Vous avez du mal à finir dans les délais? Découvrez comment ne plus jamais rater un délai!

Bloquer du temps

Bloquer du temps est un moyen d’organiser efficacement votre journée en structurant simplement vos tâches par blocs, au lieu de jongler entre celles-ci au cours de la journée. Bloquer du temps est une méthode simple et efficace pour gérer des projets multiples et c’est un excellent moyen pour éviter de faire plusieurs choses en même temps, un tel mode de fonctionnement constituant l’une des pires entraves à la productivité. Jongler entre plusieurs tâches peut vous sembler être un moyen efficace de gérer le travail au gré de son arrivée, mais cela vous distraira et vous empêchera de travailler de manière efficace et concentrée. Essayez de bloquer du temps pour chaque tâche afin de ne plus faire plusieurs choses à la fois et de structurer votre journée; cela vous aidera à vous concentrer et à atteindre votre objectif sans distraction.

Se fixer des objectifs réalistes

Lorsque la charge de travail se révèle trop importante, il est important de vous rappeler que vous n’êtes pas une machine. Il est possible que vous ayez besoin de plus de temps que prévu et cela n’est pas grave. Se fixer un délai réaliste implique d’admettre que vous ne serez pas complétement efficace en travaillant et de tenir compte de ce paramètre. En bloquant simplement plus de temps que nécessaire, vous vous sentirez moins stressé pour tenir votre délai. Vous aurez en prime plus de temps pour revoir votre travail et vous impressionnerez peut-être même vos collègues en rendant votre travail plus vite que prévu!

Gérer des demandes urgentes

Il se peut que vous ayez bien bloqué du temps pour chacune de vos tâches et que vous soyez néanmoins confronté à une tâche urgente que vous pourriez ne pas pouvoir caser dans votre emploi du temps. Dans pareil cas, il est essentiel que vous informiez votre supérieur. Vous pouvez lui demander de vous aider à réorganiser votre liste de tâches de façon à y placer le travail urgent à la place d’autres tâches moins importantes. Communiquer clairement sur votre aptitude à vous acquitter de vos tâches est essentiel et vous épargnera le stress d’essayer de tout finir sans y parvenir. Si vous êtes chef, prenez contact avec les membres de votre équipe et aidez-les à réorganiser leurs tâches ou à coordonner le partage des tâches entre le reste de l’équipe.

Négocier les délais

Lorsqu’une tâche vous est attribuée, il est naturel que vous ne vouliez pas décevoir; vous êtes donc susceptible d’accepter un délai irréaliste. Cela peut sembler être un moyen facile d’éviter d’avoir à dire «non», mais cela peut aussi aggraver la situation dans la mesure où la négociation d’un nouveau délai peut prendre plus de temps. Lorsqu’il vous est impossible de tenir un délai, informez vos collègues à l’avance du fait que vous aurez besoin d’une extension de délai. Plus ils seront informés en avance, plus ils auront le temps de s’organiser en conséquence et plus ils seront compréhensifs.

Faire régulièrement de courtes pauses

Une fois que vous aurez fait tout ce qui précède, si vous vous retrouvez à fixer votre écran, incapable de vous concentrer, ou à procrastiner, c’est que vous avez peut-être besoin d’une pause. Vous pouvez avoir l’impression que ce que vous faites est trop important pour partir un moment, mais si vous êtes trop stressé, vous ne travaillerez pas efficacement. Essayez de quitter votre espace de travail cinq minutes, d’aller prendre l’air frais dehors ou de boire de l’eau. Faire de courtes pauses vous aidera à vous détendre et à ne pas penser au travail, ce qui, paradoxalement, pourrait être ce dont vous avez besoin pour mieux travailler.

Collaborer de manière efficace avec d’autres personnes implique de disposer de compétences non techniques, notamment en matière de communication, de gestion du temps et de résolution de problèmes. Bien que ces compétences semblent être innées chez certaines personnes, il est possible de les améliorer de plusieurs façons simples. Lisez cet article pour en savoir plus.

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