Čtrnáct základních pravidel etikety profesionální e-mailové komunikace

Použijte profesionálně znějící e-mailovou adresu

Obvykle pracovní e-mailová adresa obsahuje pouze vaše jméno. Vyhněte se používání e-mailových adres, které zahrnují neprofesionální přezdívky, slangové výrazy, číslice nebo rádobyvtipné formulace. Vaše e-mailová adresa je často první věcí, které si na vás noví klienti nebo kolegové všimnou, takže se snažte nezanechat špatný dojem.

Předmět e-mailu formulujte jednoduše a jasně

Uveďte stručný a věcný předmět e-mailové zprávy, přičemž dbejte na to, aby vyjadřoval účel vašeho e-mailu. Nepřesné nebo zavádějící znění předmětu e-mailové zprávy by mohlo odradit adresáty od otevření vašeho e-mailu nebo by v nich mohlo vzbudit dojem, že se jedná o nevyžádanou poštu.

Zamyslete se nad tím, kdy je vhodné využít funkci „Odpovědět všem“

Před stisknutím tlačítka „Odpovědět všem“ se raději ještě jednou zamyslete. Musí váš e-mail obdržet všichni uvedení příjemci, nebo je adresován pouze jedné osobě? Nikdo nedostává rád e-maily, které se ho netýkají. Ujistěte se proto, že vaše zprávy jsou zasílány osobám, kterým přísluší.

Neformální vs. formální oslovení

Je-li příjemcem nový kolega či klient nebo někdo, koho dobře neznáte, nezapomeňte svůj e-mail zahájit neutrálním oslovením (např. „Vážený/Vážená ...“). Nepoužívejte výrazy jako „Ahoj“, „Ahojky“, ani oslovení křestním jménem. V závislosti na příjemci můžete po několika e-mailových výměnách začít používat méně formální oslovení.

Držte se jednoduchých a klasických typů písma

Využívejte v rámci své e-mailové aplikace nejlépe standardní typ a velikost písma. Použití několika typů a barev písma může způsobit obtížnou čitelnost vašeho e-mailu a seriózní profesionálové se obvykle snaží jejich použití vyvarovat.

Rozčleňte text do odstavců

Chcete-li se ve svém e-mailu zabývat několika tématy, rozdělte text do odstavců. Každý odstavec může být dokonce uveden stručným nadpisem. Váš e-mail bude díky tomu snáze čitelný a srozumitelný.

Vyhýbejte se používání emotikonů

Emotikonům je třeba se v pracovních e-mailech vyhnout, zejména pokud je příjemcem vašeho e-mailu klient nebo někdo, koho příliš dobře neznáte.

Nepoužívejte vykřičníky

V pracovních e-mailech by měly být vykřičníky používány velmi sporadicky. Často vyjadřují silné emoce, které v pracovní korespondenci nemají místo. Věty obsahující vykřičníky mohou být rovněž nesprávně chápány jako agresivní, proto je lepší se používání vykřičníků vyvarovat.

Humor používejte s opatrností

Používání humoru v pracovních e-mailech není samo o sobě špatné, ale různí lidé mají různý smysl pro humor. To platí zejména tehdy, když komunikujete s kolegy nebo klienty z jiného kulturního prostředí. Něco, co vy považujete za vtipné, může být pro druhou osobu urážlivé. Nejlepší je používat humor pouze tehdy, znáte-li příjemce e-mailu velmi dobře.

Používejte profesionální podpis

Kvalitně zpracovaný e-mailový podpis představuje příjemnou tečku za každou e-mailovou zprávou. Dbejte na to, aby byl váš podpis jednoduchý a nezahrnoval příliš mnoho log, a ujistěte se, že obsahuje vaše údaje, jako je pracovní role, oddělení, telefon a adresa společnosti.

Před odesláním si e-mail znovu pročtěte

Lidé často chybují v tom, že si své e-maily pečlivě přečtou až po jejich odeslání. Svůj e-mail si po sobě nejméně jednou přečtěte ještě před jeho odesláním, abyste mohli opravit případné pravopisné a gramatické chyby. Překlepy, chybně uvedená čísla a jiné jazykové chyby mohou zanechat špatný dojem nebo dokonce způsobit vaší společnosti finanční ztráty.

Překontrolujte adresu příjemce

Dalším krokem, který byste měli před stisknutím tlačítka „Odeslat“ vždy učinit, je zkontrolovat e-mailovou adresu příjemce. Ujistěte se, že svůj e-mail nezasíláte nesprávné osobě.

Pokuste se odpovědět ve lhůtě jednoho pracovního dne

Někdy můžete být zahlceni prací, ale obecně se snažte odpovídat na e-maily během jednoho pracovního dne. Nemůžete-li poskytnout vyčerpávající odpověď okamžitě, zašlete zprávu s prosbou o strpení a uveďte, kdy od vás příjemce může očekávat odpovídající reakci.

Na dobu vaší nepřítomnosti nastavte funkci „Mimo kancelář“

V případě, že plánujete několikadenní volno, nastavte automatické zasílání zprávy „Mimo kancelář“. Pokud vám následně někdo zašle e-mail v době, kdy jste mimo kancelář, obdrží automaticky odpověď informující o tom, že nejste v práci. Zprávu o vaší nepřítomnosti můžete upravit tak, aby obsahovala datum vašeho návratu, nebo dokonce kontaktní údaje osoby, která vás zastupuje.

Nastal čas požádat zaměstnavatele o zvýšení platu? Při vyjednávání se svým zaměstnavatelem můžete využít některé z těchto tipů.

 

Související odkazy:

Jak požádat zaměstnavatele o zvýšení platu

 

Další informace:

Evropské dny pracovních příležitostí

Najděte si svého poradce EURES

Životní a pracovní podmínky v zemích sítě EURES

Databáze pracovních míst na portálu EURES

Služby sítě EURES pro zaměstnavatele

Kalendář akcí EURES

Připravované on-line akce

EURES na Facebooku

EURES na Twitteru

EURES na LinkedIn