Käytä rutiinitehtäviin valmiita malleja
Jos huomaa tekevänsä toistuvasti samaa asiaa, kannattaa laatia mallipohja sitä varten. Ajan säästämisen lisäksi se voi myös muistuttaa tiedoista, joita asiakirjasta saattaa puuttua. Kun malli tallennetaan esimerkiksi Microsoft Word -ohjelmaan, tiedostotyypiksi vain vaihdetaan ”Word-malli” (tiedostonimen alla olevasta pudotusvalikosta).
Lataa salasanojen hallintaohjelma
Useimmille verkkosivustoille ja verkkojärjestelmiin tarvitaan salasana. Niiden kaikkien muistaminen voi olla hankalaa, ja salasanojen säännöllisestä palauttamisesta on voinut tulla hyvinkin tuttua. Salasanojen hallintaohjelman (esim. LastPass) lataamisella voi säästää ajan, joka ennen on tuhlautunut sisäänkirjautumisyrityksiin (ja niissä epäonnistumiseen).
Vähennä silmien rasitusta sinisen valon suodattimella tai 20-20-20-säännöllä
Tietokoneen näytön tuijottaminen pitkiä aikoja, erityisesti huonossa valaistuksessa, voi rasittaa silmiä ja heikentää unen laatua. Tämän estämiseksi kannattaa ladata yksi monista tarjolla olevista ilmaisista sinisen valon suodattimista (esim. Windows 10 Night light, CareUEyes Lite tai Iris mini). Tällainen ohjelmisto säätää näytön värisävyä automaattisesti ajankohdan mukaan, suodattaa pois tarpeettomat sinisen valon tasot ja korvaa ne lämpimämmillä sävyillä.
Lisäksi 20-20-20-säännön mukaan aina, kun näyttöä on katsonut 20 minuuttia, pitäisi katsoa 20 sekunnin ajan jotakin 20 metrin päässä olevaa. Tämän säännön noudattaminen auttaa suojaamaan silmiä helposti, jos näytön katselu pitkään huolestuttaa.
Käytä taukosovellusta / työpöydän ajanhallintajärjestelmää
Taukosovelluksia ja työpöydän ajanhallintajärjestelmiä on saatavilla valtava valikoima. Esimerkiksi sellaiset vaihtoehdot kuin Be Focused lisäävät tuottavuutta määrittämällä työskentelyjaksojen ja taukojen keston. Niissä voi myös jakaa suuret työt pienempiin osatehtäviin ja seurata niiden etenemistä. Mahdollisuus estää tietyt verkkosivustot tietyksi ajaksi voi auttaa vähentämään sosiaalisen median seuraamiseen tuhlattua aikaa.
Siirry pois sähköpostista
Sähköposti on ollut monen vuoden ajan liikeviestinnän suosituin menetelmä. Enää ei kuitenkaan tarvitse käyttää tunteja täyden postilaatikon selaamisen, koska käyttöön on tullut sellaisia ohjelmistoja kuin Microsoft Teams, Slack ja Trello. Näihin ohjelmiin on yhdistetty useita toimintoja, muun muassa ryhmäkeskusteluja, aikataulun suunnittelutyökaluja ja videokokouksia. Ne yksinkertaistavat ja lyhentävät hallinnollisia prosesseja huomattavasti, jolloin ensisijaiselle työlle jää enemmän arvokasta aikaa.
Näppäimistön oikopolut
Näppäimistön oikopoluilla voi säästää aikaa, koska toiminnon voi suorittaa sekunneissa käyttämättä hiirtä. Näppäinyhdistelmiä on valittavana satoja, mutta tässä niistä suosituimpia:
- Ctrl+Z = Peruuta
- Ctrl+Y = Tee uudelleen
- Ctrl+X = Leikkaa
- Ctrl+C = Kopioi
- Ctrl+V = Liimaa
- Ctrl+A = Valitse kaikki
- Ctrl+B = Lihavoi teksti
- Ctrl+I = Kursivoi teksti
- Ctrl+U = Alleviivaa teksti
- Ctrl+N = Luo uusi asiakirja
- Ctrl+P = Tulosta
Hyödynnä ilmaista verkko-oppimateriaalia
Verkossa on laaja valikoima oppimismahdollisuuksia, joiden avulla voi suorittaa etäopintoja ilmaiseksi. Esimerkiksi Google Digital Garage tarjoaa opiskelijoille digitaalista tietämystä ja osaamista edistävää oppimateriaalia avuksi uran ja yrityksen kehittämisessä. Opintojen suorittamisesta saa myös todistuksen ansioluetteloon liitettäväksi.
Skannaa asiakirjoja ja luo niistä PDF:iä älypuhelinsovelluksilla
Tärkeät tulosteet voi nyt muuntaa matkapuhelinsovelluksella (esim. CamScanner) PDF:ksi, eikä asiakirjoja näin tarvitse kirjoittaa uudelleen. Enää ei siis tarvitse haeskella papereita täpötäydestä laukusta tai pöydältä.
Asenna tiedostonjako-ohjelmisto
Omia tiedostoja voi käyttää missä tahansa eri tietokoneilta ja laitteista, kun käytössä on Dropbox tai OneDrive tai muu vastaava ohjelmisto. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä etätyöskentelyn yhteydessä. Kannattaa kuitenkin olla varovainen arkaluonteista tai luottamuksellista tietoa käsiteltäessä, ja epävarmoissa tapauksissa on hyvä kysyä neuvoa työpaikan IT-osastolta.
Toivottavasti nämä vinkit auttavat sinua kehittymään digitaalivelhoksi alta aikayksikön!
Artikkeli on laadittu yhteistyössä Euroopan ammatillisen liikkuvuuden EURES-portaalin kanssa
Asiaan liittyviä linkkejä
Lisätietoja:
Hae EURES-neuvojaa
Eläminen ja työskentely EURES-maissa
EURESin työpaikkatietokanta
EURES-palvelut työnantajille
EURESin tapahtumakalenteri
Tulevat tapahtumat verkossa
EURES Facebookissa
EURES Twitterissä
EURES LinkedInissä
Tiedot
- Julkaisupäivä
- 17. heinäkuuta 2020
- Laatijat
- Euroopan työviranomainen | Työllisyys-, sosiaali- ja osallisuusasioiden pääosasto
- Aiheet
- Vinkkejä
- Nuoriso
- Sektori
- Accomodation and food service activities
- Activities of extraterritorial organisations and bodies
- Activities of households as employers, undifferentiated goods- and services
- Administrative and support service activities
- Agriculture, forestry and fishing
- Arts, entertainment and recreation
- Construction
- Education
- Electricity, gas, steam and air conditioning supply
- Financial and insurance activities
- Human health and social work activities
- Information and communication
- Manufacturing
- Mining and quarrying
- Other service activities
- Professional, scientific and technical activities
- Public administration and defence; compulsory social security
- Real estate activities
- Transportation and storage
- Water supply, sewerage, waste management and remediation activities
- Wholesale and retail trade; repair of motor vehicles and motorcycles