Siirry pääsisältöön
EURES (EURopean Employment Services)
Uutisartikkeli18. heinäkuuta 2023Euroopan työviranomainen, Työllisyys-, sosiaali- ja osallisuusasioiden pääosastoArvioitu lukuaika: 1 min

Pöytäkirjoista priimaa: parhaat vinkit kokousmuistioiden laatimiseen

Kokouksissa edistetään niin yhteistyötä kuin projektejakin. Selkeästi laaditulla pöytäkirjalla varmistetaan, että päätöksistä viestitään ja viestit ymmärretään oikein.

Closeup of man taking notes sitting in front of a computer

Kokouksissa ihmiset tulevat yhteen keskustelemaan ideoista, tekemään päätöksiä ja viemään hankkeita eteenpäin. Kokouksen anti voi kuitenkin valua hukkaan, jos päätöksiä ja keskusteluja ei dokumentoida asianmukaisesti. Tässä artikkelissa annamme käytännön vinkkejä siitä, miten laaditaan toimivia kokousmuistioita, joissa tieto välittyy selkeästi.

  1. Valmistaudu etukäteen
    Tutustu kokouksen asialistaan ja tavoitteisiin jo ennalta. Kun tiedät, mihin kokouksella pyritään ja mitä sen saavuttamiseksi tarvitaan, on helpompaa kirjata ylös juuri olennaiset tiedot.
  1. Kuuntele aktiivisesti ja tee muistiinpanoja
    Kuuntele keskustelua kokouksen aikana aktiivisesti ja tee yksityiskohtaisia muistiinpanoja. Kirjaa ylös keskeiset kohdat, päätökset, toimintaa edellyttävät asiat ja määräajat. Käytä pikakirjoitusta tai lyhenteitä kirjoittaaksesi nopeasti ja tehokkaasti. Huomioi myös elekieli, joka voi antaa arvokasta kontekstia.
  1. Tee rakenteesta looginen
    Järjestä kokouksen aiheet pöytäkirjaan loogisella ja järjestelmällisellä tavalla. Aloita lyhyellä yhteenvedolla, jossa esitetään kokouksen tarkoitus ja luetellaan osallistujat. Esitä sitten yleiskatsaus tärkeimmistä keskusteluista, tehdyistä päätöksistä ja muista merkittävistä seikoista. Jaa monimutkaiset aiheet selkeyden vuoksi erillisiin osioihin käyttämällä otsikoita ja luetelmakohtia.
  1. Ole puolueeton ja objektiivinen
    Kokouskirjauksissa on tärkeää pysyä objektiivisena ja puolueettomana. Keskity siihen, että tiedot välittyvät täsmällisesti äläkä lisää muistiinpanoihin henkilökohtaisia tai puolueellisia mielipiteitä. Pitäydy tosiseikoissa ja pidä tekstin sävy kauttaaltaan ammattimaisena.
  1. Tarkista pöytäkirja ja lähetä se kaikille osallistujille
    Kun pöytäkirja on valmis, lue se vielä huolellisesti läpi virheiden tai epäjohdonmukaisuuksien varalta ja tarkista, että kaikki tiedot ovat oikein. Kun olet tyytyväinen tulokseen, lähetä pöytäkirja viipymättä kaikille kokouksen osallistujille sen varmistamiseksi, että kaikki ovat samaa mieltä kirjauksista.

Näitä ohjeita noudattamalla laadit parempia kokouspöytäkirjoja, jotka kuvastavat keskusteluja tarkasti ja olennaiseen keskittyen. Hyvät kokousmuistiinpanot voivat auttaa parantamaan yhteistyötä, päätöksentekoa ja yleistä tuottavuutta koko organisaatiossasi.
 

Lisätietoja:

Tiedot

Aiheet
  • Liiketoiminta / Yrittäjyys
  • EU:n liikkuvuuden työkalupakki
  • EURESin paras käytäntö
  • EURES-koulutus
  • Ulkoiset EURES-uutiset
  • Ulkopuoliset sidosryhmät
  • Vinkkejä
  • Sisäiset EURES-uutiset
  • Työpäivät/tapahtumat
  • Työmarkkinauutiset/liikkuvuusuutiset
  • Uutiset/raportit/tilastot
  • Rekrytointitrendit
  • Sosiaalinen media
  • Menestystarinat
  • Nuoriso
Aiheeseen liittyvä(t) osio(t)
Sektori
  • Accomodation and food service activities
  • Activities of extraterritorial organisations and bodies
  • Activities of households as employers, undifferentiated goods- and services
  • Administrative and support service activities
  • Agriculture, forestry and fishing
  • Arts, entertainment and recreation
  • Construction
  • Education
  • Electricity, gas, steam and air conditioning supply
  • Financial and insurance activities
  • Human health and social work activities
  • Information and communication
  • Manufacturing
  • Mining and quarrying
  • Other service activities
  • Professional, scientific and technical activities
  • Public administration and defence; compulsory social security
  • Real estate activities
  • Transportation and storage
  • Water supply, sewerage, waste management and remediation activities
  • Wholesale and retail trade; repair of motor vehicles and motorcycles

Vastuuvapauslauseke

Artikkelien tarkoituksena on tarjota EURES-portaalin käyttäjille tietoa ajankohtaisista aiheista ja suuntauksista sekä herättää keskustelua ja keskustelua. Niiden sisältö ei välttämättä vastaa Euroopan työviranomaisen (ELA) tai Euroopan komission näkemystä. Lisäksi EURES ja ELA eivät tue edellä mainittuja kolmansien osapuolien verkkosivustoja.