Fjorten viktige regler for e-postetikette for yrkesutøvere

Bruk en profesjonell e-postadresse

En profesjonell e-postadresse vil normalt bare inneholde navnet ditt. Unngå å bruke useriøse kallenavn, slang, tall eller gimmickaktig språk. E-postadressen er ofte det første nye kunder eller kolleger legger merke til om deg, så sørg for at du ikke etterlater et dårlig inntrykk.

Skriv en enkel og oversiktlig emnelinje

Hold emnelinjen kort og saklig, og sørg for at den reflekterer formålet med e-posten. En vag eller misvisende emnelinje kan avskrekke mottakeren fra å åpne e-posten eller få dem til å tro at meldingen er spam.

Vær oppmerksom på å ikke svare alle ved en feiltakelse

Tenk deg alltid godt om før du klikker på «Svar alle»-knappen. Er det nødvendig at alle mottakerne mottar e-posten din eller er den adressert til kun én person? Ingen liker å motta irrelevante e-poster, så vær oppmerksom på at meldingene dine kun sendes til de rette personene.

Uformelle vs profesjonelle hilsener

Hvis mottakeren er en ny kollega eller klient, eller noen du ikke kjenner veldig godt, bør du starte e-posten med en nøytral hilsen (f.eks. «Kjære ...»). Unngå å bruke «Hei», «Hei sann» eller henvende deg til personen med fornavn. Avhengig av mottakeren, kan du bruke mer uformelle hilsener etter noen utvekslinger.

Bruk enkle og klassiske fonter

Hold deg til e-postklientens standardfont og skriftstørrelse. Bruk av flere fonter og skriftfarger kan gjøre e-posten vanskelig å lese og unngås generelt av seriøse yrkesutøvere.

Del opp teksten i avsnitt

Hvis du ønsker å dekke flere emner i en e-post, kan du dele dem inn i avsnitt. Du kan til og med legge til små underoverskrifter for hvert emne. Dette vil gjøre e-posten betydelig enklere å lese og forstå.

Unngå emojis

Emojis bør unngås i e-poster i jobbsammenheng, spesielt hvis mottakeren er en klient eller noen du ikke kjenner spesielt godt.

Unngå utropstegn

Utropstegn bør brukes svært sparsomt i jobbe-poster. De formidler ofte sterke følelser, noe som ikke hører hjemme i profesjonell korrespondanse. Setninger med utropstegn kan dessuten misforstås som aggressive, og det er derfor best å holde seg unna dem.

Vær forsiktig med humor

Humor i jobbe-poster er ikke feil i seg selv, men forskjellige mennesker synes forskjellige ting er morsomme. Dette gjelder særlig når du kommuniserer med kolleger eller kunder fra en annen kultur. Det som kan virke morsomt for deg, kan virke støtende for en annen person. Av den grunn er det best å bare bruke humor hvis du kjenner mottakeren veldig godt.

Bruk en profesjonell signatur

En god e-postsignatur tar seg godt ut og er prikken over i-en i enhver e-post. Hold signaturen enkel, unngå bruk av for mange logoer og sørg for at relevante opplysninger som jobbrolle, avdeling, firmatelefon og adresse er inkludert.

Les korrektur før avsending

En vanlig feil folk gjør, er at de leser e-postene nøye først etter at de er sendt. Les gjennom e-posten minst én gang før du sender den, for å se etter stave- og grammatikkfeil. Skrivefeil, tallfeil og andre språkfeil kan gi et dårlig inntrykk eller til og med koste bedriften penger.

Dobbeltsjekk mottakerens adresse

En annen ting du alltid bør gjøre før du klikker på «Send», er å sjekke mottakerens e-postadresse. Forsikre deg om at du ikke sender e-posten til feil person.

Prøv å svare innen én virkedag

Noen ganger kan arbeidet være overveldende, som en regel bør du likevel prøve å svare på e-poster innen én virkedag. Hvis du ikke har muligheten til å gi et fullstendig svar, kan du sende en melding som forklarer når mottakeren vil høre fra deg.

Sett en fraværsmelding (automatisk svar) når du er borte fra arbeidet

Hvis du skal ha fri fra jobben i noen dager, er det viktig å sette opp automatiske svar. Hvis noen sender deg en e-post mens du er borte, sikrer dette at de vil motta et automatisk svar som informerer dem om at du ikke er på jobb. Du kan konfigurere den automatiske svarmeldingen til å inneholde informasjon om din returdato eller til og med en reservekontaktperson.

Er det på tide å be arbeidsgiveren om en lønnsøkning? Bruk disse tipsene for å legge frem saken din for arbeidsgiveren.

 

Relevante lenker:

Slik ber du arbeidsgiveren din om en lønnsøkning

 

Les mer:

Europeiske jobbdager

Finn EURES-rådgivere

Leve- og arbeidsvilkår i EURES-landene

EURES' jobbdatabase

EURES' tjenester for arbeidsgivere

EURES' aktivitetskalender

Kommende arrangementer på nett

EURES på Facebook

EURES på Twitter

EURES på LinkedIn