Protokolavimo menas. Kaip veiksmingai protokoluoti posėdžius

Posėdžiaudami žmonės aptaria idėjas, priima sprendimus ir pasistumia į priekį įgyvendindami įvairius projektus. Tačiau tinkamai neužfiksavus posėdžio rezultatų ir diskusijų, posėdis gali būti ne toks vertingas. Šiame straipsnyje pateiksime jums praktinių patarimų, kaip veiksmingai protokoluoti posėdžius ir taip užtikrinti, kad pateikiama informacija būtų aiški ir visiems suprantama.

1. Pasiruoškite iš anksto
   Iki prasidedant posėdžiui, gerai susipažinkite su jo darbotvarke ir tikslais. Žinant, kokiu tikslu rengiamas posėdis ir ką reikia atlikti jo metu, jums bus paprasčiau tiksliai užfiksuoti svarbią informaciją.

2. Aktyviai klausykitės ir užsirašinėkite
   Posėdžio metu aktyviai klausykitės ir išsamiai užsirašinėkite. Atidžiai sekite diskusijas ir užsirašykite svarbiausias mintis, sprendimus, veiksmus ir terminus. Norėdami rašyti greitai ir efektyviai, vartokite trumpinius ar santrumpas. Taip pat atkreipkite dėmesį į neverbalinius ženklus, kurie gali būti naudingi vertinant bendrą kontekstą.

3. Suskaidykite protokolą į kelias dalis
   Rašydami posėdžio protokolą, aiškiai suskaidykite jį į kelias logines dalis. Pradėkite nuo glaustos santraukos – išdėstykite posėdžio tikslą ir išvardykite jo dalyvius. Tada apibendrinkite pagrindines diskusijas, priimtus sprendimus ir kitus svarbius posėdžio aspektus. Sudėtingas temas išskaidykite į atskirus klausimus, dėl aiškumo naudodami antraštes ir dėstymą punktais.

4. Išlikite objektyvūs ir neutralūs
   Rašant posėdžio protokolą svarbu išlikti objektyviems ir neutraliems. Svarbiausia tiksliai perteikti informaciją, neįterpiant asmeninės nuomonės ir susilaikant nuo šališko vertinimo. Neiškraipykite faktų ir visame protokole išlaikykite profesionalų toną.

5. Patikrinkite ir pasidalykite su visais susijusiais asmenimis
   Baigdami rengti protokolą, dar kartą atidžiai jį perskaitykite, kad jame neliktų jokių klaidų ar netikslumų, ir pakartotinai patikrinkite, ar jame pateikta tiksli informacija. Nusprendę, kad esate patenkinti parengtu dokumentu, nedelsdami pasidalykite juo su visais posėdžio dalyviais, kad įsitikintumėte, jog visi jam pritaria.

Laikydamiesi šių gairių, parengsite geresnį posėdžio protokolą – jame pateikta informacija tiksliai atspindės svarbiausius įvykusių diskusijų aspektus. Tai padės veiksmingiau bendradarbiauti, priimti sprendimus ir užtikrinti didesnį bendrą produktyvumą jūsų organizacijoje.
 

Išsamesnė informacija

• Europos darbo dienos
• Susiraskite EURES konsultantą
• Gyvenimo ir darbo sąlygos EURES valstybėse
• EURES darbo vietų duomenų bazė
• EURES paslaugos darbdaviams
• EURES renginių kalendorius
• Būsimi internetiniai renginiai
• EURES tinkle „Facebook“
• EURES tinkle „Twitter“
• EURES tinkle „LinkedIn“