Sastanci se održavaju kako bi se raspravljalo o idejama, kako bi se donosile odluke i ostvario napredak u projektima. Međutim, vrijednost sastanka može biti umanjena ako se zaključci i rasprave ne dokumentiraju na odgovarajući način. U ovom članku dat ćemo vam nekoliko praktičnih savjeta za vođenje dobrih bilježaka na sastancima kako bi svi dobili jasne informacije i točno ih razumjeli.
- Pripremite se za sastanak
Prije sastanka odvojite dovoljno vremena za upoznavanje s dnevnim redom i ciljevima. Razumijevanje svrhe i željenih ciljeva sastanka pomoći će vam da točno zabilježite relevantne informacije.
- Aktivno slušajte i vodite bilješke
Tijekom sastanka aktivno slušajte i vodite detaljne bilješke. Obratite posebnu pozornost na rasprave i zabilježite najvažnije točke, odluke, dogovorene radnje i rokove. Koristite se stenografskim znakovima ili kraticama kako biste pisali brzo i učinkovito. Osim toga, vodite računa o neverbalnim znakovima koji mogu pružiti dragocjeni kontekst.
- Strukturirajte svoje bilješke
Kada vodite bilješke na sastanku, strukturirajte ih na logičan i jednostavan način. Započnite kratkim sažetkom u kojem se opisuje svrha sastanka i navode sudionici. Zatim iznesite pregled glavnih rasprava, donesenih odluka i svih drugih važnih točaka. Složene teme raščlanite u zasebne odjeljke s naslovima i natuknicama kako bi bile jasnije.
- Zadržite objektivnost i neutralnost
Pri vođenju zapisnika sa sastanka važno je zadržati objektivnost i neutralnost. Usredotočite se na točno prenošenje informacija, bez dodavanja osobnih mišljenja ili pristranosti. Oslanjajte se na činjenice i zadržite profesionalni ton u cijelom zapisniku.
- Ponovo pročitajte zapisnik i pošaljite ga svim relevantnim osobama
Prije nego što dovršite zapisnik sa sastanka, pažljivo ga pregledajte kako biste uočili eventualne pogreške ili nedosljednosti te još jednom provjerite točnost iznesenih informacija. Kad ste zadovoljni, odmah ga dostavite svim relevantnim sudionicima kako biste dobili njihovu suglasnost.
Pisanje u skladu s opisanim smjernicama može vam pomoći da popravite kvalitetu svojih zapisnika, koji trebaju točno odražavati tijek rasprava tijekom sastanaka. Na taj način možete pridonijeti boljoj suradnji, donošenju odluka i ukupnoj produktivnosti u svojoj organizaciji.
Pročitajte više:
- Europski dani poslova
- Pronađite savjetnike EURES-a
- Životni i radni uvjeti u zemljama u kojima djeluje EURES
- EURES-ova baza poslova
- EURES-ove usluge za poslodavce
- EURES-ov kalendar događanja
- Uskoro na internetu
- EURES na Facebooku
- EURES na Twitteru
- EURES na LinkedInu
Pojedinosti
- Datum objave
- 18. srpnja 2023.
- Autori
- Europsko nadzorno tijelo za rad | Glavna uprava za zapošljavanje, socijalna pitanja i uključivanje
- Teme
- Posao /Poduzetništvo
- EU alati za mobilnost
- Najbolja praksa EURES-a
- EURES obuka
- Vanjske vijesti EURES-a
- Vanjski dionici
- Savjeti
- Interne vijesti EURES-a
- Dani posla/događaji
- Vijesti o tržištu rada/vijesti o mobilnosti
- Vijesti/izvješća/statistike
- Trendovi zapošljavanja
- Društveni mediji
- Uspješne priče
- Mladost
- Povezani odjeljak(i)
- EURES-ove usluge
- EURES Targeted Mobility Scheme
- Europass
- Pomoć i podrška
- Savjeti
- Podaci o tržištu rada
- Obrazovanje
- Život i rad
- Sektor
- Accomodation and food service activities
- Activities of extraterritorial organisations and bodies
- Activities of households as employers, undifferentiated goods- and services
- Administrative and support service activities
- Agriculture, forestry and fishing
- Arts, entertainment and recreation
- Construction
- Education
- Electricity, gas, steam and air conditioning supply
- Financial and insurance activities
- Human health and social work activities
- Information and communication
- Manufacturing
- Mining and quarrying
- Other service activities
- Professional, scientific and technical activities
- Public administration and defence; compulsory social security
- Real estate activities
- Transportation and storage
- Water supply, sewerage, waste management and remediation activities
- Wholesale and retail trade; repair of motor vehicles and motorcycles