A correspondência por correio eletrónico pode parecer uma tarefa trivial, mas existem várias regras básicas que todos os profissionais devem conhecer.

Fourteen essential email etiquette rules for professionals

Utilize um endereço de correio eletrónico profissional

Normalmente, um endereço de correio eletrónico profissional deve incluir apenas o seu nome. Evite utilizar nomes não profissionais, calão, números ou palavras muito rebuscadas. O seu endereço de correio eletrónico é, muitas vezes, a primeira coisa em que os novos clientes ou colegas reparam, por isso certifique-se de que não cria uma má impressão.

Escreva uma linha de assunto simples e clara

A linha de assunto deve ser curta e objetiva, e deve revelar a finalidade da mensagem. Uma linha de assunto vaga ou enganadora pode dissuadir o destinatário de abrir o seu correio eletrónico ou levá-lo a pensar que a sua mensagem é correio indesejado.

Saiba quando responder a todos

Pense sempre duas vezes antes de clicar no botão «Responder a todos». É mesmo necessário que todos os destinatários recebam a sua mensagem de correio eletrónico ou ela dirige-se apenas a uma pessoa? Ninguém gosta de receber mensagens de correio eletrónico irrelevantes, por isso certifique-se de que as suas mensagens são enviadas às pessoas adequadas.

Saudações informais versus profissionais

Se o destinatário for um novo colega ou cliente, ou alguém que não conhece bem, certifique-se de que inicia a sua mensagem de correio eletrónico com uma saudação neutra (por exemplo, «Caro...»). Evite utilizar «Olá», «Oi» ou dirigir-se à pessoa pelo nome próprio. Em função do destinatário, após algumas trocas de correspondência, pode começar a utilizar saudações mais informais.

Prefira tipos de letra simples e clássicos

Utilize o mesmo tipo e tamanho de letra que o cliente. A utilização de vários tipos e cores de letra pode dificultar a leitura da mensagem de correio eletrónico e é geralmente evitada pelos bons profissionais.

Divida o texto em parágrafos

Se pretender abranger vários temas na sua mensagem de correio eletrónico, divida-os por parágrafos, podendo mesmo adicionar um breve subtítulo a cada um. Isto tornará a sua mensagem de correio eletrónico significativamente mais fácil de ler e compreender.

Evite os emojis

Evite utilizar emojis nas mensagens de correio eletrónico profissionais, especialmente se o destinatário for um cliente ou alguém que não conhece bem.

Evite os pontos de exclamação

Os pontos de exclamação devem ser utilizados com muita moderação nas mensagens de correio eletrónico. Muitas vezes, transmitem emoções fortes, que não têm lugar na correspondência profissional. As frases com pontos de exclamação também podem ser erradamente interpretadas como agressivas, pelo que é melhor evitá-las.

Cuidado com o humor

Recorrer ao humor em mensagens de correio eletrónico de trabalho não é necessariamente mau, mas nem todas as pessoas acham piada às mesmas coisas. Isto é especialmente verdade quando comunica com colegas ou clientes de culturas diferentes. O que é engraçado para si pode ser ofensivo para a outra pessoa. É melhor utilizar o humor só se conhecer muito bem o destinatário.

Utilize uma assinatura profissional

Uma boa assinatura de correio eletrónico é um bom toque final para as mensagens de correio eletrónico. A assinatura deve ser simples, sem demasiados logótipos, e deve incluir os seus dados, como o cargo, o departamento, o número de telefone e o endereço da empresa.

Releia a mensagem antes de a enviar

Um erro comum é que as pessoas só leem cuidadosamente as mensagens de correio eletrónico depois de as terem enviado. Releia a sua mensagem de correio eletrónico pelo menos uma vez antes de a enviar para verificar se existem erros ortográficos e gramaticais. Os erros tipográficos, os números errados e outros erros linguísticos podem causar uma má impressão ou até custar dinheiro à sua empresa.

Verifique bem o endereço do destinatário

Outra coisa que deve sempre fazer antes de clicar no botão «Enviar» é verificar o endereço de correio eletrónico do destinatário. Certifique-se de que não envia a sua mensagem à pessoa errada.

Tente responder no prazo de um dia útil

Mesmo se tiver muito trabalho, tente, em geral, responder às mensagens de correio eletrónico no prazo de um dia útil. Se não puder dar uma resposta completa, envie uma mensagem de espera, indicando quando poderá responder mais detalhadamente.

Defina uma mensagem automática de indisponibilidade (Out of Office - OOO) quando estiver fora do local de trabalho

Se estiver ausente do escritório durante alguns dias, defina uma mensagem de OOO. Assim, se alguém lhe enviar uma mensagem de correio eletrónico quando não estiver a trabalhar, o remetente receberá uma resposta automática informando-o de que está ausente. Pode personalizar a sua mensagem de OOO e incluir a data do regresso ou mesmo uma pessoa de contacto alternativa.

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