Viestien lähettämisen 14 sääntöä

Käytä uskottavaa sähköpostiosoitetta

Asiallinen sähköpostiosoite sisältää yleensä vain henkilön nimen. Vältä sähköpostiosoitteessa lempinimeä, slangia, numeroita tai kielellistä kikkailua. Sähköpostiosoite on usein ensimmäinen tieto, jonka uudet asiakkaat tai työtoverit saavat henkilöstä. Varmista, ettei siitä jää huonoa mielikuvaa.

Nimeä viestisi aihe yksinkertaisesti ja selkeästi

Pidä otsikko lyhyenä ja varmista, että siitä ilmenee asia, jota sähköposti koskee. Epämääräisesti tai harhaanjohtavasti nimetty viesti voi estää vastaanottajaa avaamasta sähköpostia. Hän voi myös luulla viestiä roskapostiksi.

Mieti, milloin vastaat kaikille

Mieti aina kahdesti, ennen kuin painat vastaa kaikille -painiketta. Tarvitseeko kaikkien vastaanottajien saada viestisi vai onko se osoitettu vain yhdelle henkilölle? Kukaan ei halua saada itselle merkityksetöntä sähköpostia, joten varmista, että viestisi menevät niille vastaanottajille, joita asia koskee.

Tervehditkö tuttavallisesti vai neutraalisti

Jos lähetät viestin uudelle kollegalle, asiakkaalle tai henkilölle, jota et tunne hyvin, tervehdi sähköpostiviestin alussa neutraalisti (esim. ”Hyvä vastaanottaja”). Vältä käyttämästä tervehdyksiä ”Moi” tai ”Terve” tai puhuttelemasta henkilöä etunimellä. Voit alkaa tervehtiä tuttavallisemmin muutaman viestin jälkeen vastaanottajasta riippuen.

Käytä yksinkertaista ja perinteistä kirjasintyyppiä

Käytä asiakaspostituksissa vakiotyyppistä kirjasinlajia ja -kokoa. Monenlaisten kirjasinlajien ja värien käyttäminen tekstissä voi vaikeuttaa lukemista, ja yleensä ammattilaiset välttävät sellaista.

Jaa teksti kappaleisiin

Jos haluat käsitellä sähköpostiviestissäsi useita aiheita, jaa ne eri kappaleisiin. Voit myös nimetä kappaleet väliotsikoin. Tämä helpottaa huomattavasti viestin lukemista ja ymmärtämistä.

Vältä emojeja

Emojien käyttöä työviesteissä on vältettävä, etenkin jos vastaanottajasi on asiakas tai henkilö, jota et tunne kovin hyvin.

Vältä huutomerkkejä

Työsähköposteissa tulisi käyttää huutomerkkejä hyvin vähän. Ne ilmaisevat usein voimakkaita tunteita, jotka eivät kuulu asialliseen kirjeenvaihtoon. Lauseet, joissa on huutomerkkejä, voidaan myös tulkita aggressiivisiksi. Siksi on parasta olla käyttämättä niitä.

Huumoria harkiten

Huumorin käyttö sähköpostiviesteissä ei ole itsessään huonoa, mutta eri ihmiset pitävät eri asioita hauskoina. Tämä pätee erityisesti silloin, kun olet yhteydessä eri kulttuuria edustaviin kollegoihin tai asiakkaisiin. Se, mikä on sinusta hauskaa, voi olla toisesta loukkaavaa. Huumoria kannattaa käyttää vain, jos tunnet vastaanottajan hyvin.

Miten päätät viestin?

Viestin päättäminen miellyttävästi viimeistelee jokaisen sähköpostiviestin. Kirjoita nimesi yksinkertaisesti, vältä liiallista logojen käyttöä ja varmista, että viestistä ilmenevät sinua koskevat tiedot, kuten tehtävä ja osasto, sekä yrityksen puhelinnumero ja osoite.

Lue ennen kuin lähetät

Yleinen virhe on lukea sähköpostiviesti huolellisesti vasta sitten, kun se on jo lähetetty. Lue sähköpostiviesti vähintään kerran ennen sen lähettämistä tarkistaaksesi kirjoitusvirheet ja kielioppivirheet. Kirjoitus- ja numerovirheet sekä muunlaiset kielivirheet voivat antaa huonon vaikutelman tai jopa aiheuttaa yritykselle kuluja.

Tarkista vastaanottajan osoite kahteen kertaan

Toinen tarkistettava asia aina ennen viestin lähettämistä on vastaanottajan sähköpostiosoite. Varmista, että et lähetä viestiäsi väärälle henkilölle.

Yritä vastata yhden työpäivän kuluessa

Vaikka työ voi olla joskus kuormittavaa, sähköpostiviesteihin tulisi pyrkiä vastaamaan yhden työpäivän kuluessa. Jos et pysty vastaamaan kaikkeen kerralla, ilmoita tästä ja kerro, milloin palaat asiaan.

Poissaoloviesti päälle, kun et ole töissä

Jos et ole töissä muutamaan päivään, laita poissaoloviesti päälle. Jos joku lähettää poissa ollessasi sähköpostiviestin, hän saa automaattisen vastauksen, jossa kerrotaan, että et ole tavoitettavissa. Voit muokata poissaoloviestiä ja lisätä siihen paluupäivän tai sijaisenasi toimivan henkilön nimen.

Onko tullut aika pyytää lisää palkkaa? Näiden vinkkien avulla voit esitellä asian työnantajallesi.

 

Aiheeseen liittyviä linkkejä:

Miten pyytää lisää palkkaa

 

Lisätietoja:

Euroopan työpaikkapäivät

Etsi EURES-neuvojaa

Eläminen ja työskentely EURES-maissa

EURESin työpaikkatietokanta

EURES-palvelut työnantajille

EURESin tapahtumakalenteri

Tulevat online-tapahtumat

EURES Facebookissa

EURES Twitterissä

EURES LinkedInissä