Devet jednostavnih IT trikova za radno mjesto

9 simple IT hacks for the workplace — Shutterstock

Upotrebljavajte predloške za rutinske zadatke

Ako više puta obavljate isti zadatak, izradite predložak za njega. To neće samo uštedjeti vrijeme, već može poslužiti i kao podsjetnik na elemente koji možda nedostaju u dokumentu. Primjerice, prilikom spremanja predloška u programu Microsoft Word jednostavno promijenite vrstu datoteke u „predložak Word” (u padajućem izborniku ispod naziva datoteke).

Preuzmite softver za upravljanje lozinkama

Za većinu mrežnih mjesta i internetskih sustava potrebna je lozinka. Katkad ih je teško sve zapamtiti, a vjerojatno vam je već dobro poznato često ponovno postavljanje lozinki. Preuzmite softver za upravljanje lozinkama (npr. LastPass) i uštedite vrijeme koje biste potrošili na (neuspješno) prijavljivanje.

Upotrijebite filtar za plavo svjetlo ili pravilo 20–20–20 kako biste spriječili zamor očiju

Dugotrajno gledanje u zaslon računala, osobito pri slabom osvjetljenju, može prouzročiti zamor oka i narušiti kvalitetu sna. Kako biste to spriječili, preuzmite jedan od brojnih besplatnih filtara za plavo svjetlo (npr. Windows 10 Night light, CareUEyes Lite i Iris mini). Softver će automatski prilagoditi boju vašeg zaslona ovisno o dobu dana i filtrirati nepotrebne razine plavog svjetla te ga zamijeniti toplijim tonovima.

Nadalje, u skladu s pravilom 20–20–20, za svakih 20 minuta provedenih gledajući u zaslon trebali biste 20 sekundi gledati u predmet udaljen 20 stopa (oko 6 metara). To je jednostavan način za zaštitu očiju ako ste zabrinuti zbog dugotrajnog gledanja u zaslon.

Koristite aplikaciju za sprječavanje odugovlačenja / sustav za upravljanje vremenom provedenim za računalom

Dostupan je čitav niz „aplikacija za sprječavanje odugovlačenja” i sustava za upravljanje vremenom provedenim za računalom. Aplikacije kao što je Be Focused pridonose produktivnosti tako što definiraju vrijeme rada i vrijeme odmora, što vam omogućuje da veće zadatke podijelite u manje podzadatke i pratite njihovo ispunjavanje. Mogućnost blokiranja određenih mrežnih mjesta na određeno vrijeme može vam pomoći da smanjite vrijeme koje provodite na društvenim medijima.

Odmaknite se od e-pošte

Iako se e-pošta već godinama preferira kao način poslovne komunikacije, uvođenje softvera kao što su Microsoft Teams, Slack i Trello znači da više ne trebate provoditi sate pregledavajući puni pretinac ulazne pošte. Objedinjavanjem više funkcija, uključujući grupne razgovore, alate za planiranje rasporeda i videokonferencije, ti programi mogu znatno pojednostavniti i skratiti administrativne postupke, što vam ostavlja više vremena za obavljanje korisnih poslova visokog prioriteta.

Prečaci na tipkovnici

Prečaci na tipkovnici mogu vam uštedjeti vrijeme jer omogućuju obavljanje funkcije u roku od nekoliko sekundi i bez upotrebe miša. Postoji na stotine prečaca, no u nastavku prikazujemo neke od najpopularnijih:

Ctrl + Z = Poništi
Ctrl + Y = Ponovi
Ctrl + X = Izreži
Ctrl + C = Kopiraj
Ctrl + V = Zalijepi
Ctrl + A = Odaberi sve
Ctrl + B = Podebljaj tekst
Ctrl + I = Prikaži tekst u kurzivu
Ctrl + U = Podcrtaj tekst
Ctrl + N = Izradi novi dokument
Ctrl + P = Ispiši

Iskoristite mogućnosti besplatnog internetskog učenja

Na internetu se nude brojne mogućnosti besplatnog učenja na daljinu. Primjerice, Google Digital Garage nudi stjecanje digitalnog znanja i vještina za razvoj karijere i poslovanja, a po završetku programa polaznicima se izdaje potvrda o sudjelovanju koju mogu priložiti životopisu.

Skenirajte dokumente i izradite ih u PDF formatu s pomoću aplikacija za pametne telefone

Ako primite važan ispisan dokument, možete upotrijebiti aplikaciju za pametne mobilne telefone kao što je CamScanner i pretvoriti ga u PDF format bez potrebe za ručnim tipkanjem. Prošlo je vrijeme traženja po torbi i pretraživanja stola punog papira!

Instalirajte softver za razmjenu datoteka

Softveri kao što su Dropbox ili OneDrive omogućuju vam pristup datotekama dok ste u pokretu i s više različitih računala i uređaja. To može biti posebno korisno kada radite od kuće. Međutim, budite oprezni ako postupate s osjetljivim ili povjerljivim informacijama – ako niste sigurni, obratite se službi za IT u svojem poduzeću.

Nadamo se da ćete s pomoću ovih trikova začas postati digitalni čarobnjak!

Članak sastavljen u suradnji s EURES-om, Europskim portalom za poslovnu mobilnost.

Korisne poveznice:

LastPass

Windows 10 Night light

Google Digital Garage