Neun einfache Computerkniffe für die Arbeit

9 simple IT hacks for the workplace — Shutterstock

Nutzen Sie Dokumentvorlagen für Routineaufgaben

Wenn Sie immer wieder die gleiche Aufgabe erledigen müssen, sollten Sie dafür eine Dokumentvorlage anlegen. So sparen Sie Zeit und verhindern, dass Sie wichtige Angaben im Dokument vergessen. Wenn Sie zum Beispiel in Microsoft Word eine Dokumentvorlage erstellen möchten, müssen Sie den Dateityp einfach in „Word-Vorlage“ ändern (diese Option finden Sie im Dropdown-Menü unter dem Dateinamen).

Laden Sie einen Passwortmanager herunter

Die meisten Websites und Online-Systeme erfordern ein Passwort. Bei so vielen Passwörtern kann man schnell mal eins vergessen, und dann muss man es umständlich zurücksetzen. Das Problem kennen Sie bestimmt! Laden Sie einen Passwortmanager herunter (z. B. LastPass) und sparen Sie Zeit beim (erfolglosen) Login.

Schonen Sie Ihre Augen: Verwenden Sie einen Blaulichtfilter oder befolgen Sie die 20-20-Regel

Langes Arbeiten am Computer, vor allem bei schlechten Lichtverhältnissen, wirkt sich negativ auf die Augen und die Schlafqualität aus. Mit einem kostenlosen Blaulichtfilter können Sie dem jedoch vorbeugen (z. B. Windows 10 Night light, CareUEyes Lite oder Iris mini). Ein solcher Blaulichtfilter passt automatisch die Farben Ihres Bildschirms in Abhängigkeit von der Tageszeit an, indem er unnötiges blaues Licht filtert und durch wärmere Töne ersetzt.

Außerdem sollten Sie die 20-20-Regel kennen: Nach 20 Minuten Bildschirmarbeitszeit sollten Sie 20 Sekunden lang etwas betrachten, das 6 Meter entfernt ist. So entlasten Sie Ihre Augen.

Nutzen Sie eine Konzentrations-App oder ein Pausenmanagementprogramm

Es gibt zahlreiche Pausenmanagementprogramme und Apps zur Unterstützung der Konzentration. Mit Be Focused zum Beispiel können Sie Ihre Arbeitszeiten und die Länge Ihrer Pausen festlegen und so Ihre Produktivität steigern. Außerdem können Sie umfangreichere Aufgaben in mehrere Arbeitsschritte unterteilen und nachverfolgen, wie weit Sie vorangekommen sind. Mit der Möglichkeit, bestimmte Websites zeitweise zu sperren, können Sie verhindern, dass Sie wertvolle Zeit auf den sozialen Netzwerken verschwenden.

E-Mail war gestern – benutzen Sie etwas Besseres

E-Mails waren jahrelang das beliebteste Mittel für die berufliche Kommunikation. Mittlerweile gibt es jedoch Programme wie Microsoft Teams, Slack und Trello, mit denen unübersichtliche E-Mail-Postfächer der Vergangenheit angehören. Diese Programme vereinen mehrere Funktionen wie Gruppenchats, Videokonferenzen und Zeitplanung. So vereinfachen und verkürzen Sie dienstliche Abläufe, sodass mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben bleibt.

Tastenkombinationen

Auch mit Tastenkombinationen können Sie Zeit sparen, weil Sie Vorgänge in Sekundenschnelle und ohne die Maus ausführen können. Es gibt Hunderte Tastenkombinationen; einige häufig genutzte finden Sie hier:

Strg+Z = Rückgängig machen
Strg+Y = Wiederholen
Strg+X = Ausschneiden
Strg+C = Kopieren
Strg+V = Einfügen
Strg+A = Alles auswählen
Strg+B = Fettschrift
Strg+I = Kursivschrift
Strg+U = Text unterstreichen
Strg+N = Neues Dokument anlegen
Strg+P = Drucken

Profitieren Sie von kostenlosen Schulungsangeboten im Internet

Das Internet bietet eine Fülle von Weiterbildungsmöglichkeiten, die Sie kostenfrei von zu Hause aus nutzen können. Mit Google Digital Garage beispielsweise können Sie sich Computerkenntnisse aneignen, die Ihnen im Arbeitsleben zugutekommen. Bei Abschluss eines Kurses erhalten Sie ein Zeugnis für Ihren Lebenslauf.

Scannen Sie Dokumente mit Smartphone-Apps direkt ins PDF-Format

Wenn Sie wichtige Papierunterlagen erhalten, können Sie sie mit Handy-Apps wie CamScanner in PDF-Dateien umwandeln, damit Sie nichts abtippen müssen. So lässt sich auch vermeiden, dass wichtige Dokumente im Papierchaos verloren gehen.

Installieren Sie Filesharing-Software

Mit einem Programm wie Dropbox oder OneDrive können Sie standort- und geräteunabhängig auf Ihre Dateien zugreifen. Das ist besonders nützlich, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten. Achten Sie jedoch darauf, keine sensiblen oder vertraulichen Informationen hochzuladen – halten Sie im Zweifelsfall Rücksprache mit Ihrer IT-Abteilung.

Wir hoffen, dass Ihnen diese Computerkniffe den Arbeitsalltag erleichtern.

Dieser Artikel wurde in Zusammenarbeit mit EURES, dem Europäischen Portal zur beruflichen Mobilität, verfasst.

Weiterführende Links:

LastPass

Windows 10 Night light

Google Digital Garage