Nehézségeket okoz Önnek az időbeni teljesítés? Ismerje meg, hogyan teljesíthet mindig a kellő határidőre

A feladatok tömbösítése

A feladatok tömbösítésével hatékonyan szervezheti meg munkanapját a feladatok csoportosításával, így nem kell több feladat között váltogatnia nap közben. A feladatok tömbösítése egyszerű és hatékony módszer több projekt kezelésére, alkalmazásával egyúttal elkerülhető a több feladat egyidejű végzése (multitasking), amely a termelékenység egyik fő ellenlábasa. A két vagy több feladat váltogatása hatékony módszernek tűnhet a munkavégzés során, de eltereli a figyelmet, és akadályozza a hatékony és célirányos munkát. Próbálja ki a feladatok tömbösítését, hogy elkerülje több feladat egyidejű végzését, és szervezze strukturált módon a munkanapját, segítve a kellő koncentrációt, hogy elérhesse a kitűzött célját figyelme elkalandozása nélkül.

Reális célok kitűzése

Ha a munkateher túlságosan nagynak bizonyul, emlékeztesse magát arra, hogy Ön nem gép. Előfordulhat, hogy az eredetileg tervezettnél több időre van szüksége, és ez rendben van így. A reálisan határidő kitűzésével felismeri és figyelembe veszi azt a valós helyzetet, hogy munkáját nem tudja teljes hatékonysággal végezni. Ha egyszerűen a szükségesnél több időt különít el a feladatra, kisebb lesz a stressz is a határidő betartásához kapcsolódóan. További előny, hogy több idő áll majd rendelkezésére ahhoz, hogy újból áttekintse a munkáját, és akár a kollégáinál is pluszpontot szerezhet azáltal, hogy a tervezettnél előbb teljesíti feladatát.

A sürgős feladatok teljesítése

Még akkor is, ha tökéletesen osztotta be az idejét, előfordulhat, hogy sürgős feladatot kap, és nincs több ideje arra, hogy ezt is beillessze a beosztásába. Ha ez történne, feltétlenül tájékoztassa erről a közvetlen felettesét, akitől  kérheti feladatai átszervezését annak érdekében, hogy más kevésbé fontos feladatok helyett a sürgős munkát tudja előre venni. A munkavégzési kapacitásával kapcsolatos egyértelmű kommunikáció kulcsfontosságú, és így elejét lehet venni a szorongásnak, el lehet kerülni, hogy megpróbáljon mindent egyszerre elvégezni, és végül elbukjon e téren. Ha Ön vezetői pozíciót tölt be,  segítse csapata tagjait feladataik átszervezésében vagy a csapat többi tagja közti munkamegosztás koordinálásában.

Határidők megbeszélése

Amikor feladattal bízzák meg, természetes, hogy nem akar csalódást okozni, ezért akár beleegyezhet irreális határidőkbe is. Úgy tűnhet, hogy könnyű elkerülni a konfrontációt, ha nem mondunk nemet, de ezzel tovább ronthatja a helyzetet, mivel az új határidő megbeszélése több időt vesz igénybe. Ha a határidőt nem sikerül betartani, időben jelezze kollégáinak, hogy szükség lesz a határidő meghosszabbítására. Minél hamarabb kiderül, annál több idő áll rendelkezésre az új helyzethez alkalmazkodáshoz, és így ők is megértőbbek lesznek.

Rendszeres rövid szünetek beiktatása

A fentiek mellett is előfordulhat, hogy szünetre van szüksége, ha csak bambul a képernyőre, nehezére esik a koncentráció vagy csak halogatja a feladat elvégzését. Még ha úgy is érzi, hogy túl fontos a feladata, hogy egy pillanatra szünetet tartson, előfordulhat, hogy olyan szinten jelentkezik a stressz, hogy nem fog tudni hatékonyan dolgozni. Próbáljon öt percre felállni az asztaltól, menjen ki a friss levegőre, vagy igyon egy pohár vizet. A rövid szünetek segítenek a relaxálásban és a munkától való eltávolodásban, amire ironikus módon épp szüksége lehet hogy jobban végezhesse feladatát.

A másokkal közösen folytatott hatékony munkavégzéshez különböző humán készségekre van szükség, beleértve a kommunikációt, az időgazdálkodást és a problémamegoldást is. Bár egyesek számára ezek a készségek természetesnek tűnhetnek, számos egyszerű mód van ezeknek a készségeinknek a fejlesztésére. Bővebb információkért olvassa el ezt a cikket.

Kapcsolódó linkek:

A humán készségek fejlesztése nem szükségszerűen nehéz

További információ:

Európai Foglalkoztatási Napok

Az Ön EURES-tanácsadója

Élet- és munkakörülmények az EURES-országokban

EURES állásadatbázis

Az EURES szolgáltatásai munkaadóknak

EURES rendezvénynaptár

Közelgő online események

Az EURES a Facebookon

Az EURES a Twitteren

Az EURES a LinkedInen