Sliter du med å levere i tide? Lær hvordan du aldri overskrider en tidsfrist igjen

Tidsblokkering

Tidsblokkering er en effektiv teknikk for å administrere dagen din ved ganske enkelt å strukturere oppgavene i biter, i stedet for å hoppe mellom flere oppgaver i løpet av dagen. Å blokkere av tid til én spesifikk oppgave av gangen er en enkel og effektiv metode for å administrere flere prosjekter på og er en utmerket måte å forhindre fleroppgavekjøring – en av produktivitetens viktigste fiender. Å gå mellom to eller flere oppgaver kan føles som en effektiv måte å håndtere arbeidet på etterhvert som det kommer inn, men det vil distrahere deg og forhindre effektivt og fokusert arbeid. Prøv å blokkere tiden din for å eliminere fleroppgavekjøring, og legg opp til en strukturert arbeidsdag slik at du kan jobbe konsentrert uten unødvendige avsporinger.

Realistiske mål

Når arbeidsmengden blir for stor, er det viktig å minne deg selv på at du ikke er en maskin. Du kan trenge mer tid enn opprinnelig planlagt, og det er greit. En realistisk tidsfrist anerkjenner og tar høyde for det faktum at du ikke vil være fullstendig effektiv mens du jobber. Ved ganske enkelt å blokkere av mer tid enn du trenger, vil du føle deg mindre stresset over å overholde fristen. Som en ekstra bonus vil du ha mer tid til å gjennomgå arbeidet ditt og muligens imponere kollegene ved å levere før tidsplanen!

Håndtering av presserende forespørsler

Selv om du har blokkert tiden din perfekt, kan det likevel hende at det kommer presserende forespørsler og det rett og slett ikke er tid til å få alt gjort. Når dette skjer, er det viktig å informere linjelederen. Du kan be han/henne om hjelp til å omorganisere oppgavelisten slik at du kan ta deg av det presserende arbeidet i stedet for andre mindre viktige oppgaver. Tydelig kommunikasjon om kapasiteten din er avgjørende og vil forhindre stress og redsel knyttet til mislykkede forsøk om å fullføre alt. Hvis du er en leder, ta kontakt med teammedlemmene dine og hjelp dem med å omorganisere oppgavene eller koordinere en deling av arbeidet mellom resten av teamet.

Forhandling av tidsfrister

Når du blir gitt en oppgave, er det naturlig å ikke ville svikte, og da kan det være fort gjort å godta en urealistisk tidsfrist. Dette kan virke som en enkel måte å unngå den uunngåelige konfrontasjonen ved å si «nei», men det kan gjøre situasjonen verre ettersom det alltid tar mer tid å reforhandle en tidsfrist. Hvis fristen ikke kan overholdes, er det viktig å gi beskjed til kollegaen din på forhånd om at du trenger en forlengelse. Jo tidligere de får beskjed, desto mer tid vil de ha på å tilpasse seg og jo mer forståelsesfulle vil de være.

Regelmessige korte pauser

Når alle de ovennevnte tipsene er implementert, og du likevel kjenner at du stirrer på skjermen, ikke klarer å fokusere eller nøler med arbeidet, kan det hende du trenger en pause. Selv om du føler at det du holder på med er for viktig til å ta en pause, kan det hende at du blir så stresset at du ikke klarer å jobbe effektivt. Prøv å reise deg fra skrivebordet i fem minutter, gå ut for å få litt frisk luft eller drikk rett og slett litt vann. Korte pauser vil hjelpe deg med å slappe av og koble av fra jobben, noe som ironisk nok kan være akkurat det du trenger for å jobbe bedre.

Effektivt arbeid med andre innebærer forskjellige myke ferdigheter, inkludert kommunikasjon, tidsstyring og problemløsing. Selv om det kan virke som om disse ferdighetene kommer helt naturlig og spontant for noen, kan du styrke dem på forskjellige enkle måter. Ta en titt på denne artikkelen for å lære mer.

Relevante lenker:

Det trenger ikke være vanskelig å styrke dine myke ferdigheter

Les mer:

Europeiske jobbdager

Finn EURES-rådgivere

Leve- og arbeidsvilkår i EURES-landene

EURES' jobbdatabase

EURES' tjenester for arbeidsgivere

EURES' aktivitetskalender

Kommende arrangementer på nett

EURES på Facebook

EURES på Twitter

EURES på LinkedIn