9 einföld tækniráð fyrir vinnustaði

9 simple IT hacks for the workplace — Shutterstock

Notaðu sniðmát fyrir reglubundin verk

Ef þú ert oft að endurtaka sömu verkin ættir þú að búa til sniðmát fyrir þau. Það sparar þér ekki bara tíma heldur minnir þig einnig á þætti sem gætu gleymst í skjalinu. Þegar þú vistar sniðmát í Microsoft Word, til dæmis, þarftu bara að breyta skráargerðinni í „Word-sniðmát“ (í fellivalmyndinni undir skráarheitinu).

Sæktu þér lykilorðaforrit

Það þarf lykilorð á flestar vefsíður og kerfi á netinu. Það getur verið erfitt að muna þau öll og líklega kannastu við að endursetja þau reglulega! Sæktu lykilorðaforrit (t.d. LastPass) og hættu að eyða tíma í að reyna að muna þau (og takast það ekki) við innskráningar.

Notaðu bláa ljóssíu eða 20-20-20 regluna til að verjast augnþreytu

Það getur valdið álagi á augun að horfa á tölvuskjá í langan tíma, einkum í lítilli birtu, og dregið úr svefngæðum. Til að koma í veg fyrir slíkt skaltu sækja þér eina af fjölmörgu bláu ljóssíunum sem boðið er upp á ókeypis (t.d. Windows 10 Night light, CareUEyes Lite og Iris mini). Slíkur hugbúnaður aðlagar sjálfkrafa litblæ skjásins þíns út frá tíma dagsins og síar út ónauðsynlega blá ljósstig og skiptir þeim út með hlýrri tónum.

Auk þess kveður 20-20-20 reglan á um að einstaklingur ætti að horfa á eitthvað í 20 feta fjarlægð í 20 sekúndur fyrir hverjar 20 mínútur sem horft er á skjá. Ef þú hefur áhyggjur af langvarandi skjátíma gæti þetta hjálpað þér að vernda augun þín.

Notaðu frestunarapp/tölvutímastjórnunarkerfi

Fjölbreytt „frestunaröpp“ og tölvutímastjórnunartímakerfi eru í boði. Kostir eins og Be Focused hjálpa þér við að auka afköstin með því að stýra vinnutíma og vinnuhléum svo þú getir brotið stærri verkefni niður í minni undirverk og fylgst með því hvenær þú lýkur þeim. Kostur á því að loka fyrir tilteknar vefsíður í tiltekinn tíma getur hjálpað þér við að lágmarka tímaeyðslu á samfélagsmiðlunum.

Hættu að nota tölvupóst!

Þó að tölvupóstur hafi verið fyrsta val í viðskiptasamskiptum í mörg ár hefur tilkoma hugbúnaðar eins og Microsoft Teams, Slack og Trello leitt til þess að þú þarft ekki lengur að verja klukkutímum í að fara í gegnum fullt innhólf. Þessi forrit innihalda fjölbreyttar aðgerðir, þar á meðal hópaspjall, skipulagningartól og myndfundavirkni og geta einfaldað og stytt skrifræði verulega svo meiri tími gefst fyrir mikilvægari verk.

Flýtivísar á lyklaborði

Flýtivísar á lyklaborði geta sparað þér tíma við að framkvæma aðgerðir á nokkrum sekúndum og án þess að þurfa að nota músina. Þú hefur úr hundruðum að velja en hér eru nokkrir þeir vinsælustu:

Ctrl+Z = afturkalla
Ctrl+Y = endurtaka
Ctrl+X = skera
Ctrl+C = afrita
Ctrl+V = líma
Ctrl+A = velta allt
Ctrl+B = feitletra texta
Ctrl+I = skáletra texta
Ctrl+U = undirstrika texta
Ctrl+N = búa til nýtt skjal
Ctrl+P = prenta

Nýttu þér ókeypis námskeið á netinu

Á netinu má finna gríðarlegt úrval af námstækifærum til fjarnáms og án nokkurs kostnaðar. Google Digital Garage, til dæmis, býður nemendum upp á stafræna þekkingu og færni til að hjálpa þeim við að efla starfsframann sinn og rekstur ásamt skírteini um námslok fyrir fyrir ferilskrána.

Skannaðu skjöl og búðu til PDF-skrár með snjallsímaöppum

Ef þú færð einhvern tíma mikilvægt útprent í hendurnar getur þú nú notað farsímaöpp eins og CamScanner til að breyta því í PDF-skjal án þess að þurfa að skrifa það upp handvirkt. Þeir dagar eru liðnir sem þú þurftir að leita að skjölum í bakpokanum eða á yfirfullu skrifborði!

Settu inn skráadeilingarhugbúnað

Ef þú notar hugbúnað eins og Dropbox eða OneDrive getur þú nálgast skrárnar þínar á ferðinni, af mismunandi tölvum og tækjum. Það getur verið sérstaklega gagnlegt ef þú vinnur heiman frá þér. En sýndu aðgát ef þú meðhöndlar viðkvæmar eða trúnaðarupplýsingar – ræddu við tölvudeild fyrirtækisins ef þú ert í vafa.

Við vonum að þessi ráð hjálpi þér við að verða tækninjörður á engum tíma!

Grein gerð í samstarfi við EURES, Vefgátt um flæði vinnuafls í Evrópu.

Tengdir hlekkir:

LastPass

Windows 10 Night light

Google Digital Garage