
Time blocking
Il time blocking è un modo per gestire in modo efficiente la giornata, strutturando i compiti in blocchi, invece di passare da un’attività all’altra. Rappresenta un metodo semplice ed efficace per occuparsi di più progetti ed è una strategia eccellente per evitare il multitasking, ossia lo svolgimento di molteplici funzioni contemporaneamente, che è uno dei principali nemici della produttività. Giostrarsi tra due o più incarichi può sembrare un modo efficace per gestire il lavoro man mano che arriva, ma in realtà genera distrazione ed è di ostacolo all’efficienza e alla concentrazione. Prova a suddividere il tempo in blocchi per evitare di essere impegnato in più compiti allo stesso tempo e creare una giornata strutturata che ti aiuti a concentrarti e a raggiungere il tuo obiettivo senza distrazioni.
Stabilire obiettivi realistici
Quando il carico di lavoro diventa eccessivo, ricorda che non sei una macchina. Potresti avere bisogno di più tempo rispetto a quello inizialmente preventivato. Questo non è un problema. Una scadenza realistica riconosce e tiene conto del fatto che non sarai completamente efficiente mentre lavori. Pianificando più tempo di quello strettamente necessario, ridurrai lo stress associato al rispetto della scadenza. Inoltre, avrai un margine per rivedere il lavoro svolto e potrai persino impressionare i colleghi effettuando la consegna prima del previsto.
Gestire richieste urgenti
Anche se hai strutturato perfettamente il tuo tempo, ti può capitare di ricevere una richiesta urgente e di non avere il tempo necessario per soddisfarla. In questo caso è essenziale che tu informi i tuoi superiori. Puoi chiedere loro di aiutarti a riorganizzare l’elenco degli incarichi in modo da inserirvi i lavori urgenti al posto di altri meno importanti. Una comunicazione chiara sulla tua capacità è fondamentale ed evita l’ansia che si prova quando si cerca di portare al termine tutti i compiti senza riuscirci. Se hai funzioni dirigenziali, dialoga con i membri della tua équipe e aiutali a riorganizzare le attività o coordina la condivisione del lavoro con gli altri membri.
Negoziare le scadenze
Quando si riceve un incarico, è naturale non voler deludere. Perciò ti potrebbe capitare di cadere nell’errore di accettare una scadenza non realistica. Questo può sembrare un modo semplice per evitare i possibili conflitti associati a un rifiuto, ma può peggiorare la situazione perché rinegoziare una nuova scadenza richiede più tempo. Se è impossibile rispettare una scadenza, informa con anticipo i colleghi della necessità di una proroga. Prima lo sapranno, più tempo avranno per adeguarsi e maggiore sarà la loro comprensione nei tuoi confronti.
Fare regolarmente brevi pause
Dopo aver fatto tutto quanto sopra, se ti ritrovi a fissare lo schermo, a non riuscire a concentrarti o a procrastinare, potresti avere bisogno di una pausa. Forse ti sembrerà che quello che stai facendo sia troppo importante per essere lasciato un momento da parte, ma potresti essere così stressato da non riuscire a lavorare in modo efficiente. Prova ad allontanarti dalla scrivania per cinque minuti, a uscire per prendere una boccata d’aria fresca o ad andare a bere un po’ d’acqua. Fare brevi pause ti aiuterà a rilassarti e a non pensare al lavoro, e questo ironicamente potrebbe essere proprio ciò di cui hai bisogno per lavorare meglio.
Lavorare efficacemente con altre persone comporta varie competenze trasversali, tra cui la comunicazione, la gestione del tempo e la risoluzione dei problemi. Se da un lato queste competenze possono sembrare acquisite in modo naturale da alcune persone, dall’altro è possibile rafforzarle in vari modi semplici. Leggi questo articolo per saperne di più.
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Dettagli
- Data di pubblicazione
- 21 novembre 2022
- Autori
- Autorità europea del lavoro | Direzione generale per l’Occupazione, gli affari sociali e l’inclusione
- Temi
- Affari/imprenditorialità
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