de exclamación también pueden malinterpretarse como agresivas, así que es mejor evitarlas.

Tenga cuidado con el humor

Utilizar el humor en los correos electrónicos de trabajo no es malo en sí mismo, pero a cada persona le hacen gracia cosas diferentes. Esto es especialmente cierto cuando se comunica con colegas o clientes de una cultura diferente. Lo que es gracioso para usted puede ser ofensivo para la otra persona. Lo mejor es utilizar el humor solamente cuando se conoce muy bien al destinatario.

Utilice una firma profesional

Una buena firma de correo electrónico es un buen toque final para cualquier mensaje. Sea sencillo, evite utilizar demasiados logotipos y asegúrese de incluir sus datos, como el cargo, el departamento, el teléfono y la dirección de la empresa.

Revise antes de enviar

Un error común es que la gente solo lee detenidamente sus correos electrónicos después de haberlos enviado. Lea su mensaje al menos una vez antes de enviarlo para comprobar si contiene errores ortográficos o gramaticales. Los errores tipográficos, los números equivocados y otros errores lingüísticos pueden dar una mala impresión o incluso costarle dinero a su empresa.

Compruebe la dirección del destinatario

Otra cosa que debe hacer siempre antes de pulsar el botón «Enviar» es comprobar la dirección de correo electrónico del destinatario. Asegúrese de no enviar el mensaje a una persona equivocada.

Intente responder en el plazo de un día hábil

A veces el trabajo puede ser abrumador, pero en general trate de responder a los correos electrónicos en el plazo de un día hábil. Si no puede dar una respuesta completa, envíe un mensaje de espera, explicando al destinatario cuándo tendrá noticias suyas.

Configure una respuesta automática para cuando esté fuera de la oficina

Si va a ausentarse del trabajo durante unos días, configure una respuesta automática. De este modo, si alguien le envía un correo electrónico mientras está ausente, recibirá una respuesta automática informándole de que no está trabajando. Puede personalizar su mensaje para añadir la fecha de su regreso o incluso una persona de contacto alternativa.

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