L’arte del verbale: come redigerlo in modo efficace

Le riunioni consentono alle persone di incontrarsi per discutere idee, prendere decisioni e portare avanti progetti. Una riunione, tuttavia, può essere meno utile se i risultati e le discussioni non vengono correttamente documentati. Questo articolo è inteso a offrire consigli pratici su come redigere il verbale di una riunione in modo efficace, assicurando che le informazioni siano trasmesse con chiarezza e comprese da tutti.

1. Preparati in anticipo
   Prima della riunione, dedica un po’ di tempo a prendere dimestichezza con l’ordine del giorno e gli obiettivi. Comprendere lo scopo della riunione e i risultati attesi ti aiuterà a individuare le informazioni pertinenti in modo accurato.

2. Ascolta attivamente e prendi appunti
   Durante la riunione ascolta attivamente e prendi appunti dettagliati. Presta particolare attenzione alle discussioni e prendi nota dei punti chiave, delle decisioni, dei punti d’azione e delle scadenze. Serviti della stenografia o di abbreviazioni per scrivere in modo rapido ed efficace. Inoltre, presta attenzione ai segnali non verbali che possono fornire un contesto prezioso.

3. Struttura il resoconto
   Durante la stesura del verbale, struttura il documento in modo logico e facile da seguire. Inizia con una breve sintesi che illustri lo scopo della riunione e riporti i nomi dei partecipanti. Delinea quindi un quadro d’insieme delle principali discussioni, delle decisioni adottate e di tutti gli altri punti significativi. Suddividi gli argomenti complessi in sezioni separate, complete di titoli ed elenchi puntati per maggior chiarezza.

4. Rimani obiettivo e neutrale
   Nel documentare una riunione è importante mantenere obiettività e neutralità. Concentrati sulla trasmissione accurata delle informazioni, senza aggiungere opinioni personali o farti influenzare da eventuali pregiudizi. Attieniti ai fatti e adotta un tono professionale in tutto il documento.

5. Correggi e trasmetti il documento a tutte le persone interessate
   Prima di redigere la versione definitiva del verbale, rileggilo attentamente per individuare eventuali errori o incongruenze e ricontrolla l’accuratezza delle informazioni presentate. Quando ti ritieni soddisfatto, trasmetti tempestivamente il documento a tutti i partecipanti alla riunione per assicurarti che siano d’accordo relativamente al contenuto.

Seguendo queste linee guida potrai redigere verbali di riunione migliori, che rispecchiano in modo accurato ed effettivo le discussioni avvenute. Così facendo, potrai contribuire a migliorare la collaborazione, il processo decisionale e la produttività complessiva all’interno della tua organizzazione.
 

Per saperne di più

• Giornate europee del lavoro
• Trova consulenti EURES ​
• Vita e lavoro nei paesi EURES
• Banca dati EURES delle offerte di impiego
• Servizi EURES per i datori di lavoro
• Calendario degli eventi EURES
• Prossimi eventi online
• EURES su Facebook
• EURES su Twitter
• EURES su LinkedIn