Dziewięć prostych sztuczek informatycznych przydatnych w miejscu pracy

9 simple IT hacks for the workplace — Shutterstock

Korzystaj z szablonów podczas wykonywania rutynowych zadań

Jeżeli ciągle wykonujesz to samo zadanie, utwórz dla niego odpowiedni szablon. Nie tylko pozwoli Ci to na zaoszczędzenie czasu, ale może również przypominać o elementach pominiętych w danym dokumencie. Na przykład zapisując szablon w programie Microsoft Word, po prostu zmień typ pliku na „szablon programu Word” (korzystając z rozwijanego menu znajdującego się pod nazwą pliku).

Pobierz menedżera haseł

Większość stron i systemów internetowych wymaga utworzenia hasła. Zapamiętanie wszystkich haseł może być niezwykle trudne i pewnie nie raz musiałeś(-aś) je resetować. Pobierz menedżera haseł (np. LastPass) i nie marnuj więcej czasu na ciągłe (nieudane) próby logowania.

Korzystaj z filtra niebieskiego światła lub postępuj zgodnie z zasadą 20-20-20, aby walczyć z problemem zmęczonych oczu

Patrzenie na ekran komputera przez dłuższy czas, zwłaszcza przy słabym oświetleniu, może powodować zmęczenie oczu i negatywnie wpływać na jakość snu. Aby temu zaradzić, pobierz jeden z wielu dostępnych filtrów światła niebieskiego (np. Windows 10 Night light, CareUEyes Lite oraz Iris mini). To oprogramowanie automatycznie dostosuje barwę ekranu w zależności od pory dnia i wyeliminuje zbędne niebieskie tony, zastępując je ciepłymi.

Ponadto, zgodnie z zasadą 20-20-20, po każdych 20 minutach pracy przy komputerze należy oderwać wzrok od ekranu i przez 20 sekund patrzeć na obiekt oddalony o 20 stóp (6 m). Jeżeli martwisz się, że spędzasz zbyt dużo czasu przed ekranem komputera, stosowanie tej zasady może pomóc Ci w prosty sposób ochronić oczy.

Korzystaj z aplikacji, która pomoże Ci walczyć z prokrastynacją, lub systemu zarządzania czasem pracy

Istnieje szereg dostępnych aplikacji, które pomogą Ci walczyć z prokrastynacją, oraz systemów zarządzania czasem pracy. Aplikacje takie jak Be Focused pomagają w zwiększeniu wydajności dzięki określeniu czasu pracy i przerw, co pozwala na podział obszerniejszych zadań na mniejsze podzadania i śledzenie postępów w ich realizacji. Możliwość zablokowania niektórych stron internetowych na określony czas może pomóc w maksymalnym ograniczeniu czasu spędzanego na śledzeniu mediów społecznościowych.

Przestań korzystać z poczty elektronicznej

Mimo że przez wiele lat to wiadomości e-mail były najchętniej wybieraną metodą komunikacji biznesowej, wprowadzenie takiego oprogramowania, jak Microsoft Teams, Slack i Trello, sprawia, że nie trzeba już marnować czasu na przeszukiwanie zapełnionej skrzynki odbiorczej. Programy te mają szereg funkcji, takich jak czaty grupowe, możliwość wyboru narzędzi i planowania wideokonferencji, a zatem w znacznym stopniu ułatwiają i skracają procesy administracyjne, zostawiając więcej czasu na wykonanie wartościowych i priorytetowych zadań.

Skróty klawiszowe

Skróty klawiszowe pomagają zaoszczędzić czas, umożliwiając wybór danej funkcji w ciągu kilku sekund i bez użycia myszki. Istnieją setki skrótów klawiszowych, lecz wśród najbardziej popularnych wyróżniamy:

Ctrl + Z = Cofnij
Ctrl + Y = Powtórz
Ctrl + X = Wytnij
Ctrl + C = Kopiuj
Ctrl + V = Wklej
Ctrl + A = Zaznacz wszystko
Ctrl + B = Pogrubienie
Ctrl + I = Kursywa
Ctrl + U = Podkreślenie
Ctrl + N = Nowy dokument
Ctrl + P = Drukuj

Korzystaj z darmowego e-uczenia się

Internet oferuje szeroką gamę możliwości uczenia się, z których można korzystać bezpłatnie i na odległość. Na przykład Google Digital Garage zapewnia studentom wiedzę cyfrową i umiejętności cyfrowe służące rozwojowi ich kariery i działalności gospodarczej, jak również świadectwo ukończenia, które można umieścić w CV.

Skanuj dokumenty i twórz z nich pliki w formacie PDF za pomocą aplikacji na smartfony

Jeśli kiedykolwiek otrzymałeś(-aś) ważny wydruk, możesz teraz skorzystać z aplikacji mobilnej, np. CamScanner, aby przekonwertować go na plik w formacie PDF bez konieczności ręcznego przepisywania treści. Minęły już czasy, w których w poszukiwaniu jednego konkretnego dokumentu musieliśmy przeszukiwać wypełnione nimi po brzegi torby czy biurka!

Zainstaluj oprogramowanie do udostępniania plików

Dzięki korzystaniu z takiego oprogramowania jak Dropbox czy OneDrive możesz uzyskać dostęp do swoich plików z różnych komputerów i urządzeń, bez względu na to, gdzie się znajdujesz. Może to być przydatne zwłaszcza w sytuacji, gdy pracujesz w domu. Musisz jednak zachować ostrożność, jeżeli masz do czynienia z wrażliwymi lub poufnymi informacjami – zasięgnij porady działu IT w swoim przedsiębiorstwie.

Mamy nadzieję, że te sztuczki w krótkim czasie uczynią z Ciebie cyfrowego geniusza!

Artykuł powstał we współpracy z EURES, Europejskim Portalem Mobilności Zawodowej.

Powiązane linki:

LastPass

Windows 10 Night light

Google Digital Garage