Tuskailetko määräaikojen kanssa? Näin pysyt tehtäviesi tasalla

Varaa tehtäville aikaa kalenterista

Jaa päiväsi osiin ja varaa kalenteristasi aikaa kullekin tehtävälle sen sijaan, että hyppelisit toimesta toiseen pitkin päivää. Ajan varaaminen tiettyyn tarkoitukseen on yksinkertainen ja tehokas keino useiden hankkeiden hallinnointiin. Huomion jakaminen useaan eri työhön on tuottavuuden pahin vihollinen! On houkuttelevaa ajatella, että edistämällä useaa tehtävää yhtä aikaa työt hoituisivat tehokkaammin. Todellisuudessa se kuitenkin häiritsee tehokkuutta ja keskittymistä. Varaamalla aikaa eri töille ja jäsentämällä päiväsi kalenteriisi tehostat keskittymiskykyäsi ja saat päivän työt valmiiksi häiriöttä.

Aseta realistisia tavoitteita

Jos työmäärä osoittautuu liian suureksi, muistuta itseäsi siitä, että et suinkaan ole kone. Älä häkelly, jos tarvitset tehtävään enemmän aikaa kuin olit ajatellut. Realistinen määräaika on sellainen, jossa otetaan huomioon se, ettei kukaan ole sataprosenttisen tehokas koko aikaa. Kun varaat tehtävälle enemmän aikaa kuin arvioit tarvitsevasi, määräajat eivät stressaa yhtä paljon. Lisäksi sinulla on enemmän aikaa viimeistellä työtäsi, ja ehkäpä teet vaikutuksen työtovereihisi toimittamalla valmiin työn etuajassa.

Kiireelliset tehtävät voivat sekoittaa pakan

Vaikka olisit järjestänyt kalenterisi viimeisen päälle, päivän voi sekoittaa yllättävä kiireellinen pyyntö. Jos aikataulussa ei ole tilaa uusille tehtäville, ota viipymättä yhteyttä esihenkilöösi. Pyydä häntä auttamaan töidesi järjestämisessä uudelleen niin, että kiireettömämpiä tehtäviä siirretään polttavampien tieltä. Kerro selkeästi, mihin sinulla on aikaa ja voimavaroja. Älä yritä saada kaikkea tehdyksi, sillä yritys todennäköisesti epäonnistuu ja tuottaa tarpeetonta stressiä. Jos olet esihenkilö, ota yhteyttä tiimin jäseniin ja auta heitä järjestämään tai jakamaan tehtävät uudelleen.

Määräajoista voi neuvotella

On luonnollista, ettei työntekijä halua tuottaa pettymystä saadessaan uuden tehtävän vastuulleen. Siitä saattaa seurata suostuminen epärealistisiin määräaikoihin. Kieltäytyminen saattaa tuntua vaikeammalta kuin taipua epärealistisiin pyyntöihin, mutta todellisuudessa uudesta määräajasta neuvotteleminen saattaa osoittautua vielä työläämmäksi. Jos et pysty saamaan työtä valmiiksi määräaikaan mennessä, ilmoita siitä työtovereillesi ajoissa. Mitä aiemmin he saavat tiedon, sitä ymmärtäväisemmin he suhtautuvat, sillä myös heillä on silloin aikaa tarkistaa suunnitelmiaan.

Säännölliset tauot pitävät virkeänä

Jos kaikki edellä mainitut vinkit ovat jo hallussa, mutta huomaat tuijottavasi pää tyhjänä tietokoneen ruutua, viivytteleväsi työn aloittamista tai keskittymiskykysi on kateissa, taitaa olla tauon paikka. Vaikka työ voi tuntua liian tärkeältä keskeytettäväksi, saatat käydä niin ylikierroksilla, ettet enää pysty työskentelemään tehokkaasti. Nouse jaloittelemaan muutamaksi minuutiksi, käy ulkona haukkaamassa happea tai mene hakemaan lasillinen vettä. Lyhyiden taukojen pitäminen auttaa rentoutumaan ja irrottamaan ajatukset työstä, mikä – kumma kyllä – voi olla juuri sitä, mitä tehokkaampaan työskentelyyn tarvitaan.

Tehokas työskentely muiden kanssa edellyttää erilaisia pehmeitä taitoja, kuten viestinnän, ajanhallinnan ja ongelmanratkaisun taitoja. Vaikka jotkut tuntuvat hallitsevan nämä taidot luontaisesti, niitä voi myös parantaa monin yksinkertaisin tavoin. Lue lisää tästä artikkelista.

Aiheeseen liittyviä linkkejä:

Pehmeiden taitojen vahvistaminen voi olla helppoa

Lisätietoja:

Euroopan työpaikkapäivät

Etsi EURES-neuvojaa

Eläminen ja työskentely EURES-maissa

EURESin työpaikkatietokanta

EURES-palvelut työnantajille

EURESin tapahtumakalenteri

Tulevat online-tapahtumat

EURES Facebookissa

EURES Twitterissä

EURES LinkedInissä