Pöytäkirjoista priimaa: parhaat vinkit kokousmuistioiden laatimiseen

Kokouksissa ihmiset tulevat yhteen keskustelemaan ideoista, tekemään päätöksiä ja viemään hankkeita eteenpäin. Kokouksen anti voi kuitenkin valua hukkaan, jos päätöksiä ja keskusteluja ei dokumentoida asianmukaisesti. Tässä artikkelissa annamme käytännön vinkkejä siitä, miten laaditaan toimivia kokousmuistioita, joissa tieto välittyy selkeästi.

1. Valmistaudu etukäteen
   Tutustu kokouksen asialistaan ja tavoitteisiin jo ennalta. Kun tiedät, mihin kokouksella pyritään ja mitä sen saavuttamiseksi tarvitaan, on helpompaa kirjata ylös juuri olennaiset tiedot.

2. Kuuntele aktiivisesti ja tee muistiinpanoja
   Kuuntele keskustelua kokouksen aikana aktiivisesti ja tee yksityiskohtaisia muistiinpanoja. Kirjaa ylös keskeiset kohdat, päätökset, toimintaa edellyttävät asiat ja määräajat. Käytä pikakirjoitusta tai lyhenteitä kirjoittaaksesi nopeasti ja tehokkaasti. Huomioi myös elekieli, joka voi antaa arvokasta kontekstia.

3. Tee rakenteesta looginen
   Järjestä kokouksen aiheet pöytäkirjaan loogisella ja järjestelmällisellä tavalla. Aloita lyhyellä yhteenvedolla, jossa esitetään kokouksen tarkoitus ja luetellaan osallistujat. Esitä sitten yleiskatsaus tärkeimmistä keskusteluista, tehdyistä päätöksistä ja muista merkittävistä seikoista. Jaa monimutkaiset aiheet selkeyden vuoksi erillisiin osioihin käyttämällä otsikoita ja luetelmakohtia.

4. Ole puolueeton ja objektiivinen
   Kokouskirjauksissa on tärkeää pysyä objektiivisena ja puolueettomana. Keskity siihen, että tiedot välittyvät täsmällisesti äläkä lisää muistiinpanoihin henkilökohtaisia tai puolueellisia mielipiteitä. Pitäydy tosiseikoissa ja pidä tekstin sävy kauttaaltaan ammattimaisena.

5. Tarkista pöytäkirja ja lähetä se kaikille osallistujille
   Kun pöytäkirja on valmis, lue se vielä huolellisesti läpi virheiden tai epäjohdonmukaisuuksien varalta ja tarkista, että kaikki tiedot ovat oikein. Kun olet tyytyväinen tulokseen, lähetä pöytäkirja viipymättä kaikille kokouksen osallistujille sen varmistamiseksi, että kaikki ovat samaa mieltä kirjauksista.

Näitä ohjeita noudattamalla laadit parempia kokouspöytäkirjoja, jotka kuvastavat keskusteluja tarkasti ja olennaiseen keskittyen. Hyvät kokousmuistiinpanot voivat auttaa parantamaan yhteistyötä, päätöksentekoa ja yleistä tuottavuutta koko organisaatiossasi.
 

Lisätietoja:

• Euroopan työpaikkapäivät
• Hae EURES-neuvojaa ​
• Eläminen ja työskentely EURES-maissa
• EURESin työpaikkatietokanta
• EURES-palvelut työnantajille
• EURESin tapahtumakalenteri
• Tulevat online-tapahtumat
• EURES Facebookissa
• EURES Twitterissä
• EURES LinkedInissä