Vierzehn wesentliche Regeln der E-Mail-Etikette im Beruf

Eine berufliche E-Mail-Adresse verwenden

Eine für berufliche Zwecke verwendete E-Mail-Adresse enthält in der Regel nur Ihren Namen. Vermeiden Sie es, unprofessionelle Spitznamen, umgangssprachliche Wörter, Zahlen oder alberne Sprache zu verwenden. Ihre E-Mail-Adresse ist häufig das Erste, was neue Kunden oder Kollegen von Ihnen sehen. Achten Sie also darauf, dass Sie keinen schlechten Eindruck hinterlassen.

Eine einfache und klare Betreffzeile schreiben

Halten Sie Ihre Betreffzeile kurz und knapp und sorgen Sie dafür, dass der Zweck Ihrer E-Mail erkennbar ist. Eine vage oder irreführende Betreffzeile könnte den Empfänger davon abhalten, Ihre E-Mail zu öffnen, oder ihn veranlassen, Ihre Nachricht als Spam zu verwerfen.

Wann „allen antworten“ wählen

Überlegen Sie immer lieber noch einmal, bevor Sie auf „allen antworten“ klicken. Müssen alle Empfänger Ihre E-Mail erhalten, oder ist sie eigentlich nur an eine Person gerichtet? Niemand bekommt gerne irrelevante E-Mails; achten Sie daher darauf, dass Sie Ihre Mitteilungen nur an die richtigen Personen senden.

Förmliche oder nicht förmliche Anrede

Wenn es sich bei dem Empfänger um einen neuen Kollegen oder Kunden oder um eine Person handelt, die Sie nicht gut kennen, achten Sie darauf, dass Sie Ihre E-Mail mit einer neutralen Anrede beginnen (z. B. „Sehr geehrte/r ...“). Vermeiden Sie „Hallo“, „Servus“ und das Ansprechen der Person mit ihrem Vornamen. Je nach Empfänger können Sie nach einem gewissen Kontakt dann mit einer weniger förmlichen Anrede beginnen.

Verwenden Sie einfache und übliche Schriftarten

Wählen Sie die Standardschrift und -schriftgröße Ihres E-Mail-Programms. Die Verwendung mehrerer Schriftarten und von Farben kann Ihre E-Mail schwer lesbar machen und wird im beruflichen Umfeld im Allgemeinen vermieden.

Text in Absätze unterteilen

Wenn Sie in Ihrer E-Mail mehrere Themen ansprechen möchten, tun Sie dies in separaten Absätzen. Sie können sogar jeweils eine kurze Überschrift hinzufügen. Dadurch wird Ihre E-Mail wesentlich leichter lesbar und verständlicher.

Emojis vermeiden

Emojis sollten in beruflichen E-Mails vermieden werden, insbesondere wenn Ihr Empfänger ein Kunde oder eine Person ist, die Sie nicht sehr gut kennen.

Ausrufezeichen vermeiden

In arbeitsbezogenen E-Mails sollten Ausrufezeichen sehr sparsam verwendet werden. Sie stehen häufig für starke Emotionen, die keinen Platz in der beruflichen Korrespondenz haben. Sätze mit Ausrufezeichen können auch als aggressiv missverstanden werden, sodass es am besten ist, sie gar nicht erst zu verwenden.

Seien Sie vorsichtig mit Humor

Die Verwendung von Humor in beruflichen E-Mails ist an sich nicht schlecht, aber unterschiedliche Menschen finden unterschiedliche Dinge lustig. Dies gilt insbesondere, wenn Sie mit Kollegen oder Kunden mit einem anderen kulturellen Hintergrund kommunizieren. Was für Sie lustig ist, könnte für die andere Person anstößig sein. So sollten Sie nur dann humorvoll sein, wenn Sie den Empfänger sehr gut kennen.

Eine berufliche Unterschrift verwenden

Eine gute E-Mail-Signatur ist ein schöner Abschluss einer jeden E-Mail. Halten Sie Ihre Signatur schlicht, vermeiden Sie zu viele Logos und achten Sie darauf, dass Ihre Angaben wie Funktion, Abteilung, Telefon und Anschrift des Unternehmens enthalten sind.

Vor dem Absenden nochmals durchlesen

Es kommt häufig vor, dass Menschen ihre E-Mails erst dann sorgfältig lesen, wenn sie sie schon abgeschickt haben. Sie sollten Ihre E-Mail vor dem Absenden mindestens noch einmal durchlesen, um Rechtschreib- und Grammatikfehler korrigieren zu können. Tippfehler, falsche Zahlen und andere sprachliche Fehler können einen schlechten Eindruck hinterlassen oder sogar Ihr Unternehmen Geld kosten.

Anschrift des Empfängers zweimal kontrollieren

Was Sie außerdem stets tun sollten, bevor Sie auf „Absenden“ klicken, ist, die E-Mail-Adresse des Empfängers zu überprüfen. Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihre E-Mail nicht an die falsche Person senden.

Bemühen Sie sich, binnen eines Arbeitstages zu antworten

Manchmal stecken wir bis über beide Ohren in Arbeit, dennoch sollten Sie im Allgemeinen versuchen, E-Mails innerhalb eines Arbeitstages zu beantworten. Wenn Sie keine vollständige oder abschließende Antwort geben können, senden Sie eine kurze Nachricht, in der Sie mitteilen, wann der Empfänger von Ihnen hören wird.

Richten Sie eine Abwesenheitsmeldung ein, wenn Sie nicht erreichbar sind

Wenn Sie für ein paar Tage nicht bei der Arbeit sind, sollten Sie eine Out-of-Office-Meldung einrichten. So wird jemand, der Ihnen während Ihrer Abwesenheit eine E-Mail schickt, automatisch eine Antwort erhalten, in der mitgeteilt wird, dass Sie derzeit nicht an Ihrem Arbeitsplatz sind. Sie können Ihre Abwesenheitsmeldung individuell anpassen und das Datum Ihrer Rückkehr oder sogar Angaben zu einer Vertretungsperson hinzufügen.

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