Quattordici regole essenziali di etichetta per la posta elettronica destinate ai professionisti

Utilizza un indirizzo di posta elettronica professionale

Un indirizzo di posta elettronica professionale dovrebbe contenere in genere solo il tuo nome. Evita l’uso di soprannomi poco professionali, gergo, numeri o un linguaggio poco elegante. Il tuo indirizzo e-mail è spesso la prima cosa che noteranno di te i nuovi clienti o colleghi, quindi assicurati di non dare una cattiva impressione.

Scrivi la riga dell’oggetto in modo semplice e chiaro

Fai in modo che la riga dell’oggetto sia breve e vada dritto al punto, e assicurati che riveli lo scopo del tuo messaggio di posta elettronica. Una descrizione vaga o fuorviante potrebbe dissuadere il destinatario dall’aprire la tua e-mail o far pensare che il tuo messaggio sia spam.

Cerca di sapere quando conviene rispondere a tutti

Pensaci sempre due volte prima di premere il pulsante «Rispondi a tutti». Il tuo messaggio di posta elettronica è destinato a tutti o è indirizzato a una sola persona? A nessuno piace ricevere messaggi di posta elettronica irrilevanti, quindi assicurati che i tuoi messaggi siano inviati alle persone giuste.

Saluti informali vs saluti professionali

Se il destinatario è un nuovo collega o cliente oppure una persona che non conosci bene, assicurati di iniziare la tua e-mail con un saluto neutro (ad esempio «Gentile...»). Evita di utilizzare «Ciao», «Salve» o di rivolgerti alla persona direttamente con il suo nome. A seconda del destinatario, dopo qualche scambio, potrai iniziare a usare saluti più informali.

Usa caratteri semplici e classici

Mantieni il carattere e la dimensione dei caratteri standard predefiniti del tuo client di posta. L’uso di molteplici caratteri e colori può rendere la tua e-mail difficile da leggere ed è generalmente evitato da professionisti seri.

Suddividi il testo in paragrafi

Se vuoi trattare più argomenti nel tuo messaggio di posta elettronica, suddividili in punti. Per ognuno di essi è possibile aggiungere anche brevi sottopunti. In tal modo, la tua e-mail sarà significativamente più facile da leggere e comprendere.

Evita emoji

Nelle e-mail di lavoro sarebbe opportuno evitare le emoji, soprattutto se il destinatario è un cliente o qualcuno che non conosci molto bene.

Evita i punti esclamativi

I punti esclamativi dovrebbero essere utilizzati con grande moderazione nei messaggi di posta elettronica di lavoro. Spesso veicolano emozioni forti, che non trovano riscontro nella corrispondenza professionale. Le frasi con punti esclamativi possono anche essere erroneamente interpretate come aggressive, per cui è meglio evitarle.

Fai attenzione all’umorismo

L’umorismo nelle e-mail di lavoro non è una cosa negativa di per sé, ma non a tutti può divertire la stessa cosa. Ciò vale in particolare quando si comunica con colleghi o clienti di una cultura diversa. Ciò che è divertente per te potrebbe essere offensivo per l’altra persona. Meglio utilizzare l’umorismo quando si conosce molto bene il destinatario.

Utilizza una firma professionale

Una buona firma di posta elettronica è il tocco finale di ogni e-mail. Usa un formato di firma semplice evitando un numero eccessivo di loghi e assicurati che siano inclusi i tuoi dati, ad esempio il tuo ruolo, dipartimento, telefono e indirizzo aziendali.

Rileggi prima dell’invio

In genere le persone commettono l’errore di leggere attentamente le loro e-mail solo dopo averle inviate. Leggi il tuo messaggio di posta elettronica almeno una volta prima di inviarlo per verificare la presenza di errori di ortografia e grammatica. Refusi, numeri errati e altri errori linguistici possono lasciare una cattiva impressione o persino costare caro all’azienda.

Verifica due volte l’indirizzo del destinatario

Un’altra cosa che dovresti sempre fare prima di premere il pulsante «Invia» è verificare l’indirizzo di posta elettronica del destinatario. Assicurati di non inviare il tuo messaggio di posta elettronica alla persona sbagliata.

Cerca di rispondere entro un giorno lavorativo

A volte sarai oberato a causa del lavoro, ma in generale cerca di rispondere ai messaggi di posta elettronica entro un giorno lavorativo. Se non riesci proprio a rispondere integralmente, invia comunque un messaggio indicando quando il destinatario riceverà da te ulteriori informazioni.

Imposta un messaggio di «Fuori sede» quando sei assente dal lavoro

Se non lavori per qualche giorno, imposta un messaggio di «Fuori sede». In questo modo se qualcuno ti invierà una e-mail mentre sei via, riceverà una risposta automatica che lo informerà che non sei al lavoro. Puoi personalizzare la risposta automatica aggiungendo la data del tuo rientro o persino un referente che ti sostituisce.

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