Veertien essentiële etiquetteregels voor zakelijke mails

Gebruik een professioneel e-mailadres

Een professioneel e-mailadres bevat doorgaans alleen je naam. Vermijd het gebruik van onprofessionele bijnamen, slang, getallen of overdreven taalgebruik. Je e-mailadres is vaak het eerste wat nieuwe klanten of collega’s van jou te zien krijgen, dus zorg ervoor dat je geen slechte indruk wekt.

Schrijf een eenvoudige en duidelijke onderwerpregel

Houd je onderwerpregel kort en to the point en zorg ervoor dat het doel van je e-mail duidelijk wordt. Een mail met een vage of misleidende onderwerpregel wordt vaak niet geopend en kan als spam overkomen.

Reply all

Denk altijd goed na voordat je op de reply-all-knop klikt. Moeten echt alle ontvangers jouw e-mail krijgen of is deze aan slechts één persoon gericht? Niemand ontvangt graag onnodige e-mails, dus zorg ervoor dat je berichten alleen naar de juiste personen stuurt.

Begroeting

Is de ontvanger een nieuwe collega of cliënt of iemand die je niet goed kent? Begin je e-mail dan met een neutrale begroeting (b.v. “Geachte...”). Schrijf dus niet “Hoi” of “Hé” en spreek de persoon niet bij zijn of haar voornaam aan. Afhankelijk van de ontvanger kun je na meerdere mails beginnen met meer informele begroetingen.

Gebruik eenvoudige, klassieke lettertypen

Gebruik het standaardlettertype en de lettergrootte van je e-mailclient. Door het gebruik van meerdere lettertypes en kleuren wordt je e-mail moeilijk leesbaar. Vermijd dit liever in zakelijke e-mails.

Deel de tekst in in alinea’s

Als je in je e-mail verschillende onderwerpen wilt behandelen, splits de tekst dan op in alinea’s. Je kunt ook kopjes toevoegen voor de verschillende onderwerpen. Hierdoor wordt je e-mail veel beter leesbaar.

Gebruik geen emoji’s

Het is beter om in zakelijke e-mails geen emoji’s te gebruiken, vooral als de ontvanger een klant is of iemand die je niet goed kent.

Gebruik geen uitroeptekens

Wees zuinig met uitroeptekens in zakelijke e-mails. Zij brengen vaak sterke emoties over, die niet op hun plaats zijn in zakelijke correspondentie. Zinnen met uitroeptekens kunnen ook agressief overkomen, dus gebruik ze liever niet.

Pas op met humor

Humor in zakelijke e-mails is op zich niet verkeerd, maar niet iedereen heeft hetzelfde gevoel voor humor. Dit geldt vooral als je communiceert met collega’s of klanten met een andere culturele achtergrond. Wat jij grappig vindt kan beledigend zijn voor een ander. Gebruik humor alleen als je de ontvanger goed kent.

Gebruik een professionele e-mailhandtekening

Een goede e-mailhandtekening vormt de juiste afsluiting van je e-mail. Houd je handtekening eenvoudig, gebruik niet te veel logo’s en zorg ervoor dat je contactgegevens en je functie en afdeling duidelijk worden vermeld.

Lees je mail nog eens door

Een veelvoorkomende fout is dat mensen hun e-mails pas na het versturen zorgvuldig doorlezen. Controleer je e-mail vóór het versturen ten minste één keer op spelfouten en grammaticale fouten. Typfouten, verkeerde cijfers en taalfouten kunnen een slechte indruk wekken of je bedrijf zelfs geld kosten.

Controleer het adres van de ontvanger

Controleer in elk geval het adres van de ontvanger voordat je op “Verzenden” klikt. Zo zorg je ervoor dat je e-mail niet bij de verkeerde persoon belandt.

Probeer binnen één werkdag te antwoorden

Ook al heb je het soms druk: probeer e-mails binnen één werkdag te beantwoorden. Als je geen volledig antwoord kunt geven, stuur dan een voorlopig antwoord waarin je de ontvanger meedeelt wanneer deze nader bericht krijgt.

Out of office-bericht

Ben je een aantal dagen niet op je werk? Stel dan een out of office-bericht in. Zo krijgt iemand die je een e-mail stuurt terwijl je weg bent, automatisch antwoord en bericht dat je niet aan het werk bent. In je out of office-bericht kun je de datum van je terugkeer en de contactgegevens van je vervanger opnemen.

Salarisverhoging vragen? Zo doe je dat! Tips voor onderhandelingen met je werkgever.

 

Links:

Salarisverhoging vragen? Zo doe je dat!

 

Meer informatie:

Europese banendagen

Zoek een EURES-adviseur

Leven en werken in EURES-landen

EURES-vacaturebank

EURES-diensten voor werkgevers

EURES-evenementenkalender

Komende online-evenementen

EURES op Facebook

EURES op Twitter

EURES op LinkedIn