9 enkle IT-tips til arbejdspladsen

9 simple IT hacks for the workplace — Shutterstock

Brug skabeloner til rutineopgaver

Hvis du skal udføre den samme opgave igen og igen, så lav en opgaveskabelon. Det sparer ikke bare tid, men kan også pege på ting, der mangler i et dokument. For at gemme en skabelon f.eks. i Microsoft Word, skal du blot ændre filtypen til "Word-skabelon" (i rullemenuen under filnavnet).

Download en adgangskodeadministrator

De fleste websteder og onlinesystemer kræver adgangskode. At huske dem alle sammen kan være svært nok, og du er sikkert vant til at skulle nulstille dem regelmæssigt. Download en adgangskodeadministrator (f.eks. LastPass), og spar den tid, du bruger på at (forsøge at) logge ind.

Brug et blåt lys-filter eller 20-20-20-reglen mod trætte øjne

Kigger du på en computerskærm i lang tid, især i svagt lys, kan du få trætte øjne og dårligere søvnkvalitet. For at modvirke det kan du downloade et af de mange gratis blåt lys-filtre (f.eks. Windows 10 Night light, CareUEyes Lite og Iris mini). Det er software, der automatisk justerer farven på din skærm, afhængigt af tiden på dagen, fjerner unødvendigt blåt lys og erstatter det med varmere farver.

Derudover er der 20-20-20-reglen: For hver 20 minutter, man sidder foran skærmen, skal man se på noget i 20 fods afstand i 20 sekunder. Er du bekymret over lang skærmtid, kan det være en nem måde at skåne øjnene på.

Brug en prokrastineringsapp/et desktop-time management-system

Der findes en masse prokrastineringsapps og desktop-time management-systemer. Løsninger som Be Focused øger produktiviteten ved at fastsætte arbejdsperioder og pauser, så du opdeler større opgaver i mindre underopgaver og holder styr på deres udførelse. Vælger du at blokere for visse websteder i et fastlagt tidsrum, kan det minimere den tid, du bruger på at besøge sociale medier.

Drop e-mails

E-mail har ganske vist været det foretrukne kommunikationsmiddel i erhvervslivet i mange år, men med software som Microsoft Teams, Slack og Trello undgår du at bruge timer på at gennemse indbakken. Det er programmer, der sammenlægger flere funktioner — f.eks. gruppechat, planlægning og videokonferencer — så de administrative processer bliver enklere og tager mindre tid, og der bliver mere plads til værdifuldt, højt prioriteret arbejde.

Tastaturgenveje

Med tastaturgenveje sparer du tid ved at udføre funktioner på få sekunder uden brug af musen. De findes i hundredvis, men her er nogle af de mest populære:

Ctrl + Z = Fortryd
Ctrl + Y = Fortryd fortryd
Ctrl + X = Klip
Ctrl+ C = Kopiér
Ctrl + V = Indsæt
Ctrl + A = Vælg alt
Ctrl + B = Fed skrift
Ctrl + I = Kursiv
Ctrl + U = Understreg
Ctrl + N = Opret nyt dokument
Ctrl + P = Udskriv

Brug gratis onlinelæring

På internettet er der et stort udvalg af læringsmuligheder, du kan gennemføre på afstand og uden omkostninger. F.eks. giver Google Digital Garage studerende digital viden og kunnen, der kan hjælpe dem med at udvikle deres karriere og virksomhed, foruden et kursusbevis, de kan bruge i CV'et.

Scan dokumenter, og opret pdf-filer af dem med smartphone-apps

Får du et vigtigt papirdokument, kan du nu bruge smartphone-apps som f.eks. CamScanner til at konvertere det til en pdf-fil, uden at du behøver at indkode det manuelt. Slut med at lede i tasken eller på et rodet skrivebord.

Installer fildelingssoftware

Med software som Dropbox eller OneDrive har du adgang til dine filer på farten fra flere forskellige computere og enheder. Det kan især være nyttigt i situationer, hvor du arbejder hjemmefra. Vær dog forsigtig, hvis du håndterer følsom eller fortrolig information - tal med din virksomheds IT-afdeling, hvis du ikke er sikker.

Vi håber, at disse tips vil hjælpe dig til at blive et digitalt geni.

Artiklen er udarbejdet i samarbejde med Eures, den europæiske portal for jobmobilitet.

Relevante links:

LastPass

Windows 10 Night light

Google Digital Garage