9 jednoduchých IT tipů pro pracoviště

9 simple IT hacks for the workplace — Shutterstock

Pokud se nějaký úkol často opakuje, používejte šablony

Pokud zjistíte, že opakovaně provádíte stejný úkol, vytvořte si na něj šablonu. Tím si nejen ušetříte čas, ale také vám šablona může pomoci připomenout veškeré prvky, které by v dokumentu mohly chybět. Například při ukládání šablony v programu Microsoft Word jednoduše změňte druh souboru na „Šablona Word“ (pomocí rozbalovací nabídky pod názvem souboru).

Stáhněte si správce hesel

Většina webových stránek a on-line systémů vyžaduje heslo. Nemusí být jednoduché si je všechna zapamatovat a možná už máte spoustu zkušeností s jejich pravidelným přenastavováním. Stáhněte si správce hesel (např. LastPass) a ušetřete čas, který ztrácíte (neúspěšnou) snahou o přihlášení.

Používejte filtr modrého světla nebo pravidlo 20-20-20 a předcházejte astenopii

Dlouhodobé sledování počítačové obrazovky, zejména při nedostatečném osvětlení, může vyvolat astenopii a snižovat kvalitu spánku. Abyste tomu zabránili, stáhněte si jeden z řady nabízených bezplatných filtrů modrého světla (např. Windows 10 Night light, CareUEyes Lite a Iris mini). Tento software automaticky přizpůsobí barevné odstíny na vašem monitoru denní době a odfiltruje zbytečné hladiny modrého světla a nahradí je teplejšími odstíny.

Pravidlo 20-20-20 pak říká, že bychom se vždy po 20 minutách strávených sledováním obrazovky měli dívat po dobu 20 vteřin na předmět vzdálený 20 stop (6 metrů). Pokud máte obavy, že se příliš díváte do monitoru, může být provádění tohoto cvičení snadným způsobem, jak přispět k ochraně svých očí.

Používejte aplikaci proti prokrastinaci / systém pro efektivní nakládání s časem na stolním počítači

K dispozici je obrovská nabídka „aplikací proti prokrastinaci“ a systémů pro efektivní nakládání s časem na stolním počítači. Programy jako Be Focused vám pomáhají udržovat produktivitu tím, že stanoví délku doby, kdy pracujete, a délku přestávek, díky čemuž můžete rozložit větší úkoly do menších dílčích úkolů a sledovat, jak se vám je daří plnit. Možnost zablokovat některé webové stránky na určitou dobu může pomoci omezit promrhaný čas strávený sledováním sociálních médií na minimum.

Zapomeňte na e-maily

Ačkoliv e-maily byly řadu let upřednostňovaným způsobem obchodní komunikace, zavedení softwaru, například Microsoft Teams, Slack a Trello, znamená, že už není nutné trávit hodiny procházením plné schránky příchozí pošty. Tyto programy, které obsahují více funkcí, včetně skupinových diskusí, nástrojů pro plánování a pořádání videokonferencí, mohou značně zjednodušit a zkrátit administrativní procesy, díky čemuž získáte více času na hodnotnou, prioritní činnost.

Klávesové zkratky

Klávesové zkratky mohou uspořit čas tím, že vám umožní provést funkci během několika vteřin a bez použití myši. Vybrat si můžete ze stovek klávesových zkratek, ale zde vám nabízíme některé z těch nejoblíbenějších:

Ctrl+Z = Zpět
Ctrl+Y = Opakovat
Ctrl+X = Vyjmout
Ctrl+C = Kopírovat
Ctrl+V = Vložit
Ctrl+A = Vybrat vše
Ctrl+B = Tučné písmo
Ctrl+I = Kurzíva
Ctrl+U = Podtržení
Ctrl+N = Vytvořit nový dokument
Ctrl+P = Vytisknout

Využijte bezplatného on-line vzdělávání

Na internetu je k dispozici nepřeberný výběr možností vzdělávání, které je možné využívat zcela na dálku a bezplatně. Google Digital Garage například předává studentům digitální znalosti a dovednosti, které jim mají pomoci rozvíjet jejich profesní dráhu a podnikání, ale také certifikát o absolvování, který mohou uvést ve svém životopise.

Skenujte dokumenty a vytvářejte z nich soubory PDF prostřednictvím aplikací v chytrém telefonu

Pokud někdy získáte důležitý vytištěný dokument, můžete nyní použít aplikace v mobilním telefonu, například CamScanner, a převést jej do formátu PDF, aniž byste museli informace přepisovat ručně. Dny, kdy jste hledali v batohu nebo na stole plném papírů, jsou nenávratně pryč.

Nainstalujte si software na sdílení souborů

Díky používání softwaru, například Dropbox nebo OneDrive, budete mít přístup ke svým souborům odkudkoliv, z mnoha různých počítačů a zařízení. To může být zvlášť užitečné v situacích, kdy pracujete z domova. Buďte však obezřetní, pokud zacházíte s citlivými nebo důvěrnými informacemi – pokud si nejste jisti, poraďte se s IT oddělením ve své společnosti.

Doufáme, že vám tyto tipy pomohou, abyste se brzy stali počítačovými přeborníky!

Článek byl vytvořen v partnerství se sítí EURES, Evropským portálem pracovní mobility.

Související odkazy:

LastPass

Windows 10 Night light

Google Digital Garage