Fjórtán nauðsynlegar siðareglur í tölvupósti fyrir fagfólk

Notaðu faglegt netfang

Faglegt netfang myndi venjulega einungis innihalda nafnið þitt. Forðastu að nota ófagleg gælunöfn, slangur, tölur eða brellumál. Netfangið þitt er oft það fyrsta sem nýir viðskiptavinir eða samstarfsmenn taka eftir hjá þér, vertu því viss um að þú skiljir ekki eftir slæm áhrif.

Skrifaðu einfalda og skýra efnislínu

Hafðu efnislínuna þína stutta og markvissa og vertu viss um að hún sýni tilgang tölvupóstsins þíns. Óljós eða villandi efnislína gæti hindrað viðtakandann frá því að opna tölvupóstinn þinn eða láta hann halda að skilaboðin þín séu ruslpóstur.

Vertu viss hvenær á að svara öllum

Hugsaðu þig alltaf tvisvar um áður en þú ýtir á hnappinn „Svara öllum“. Þurfa allir viðtakendur að fá tölvupóstinn þinn eða er hann stílaður á einn einstakling? Engum líkar við að fá óviðkomandi tölvupóst, svo vertu viss um að skilaboðin þín séu send til viðeigandi fólks.

Frjálslegur kveðjur á móti faglegu ávarpi

Ef viðtakandinn er nýr samstarfsmaður eða viðskiptavinur, eða einhver sem þú þekkir ekki vel, vertu viss um að þú byrjir tölvupóstinn þinn með hlutlausu ávarpi (t.d. „Kæri…“). Forðastu að nota „Hæ“ eða ávarpa viðkomandi með fornafni þar sem það á ekki við. Eftir nokkur skipti, geturðu byrjað að nota frjálslegri ávarp, en slíkt fer alltaf eftir viðtakanda.

Haltu þig við einfaldar og klassískar leturgerðir

Haltu þig við venjulega leturgerð og leturstærð póstforritsins þíns. Notkun margra leturgerða og leturlita getur gert tölvupóstinn þinn erfiðan aflestrar og er almennt forðast af fagfólki.

Skiptu texta niður í málsgreinar

Ef þú vilt fjalla um nokkur efni í tölvupóstinum þínum, skiptu þeim í málsgreinar. Þú getur jafnvel bætt við litlum undirfyrirsögnum fyrir hvern og einn. Þetta mun gera tölvupóstinn þinn talsvert auðlesanlegri og skiljanlegri.

Forðastu myndtákn

Forðast skal myndtákn í tölvupósti í vinnunni, sérstaklega ef viðtakandinn þinn er viðskiptavinur eða einhver sem þú þekkir ekki mjög vel.

Forðastu upphrópunarmerki

Upphrópunarmerki ætti að nota mjög sparlega í tölvupósti vinnu. Þau flytja oft sterkar tilfinningar, sem hafa engan stað í faglegum bréfaskiptum. Setningar með upphrópunarmerkjum geta líka verið ranglega túlkaðar sem árásargjarnar og því er best að halda sig frá þeim.

Farðu varlega með húmorinn

Að nota húmor í vinnupósti er í sjálfu sér ekki slæmt, en mismunandi fólki finnst mismunandi hlutir fyndnir. Þetta á sérstaklega við þegar þú ert í samskiptum við samstarfsmenn eða viðskiptavini frá öðru menningarsvæði. Það sem er fyndið við þig getur verið móðgandi fyrir aðra manneskju. Það er best að nota húmor aðeins ef þú þekkir viðtakanda mjög vel.

Notaðu faglega undirskrift

Góð tölvupóstundirskrift er fínn lokafrágangur fyrir hvern tölvupóst. Haltu undirskriftinni þinni einfaldri, forðastu að nota of mörg lógó og vertu viss um að upplýsingar þínar, eins og starfshlutverk, deild, símanúmer og heimilisfang fyrirtækis séu innifalin.

Prófarkalestu póstinn áður en þú sendir hann

Algeng mistök eru að fólk les tölvupóstinn sinn vandlega aðeins eftir að hafa sent hann. Lestu tölvupóstinn þinn að minnsta kosti einu sinni áður en þú sendir hann til að athuga hvort stafsetningar- og málfræðivillur finnist. Innsláttarvillur, rangar tölur og aðrar tungumálavillur geta skilið eftir slæm áhrif eða jafnvel kostað fyrirtæki þitt peninga.

Athugaðu heimilisfang viðtakanda tvisvar

Annað sem þú ættir alltaf að gera áður en þú ýtir á „Senda“ hnappinn er að athuga netfang viðtakandans. Gakktu úr skugga um að þú sendir ekki tölvupóstinn þinn á rangan aðila.

Reyndu að svara innan eins virkra dags

Stundum getur vinnan verið yfirþyrmandi, en reyndu almennt að svara tölvupósti innan eins viðskiptadags. Ef þú getur ekki svarað ítarlega skaltu senda biðskilaboð þar sem þú útskýrir hvenær viðtakandinn mun heyra í þér.

Stilltu á „Fjarverandi frá skrifstofu“ (e. Out of Office - OOO) þegar þú ert í burtu frá vinnu

Ef þú ætlar að vera frá vinnu í nokkra daga skaltu stilla á OOO skilaboð. Þannig, ef einhver sendir þér tölvupóst á meðan þú ert í burtu, munu þeir fá sjálfvirkt svar sem tilkynnir þeim að þú sért ekki í vinnunni. Þú getur sérsniðið OOO skilaboðin þín til að bæta við dagsetningu heimkomu þinnar eða jafnvel varatengilið.

Er kominn tími til að biðja vinnuveitanda þinn um launahækkun? Notaðu þessar ráðleggingar til að kynna mál þitt fyrir vinnuveitanda þínum.

 

Tengdir hlekkir:

Svona biður þú vinnuveitanda þinn um launahækkun

 

Nánari upplýsingar:

Evrópskir atvinnudagar

Finna EURES ráðgjafa

Atvinnu- og búsetuskilyrði í EURES-löndum

Vinnugagnagrunnur EURES

Þjónusta EURES fyrir vinnuveitendur

EURES viðburðadagatal

Næstu viðburðir á Netinu

EURES á Facebook

EURES á Twitter

EURES á LinkedIn