14 tips för att skriva bra jobbmejl

Använd en professionell e-postadress

Professionella e-postadresser innehåller som regel avsändarens namn. Undvik adresser som består av smeknamn, slangord, siffror eller informella uttryck. Din e-postadress man många gånger vara det första som nya kunder eller kollegor lägger märke till hos dig, så se till att adressen ger ett seriöst intryck.

Skriv en tydlig och enkel rubrik

Rubriken i ämnesraden bör vara kort och koncis. Se till att den beskriver syftet med ditt meddelande. Otydliga eller vilseledande ämnesbeskrivningar kan avskräcka mottagarna från att öppna ditt meddelande eller få dem att tro att det rör sig om skräppost.

Tänk efter innan du använder ”Svara alla”

Tänk efter ordentligt innan du klickar på ”Svara alla”. Ställ dig frågan om alla mottagare verkligen behöver få ditt meddelande, eller om det snarare bör skickas till en enda adressat, eller ett fåtal. Att få ovidkommande e-post är irriterande, så skicka bara ditt meddelande till relevanta personer.

Formella respektive informella hälsningsfraser

Om mottagaren är en ny kollega eller kund, eller någon som du inte känner så bra, bör du inleda meddelandet med en neutral hälsning (på engelska är ”Dear…” ett säkert kort, och på svenska skriver man ofta bara ”Hej!”). Undvik att använda ”Tjena”, ”Hallå där” eller andra informella hälsningar. I Sverige bör du även akta dig för att vara överdrivet formell. Om du skriver på engelska till någon från ett annat land bör du dock undvika att tilltala mottagaren med förnamn. Beroende på vem mottagaren är kan du vanligtvis så småningom börja använda en något mer ledig ton i hälsningarna.

Använd enkla och vedertagna teckensnitt

Håll dig till vanliga och neutrala teckensnitt och teckenstorlekar. En kombination av flera teckensnitt och teckenstorlekar kan göra att meddelandet blir plottrigt och svårläst.

Dela in texten i stycken

Om du vill avhandla flera frågor eller aspekter i ditt meddelande bör du dela in texten i stycken. För större tydlighet kan du även lägga till underrubriker för varje stycke. På så sätt blir ditt meddelande mer lättläst och lättbegripligt.

Undvik emojis

Emojis bör undvikas i arbetsrelaterad e-post, särskilt om mottagaren är en kund eller någon du inte känner så bra.

Missbruka inte utropstecken

Utropstecken bör användas sparsamt i arbetsrelaterad e-post. De används generellt för att ge emfas och förmedla känslor, vilket sällan behövs i arbetsrelaterad e-post. Meningar som avslutas med utropstecken kan också lätt misstolkas som aggressiva, så använd detta tecken med försiktighet.

Skämt – en vanlig fälla

Att använda humor i arbetsrelaterad e-post är inte dåligt i sig, men man bör komma ihåg att alla har olika humor. Detta är särskilt viktigt om du kommunicerar med kollegor eller kunder från andra kulturer. Något som du finner roligt kan en annan person se som opassande eller som en skymf. Det är därför bäst att använda humoristiska inslag endast om du känner mottagaren väl.

Använd en professionell e-postsignatur

En professionell e-postsignatur är ett bra sätt att avsluta dina mejl. Håll signaturen enkel, undvik alltför många logotyper och se till att viktiga uppgifter såsom tjänstetitel, avdelning, telefonnumer och adress finns med.

Läs igenom innan du skickar

Ett vanligt misstag är att man läser igenom sina mejl först när de redan har skickats iväg. Du bör läsa igenom ditt mejl minst en gång innan du skickar det, för att kontrollera formuleringar samt stavning och grammatik. Stavfel, felaktiga sifferuppgifter och andra skrivfel kan ge ett dåligt intryck eller till och med kosta pengar för ditt företag.

Dubbelkolla mottagarens e-postadress

En annan sak som du bör ta för vana att göra varje gång du ska skicka ett mejl är att kontrollera att mottagarens e-postadress är korrekt. Försäkra dig även om att du inte skickar din e-post till fel person.

Försök svara inom en arbetsdag

Ibland kan arbetsbördan vara så överväldigande att man inte hinner med allt, men en bra tumregel är att försöka svara på inkommande e-post inom en arbetsdag. Om du inte kan ge ett fullständigt svar för tillfället kan du ändå skriva ett meddelande där du förklarar situationen och meddelar att du kommer att ge besked vid ett senare tillfälle.

Ställ in ett automatiskt ”Out of Office”-meddelande när du ska iväg

När du ska gå på semester eller inte kan bevaka din e-post av annan anledning kan du ställa in ett automatiskt meddelande som skickas som svar till alla som skriver till dig under tiden då du är borta från kontoret. Du kan anpassa texten i meddelandet och till exempel ange en kollega att kontakta vid brådskande ärenden och/eller ange det datum då du kommer tillbaka.

Börjar det bli dags för löneförhandling? Ta del av våra tips för att löneförhandla med din arbetsgivare.

Relaterade länkar:

Så blir du en bättre löneförhandlare

 

Läs mer:

Europeiska jobbdagar

Hitta Euresrådgivare

Leva och arbeta i Euresländer

Eures jobbdatabas

Eures tjänster för arbetsgivare

Eures evenemangskalender

Kommande evenemang på nätet

Eures på Facebook

Eures på Twitter

Eures på LinkedIn