Δεκατέσσερις θεμελιώδεις κανόνες καλής συμπεριφοράς στην επαγγελματική επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Χρησιμοποιήστε μια επαγγελματική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Μια επαγγελματική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει κανονικά να περιλαμβάνει μόνο το όνομά σας. Αποφύγετε τη χρήση μη επαγγελματικών ψευδωνύμων, γλώσσας αργκό, αριθμών ή εξεζητημένης φρασεολογίας. Η ηλεκτρονική σας διεύθυνση είναι συχνά το πρώτο πράγμα που παρατηρούν νέοι πελάτες ή συνάδελφοι σχετικά με εσάς, άρα βεβαιωθείτε ότι δεν αφήνετε κακή εντύπωση.

Συντάξτε ένα απλό και σαφές θέμα

Κρατήστε το θέμα σας σύντομο και περιεκτικό και βεβαιωθείτε ότι αποδίδει τον σκοπό του ηλεκτρονικού σας μηνύματος. Ένα ασαφές ή παραπλανητικό θέμα θα μπορούσε να αποθαρρύνει τον παραλήπτη από το να ανοίξει το μήνυμά σας ή να τον κάνει να θεωρήσει ότι το μήνυμά σας εντάσσεται στην κατηγορία των ανεπιθύμητων.

Να γνωρίζετε πότε πρέπει να απαντάτε σε όλους

Να το σκέφτεστε πάντα καλά, προτού πατήσετε το κουμπί «Απάντηση σε όλους». Είναι ανάγκη να λάβουν το ηλεκτρονικό σας μήνυμα όλοι οι παραλήπτες ή το μήνυμα απευθύνεται σε ένα μόνο άτομο; Σε κανέναν δεν αρέσει να λαμβάνει άσχετα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, γι’ αυτό βεβαιωθείτε ότι τα μηνύματά σας αποστέλλονται στα κατάλληλα άτομα.

Φιλική έναντι επαγγελματικής προσφώνησης

Αν παραλήπτης είναι ένας νέος συνάδελφος ή πελάτης, ή κάποιος που δεν γνωρίζετε καλά, βεβαιωθείτε ότι ξεκινάτε το ηλεκτρονικό σας μήνυμα με ουδέτερη προσφώνηση (π.χ. «Αγαπητέ/ή…»). Αποφύγετε τις επιλογές τύπου «Γεια» ή «Γεια σου» ή τη χρήση του μικρού ονόματος του ατόμου στο οποίο απευθύνεστε. Ανάλογα με τον παραλήπτη, έπειτα από μερικές ανταλλαγές μηνυμάτων, μπορείτε να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε λιγότερο επίσημες προσφωνήσεις.

Περιοριστείτε σε απλές και κλασικές γραμματοσειρές

Περιοριστείτε στην τυποποιημένη γραμματοσειρά και στο μέγεθος της γραμματοσειράς που χρησιμοποιεί στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ο πελάτης σας. Η χρήση πολλαπλών γραμματοσειρών και χρωμάτων γραμματοσειράς μπορεί να καταστήσει δύσκολη την ανάγνωση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και, σε γενικές γραμμές, πρόκειται για πρακτική που οι σοβαροί επαγγελματίες αποφεύγουν.

Διαρθρώστε το κείμενο σε παραγράφους

Εάν θέλετε να καλύψετε διάφορα θέματα στο email σας, χωρίστε τα σε παραγράφους. Μπορείτε μάλιστα να προσθέσετε μικρές υποκεφαλίδες για καθένα από αυτά. Με αυτόν τον τρόπο, διευκολύνετε σημαντικά την ανάγνωση και την κατανόηση του μηνύματός σας.

Αποφύγετε τη χρήση emoji

Τα emoji θα πρέπει να αποφεύγονται στα επαγγελματικά ηλεκτρονικά μηνύματα, ιδίως εάν ο παραλήπτης σας είναι πελάτης ή κάποιος που δεν γνωρίζετε πολύ καλά.

Αποφύγετε τη χρήση θαυμαστικών

Τα θαυμαστικά θα πρέπει να χρησιμοποιούνται με πολλή φειδώ στα ηλεκτρονικά μηνύματα που σχετίζονται με την εργασία σας. Συχνά μεταδίδουν έντονα συναισθήματα, τα οποία δεν έχουν καμία θέση στην επαγγελματική αλληλογραφία. Οι προτάσεις με θαυμαστικά μπορεί επίσης να παρερμηνευτούν ως επιθετικές, οπότε είναι προτιμότερο να απέχετε από τη χρήση τους.

Προσοχή στο χιούμορ

Η χρήση χιούμορ σε επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι κακή εξ ορισμού, αλλά δεν είναι όλα για όλους το ίδιο αστεία. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν επικοινωνείτε με συναδέλφους ή πελάτες που προέρχονται από διαφορετικά πολιτισμικά υπόβαθρα. Αυτό που μπορεί να θεωρείτε εσείς διασκεδαστικό μπορεί να είναι προσβλητικό για κάποιον άλλο. Η χρήση χιούμορ είναι προτιμότερη μόνο αν γνωρίζετε πολύ καλά τον παραλήπτη.

Χρησιμοποιήστε επαγγελματική υπογραφή

Μια καλή υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συνιστά μια ωραία τελευταία πινελιά για κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Φροντίστε η υπογραφή σας να είναι απλή, αποφύγετε τη χρήση υπερβολικά πολλών λογότυπων και βεβαιωθείτε ότι αναγράφονται τα στοιχεία σας, όπως η θέση εργασίας, το τμήμα, το τηλέφωνο και η διεύθυνση της εταιρείας.

Διορθώστε το κείμενο πριν το στείλετε

Ένα σύνηθες λάθος είναι ότι πολλοί διαβάζουν προσεκτικά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους μόνο αφού έχουν πατήσει «Αποστολή». Διαβάστε το κείμενο του email σας τουλάχιστον μία φορά πριν το στείλετε, για να το ελέγξετε για τυχόν ορθογραφικά και γραμματικά λάθη. Τα τυπογραφικά λάθη, οι λανθασμένοι αριθμοί και άλλα γλωσσικά λάθη μπορούν να δημιουργήσουν κακή εντύπωση ή ακόμη και να κοστίσουν στην εταιρεία σας.

Επαληθεύστε τη διεύθυνση του παραλήπτη

Κάτι ακόμη που θα πρέπει να κάνετε πάντα, πριν πατήσετε το κουμπί «Αποστολή», είναι να ελέγχετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη. Βεβαιωθείτε ότι δεν στέλνετε το ηλεκτρονικό σας μήνυμα σε λάθος άτομο.

Να προσπαθείτε να απαντάτε εντός μίας εργάσιμης ημέρας

Ορισμένες φορές ο όγκος εργασίας μπορεί να είναι τεράστιος, αλλά γενικά καλό είναι να προσπαθείτε να απαντάτε στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εντός μίας εργάσιμης ημέρας. Εάν δεν μπορείτε να απαντήσετε εκτενώς, στείλτε ένα σύντομο μήνυμα στον παραλήπτη ενημερώνοντάς τον πότε θα λάβει την ολοκληρωμένη απάντησή σας.

Δημιουργήστε ένα μήνυμα «Εκτός γραφείου» (Out of Office) όταν απουσιάζετε

Εάν πρόκειται να απουσιάσετε για μερικές ημέρες, δημιουργήστε ένα μήνυμα «Εκτός γραφείου». Με τον τρόπο αυτό, εάν κάποιος σάς στείλει μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τη διάρκεια της απουσίας σας, θα λάβει αυτόματη απάντηση που θα τον ενημερώνει ότι δεν εργάζεστε τη δεδομένη στιγμή. Μπορείτε να προσαρμόσετε την αυτόματη απάντησή σας προσθέτοντας την ημερομηνία της επιστροφής σας ή ακόμη και έναν υπεύθυνο επικοινωνίας.

Ήρθε η ώρα να ζητήσετε από τον εργοδότη σας αύξηση μισθού; Χρησιμοποιήστε αυτές τις συμβουλές για να προβάλετε τα επιχειρήματά σας στον εργοδότη σας.

 

Σχετικοί σύνδεσμοι:

Πώς να ζητήσετε από τον εργοδότη σας αύξηση μισθού

 

Διαβάστε περισσότερα:

Ευρωπαϊκές ημερίδες για την απασχόληση

Αναζητήστε συμβούλους EURES

Συνθήκες διαβίωσης και εργασίας στις χώρες EURES

Βάση αναζήτησης εργασίας EURES

Υπηρεσίες EURES για τους εργοδότες

Πρόγραμμα εκδηλώσεων EURES

Προσεχείς διαδικτυακές εκδηλώσεις

Το EURES στο Facebook

Το EURES στο Twitter

Το EURES στο LinkedIn